Online-faksi tunnetaan myös nimellä Internet-faksi tai e-faksi. Tavallisen puhelinyhteyden ja faksilaitteen sijaan. Online-faksi käyttää periaatteessa Internetiä faksien lähettämiseen ja vastaanottamiseen.
Verkkofaksit sisältävät yleensä luottamuksellisia tietoja, mutta valitettavasti, kuten useimmat muut viestintämuodot, ne eivät aina ole 100 % suojattuja monilta kyberuhkilta.
Online-faksien turvallisuuden varmistamiseksi sinun on käytettävä jatkuvaa prosessia faksien lähettämiseen ja vastaanottamiseen turvallisimmalla tavalla. Jos haluat parantaa faksiasiakirjojen turvallisuutta, eFax online-faksipalvelu palveluntarjoajan mukana tulee olla seuraavat yksityisyyteen liittyvät suojausominaisuudet.
Tässä on joitain tapoja suojata verkkofaksilla siirretyt asiakirjat:
1. Yksityisyyttä parantavat tekniikat
Nyrkkisääntönä on, että henkilökohtaisten tietojen lähettämistä faksilla ei koskaan kehoteta. Mutta online-faksin käyttöönoton myötä henkilökohtaiset asiakirjat voidaan nyt suojata parannetulla suojauksella.
Tällöin faksin vastaanottaja ei saa fakseja suoraan postilaatikkoonsa, mutta parhaan turvallisuuden vuoksi heidän saapuvat faksinsa salataan ja tallennetaan suojattuun sivustoon. Asiakirjat voidaan sitten ladata erittäin luottamuksellisesti.
2. Kolmannen osapuolen verkkotallennustila
Online-faksisi suojaamiseksi voit myös käyttää turvallista online-tallennusalustaa. Kolmannen osapuolen tallennusalustojen käytön etuna on parannettu tietoturva kyberhyökkäysten varalta.
Henkilökohtaisessa sähköpostissasi tai tietokoneessasi ei välttämättä aina ole ammattimaista kyberturvallisuutta, joka pitää hakkerit poissa asiakirjoistasi. Joillakin online-tallennustiloilla on myös se etu, että faksit ovat helposti saatavilla.
3. Sähköiset allekirjoitukset
Käyttäminen sähköiset allekirjoitukset on yksi tapa vähentää faksattujen asiakirjojen luvattoman käytön riskiä. Voit valita useista online-faksipalveluntarjoajaltasi tarjoamista allekirjoitusvaihtoehdoista.
Voit valita faksien allekirjoittamisen pyyhkäisemällä sormeasi mobiililaitteella tai vetämällä tallennetun allekirjoituksen faksiasiakirjaan. Tämä kaikki voidaan tehdä verkossa muutamassa sekunnissa.
4. SSL-salaus
Jos online-faksipalveluntarjoajallasi on korkealuokkainen Secure Sockets Layer (SSL), asiakirjasi lähetetään vasta sen jälkeen, kun ne on salattu. Salaus sisältää suojatun tunnelin, joka on suojattu edistyneellä salauksella. Tämä tarkoittaa, että asiakirjasi pidetään turvassa lähetyksen aikana laitteeltasi faksipalveluntarjoajan palvelimille.
5. Suojattu pilvitallennus
Faksipalveluntarjoajan pilvitallennustilan käyttäminen tarkoittaa kaikkien arkaluontoisten asiakirjojen tallentamista huolehtimatta tunkeutumisesta. Pilvivaraston on oltava aina käytettävissä milloin tahansa.
6. Suojattu verkkoyhteys
Ennen kuin lähetät faksiasiakirjoja, sinun on varmistettava, että käyttämäsi palveluntarjoaja on laillinen ja että sillä on turvallinen ja suojattu yhteys. Saat tämän raportin yksinkertaisesti tarkistamalla heidän turvatietonsa.
Jos palveluntarjoaja tarjoaa verkkokäyttöliittymän, varmista, että yhteys on suojattu. Kaikkien valtuustietojesi ja henkilökohtaisten tietojesi on oltava yksityisiä, kun lähetät faksisi heidän palvelimilleen.
7. Lue Tietosuojakäytäntö
Jos olet huolissasi faksipalveluntarjoajasi keräämistä tiedoista, voit lievittää stressiäsi lukemalla heidän tietosuojakäytäntönsä. Heidän tietosuojakäytäntönsä tunteminen voi auttaa sinua ymmärtämään täysin, kuinka he käsittelevät asiakirjoja ja muita yksityisiä tietoja.
8. Luo kirjalliset käytännöt
Suurin osa faksilla lähetettyjen asiakirjojen turvallisuudesta riippuu asianmukaisten menettelytapojen ja käytäntöjen laatimisesta ja toteuttamisesta. Kirjallisten käytäntöjen ja menettelytapojen luominen vahvistaa organisaatiosi sitoutumista faksien turvallisuuteen, olipa kyseessä sitten perinteinen tai online-faksaus.
Kirjallinen faksikäytäntö on myös hyödyllinen viite sinulle ja henkilökunnallesi. Käytännön on sisällettävä hyödyllisiä ohjeita, mukaan lukien kuinka vastaanotettavia tai lähetettäviä faksiasiakirjoja on käsiteltävä ja kuinka nämä asiakirjat säilytetään.
9. Puhelin edessä
Vaikka se saattaa tuntua vanhalta koululta, on suositeltavaa soittaa etukäteen, kun lähetät faksia. Älä koskaan jätä mitään sattuman varaan, kun käsittelet faksiasiakirjojasi.
Tämän toimenpiteen käyttäminen voi auttaa varmistamaan, että vastaanottaja on tietoinen ja valmis vastaanottamaan faksin. Jos asiakirja ei saavu perille, vastaanottaja voi soittaa sinulle ja ilmoittaa asiasta. Voit sitten yrittää ratkaista ongelman ennen kuin on liian myöhäistä.
Yhteenveto
Näiden ehdotusten käyttäminen voi auttaa sinua ja organisaatiotasi rajoittamaan arkaluontoisten tietojen ei-toivottujen käyttömahdollisuuksien määrää. Kaiken kaikkiaan online-faksien vastaanottamisen suhteen voit olla varma, että asiakirjasi ovat turvassa, jos käytät hyvämaineista faksitoimittajaa.
Toisin kuin perinteinen faksi koneella, online-faksi antaa faksikäyttöoikeuden vain valtuutetuille käyttäjille. Tietomurron mahdollisuus on hyvin rajallinen.
