Когда дело доходит до планирования личного мероприятия, нужно учитывать множество моментов. Вы должны убедиться, что место идеально подходит для ваших посетителей, что стульев достаточно для всех, и что все идет по плану в день самого мероприятия. Однако, когда вы закончите с планированием и проработаете все эти детали, вы сможете сделать глубокий вдох и повеселиться!
Совет 1: планируйте свое мероприятие так, как будто оно будет проходить лично
Прежде всего, вы должны планировать свое мероприятие так, это будет лично. Это одна из самых распространенных ошибок при планировании мероприятия. Они предполагают, что, поскольку их физически там не будет, ничего не нужно планировать.
Попробуйте использовать доску или другое наглядное пособие, чтобы организовать все свои мысли в последовательное расписание. Важно включить все, но не обязательно в порядке важности! Например:
- Ваша повестка дня (что именно вы собираетесь делать?)
- Список тех, кто будет проводить презентации / как долго будет длиться каждая презентация и какие темы будут затронуты
(Примечание: вам не нужно включать такие вещи, как «Я собираюсь провести презентацию о том, как делаются хот-доги». Это очевидно.)
Совет 2: Установите дату и время
Вы захотите установить дату и время вашего мероприятия, удобные как для вас, так и для вашей целевой аудитории. Если вы проводите семинар о том, как лучше всего подготовиться к выходу на пенсию, было бы неразумно проводить его в один день с конференцией, посвященной пенсионному планированию.
Точно так же, если вы организуете вечернее нетворкинг-мероприятие, на котором люди могут встретиться друг с другом за напитками, выберите время, когда в календаре не будет много других мероприятий, которые могли бы конкурировать с вашим, например, во время обеденного перерыва или в нерабочее время. Опять же, если ваша цель состоит в том, чтобы просто привлечь больше людей к работе в вашей компании или организации, не отвлекая слишком много от их личной жизни (например, от семейной жизни), то подумайте о том, чтобы запланировать раннее утреннее собрание перед работой, чтобы они могли присутствовать без необходимости беспокоиться о пропавших без вести на всех!
Совет 3: Создайте временную шкалу, начав с больших вех, а затем заполняя более мелкие детали
После того, как вы создали свои основные вехи, пришло время заполнить более мелкие детали. Взгляните на свой календарь и начните заполнять все маленькие задачи, которые необходимо выполнить.
Например, если вы планируете мероприятие с докладами, семинарами и демонстрациями в течение 5 дней подряд, разбейте эти дни следующим образом:
День 1: Приветственный прием (3 часа), затем ужин (2 часа), затем презентации спикеров и групп экспертов (5 часов).
День 2: Утро будет посвящено семинарам и демонстрациям; после обеда у нас будет больше докладов от лидеров отрасли, а затем перерыв на ужин (2 часа).
Совет 4: Планируя свой бюджет, выделите средства на спикеров, площадки и любые развлечения, которые вы запланировали
При планировании бюджета вашего мероприятия есть три вещи, на которые вы должны выделить средства: докладчики, места проведения и развлечения.
- Спикеры: Качество динамиков на вашем мероприятии может решить или разрушить его. Итак, сколько вы должны выделить для каждого динамика? Мы рекомендуем 500 долларов за часовую речь и 500 долларов за 30-минутную речь. Это не обязательно то, что будет взиматься с каждого гостя — у них может быть фиксированная плата или какая-либо другая ценовая структура — но это сумма, которая дает вам возможность договориться о снижении, если они запрашивают меньше времени, чем им нужно, при этом платя им справедливо. Вы же не хотите экономить на мотивационных спикерах, урезав им зарплату!
- Места проведения: вам также необходимо решить, где вы будете проводить мероприятие; будь то в чьем-то доме или в художественной галерее, стоимость места может быстро возрасти в зависимости от того, какие удобства требуются (например, если на месте нет свободных стульев). Мы рекомендуем выделить около 100 долларов на гостя на еду (включая закуски) и еще 100 долларов на гостя на алкоголь (включая пиво). Это означает, что если присутствуют 100 гостей, которые хотели бы и закусок, и напитков во время ужина, то одни только эти два предмета могут стоить достаточно близко друг к другу, чтобы один человек мог потратить более половины своей зарплаты, пробуя только эти два блюда! Конечно, большинство людей не будут тратить все свои деньги только на эти два вида деятельности, но мы подумали, что это даст контекст, а не просто скажет «выделите достаточно денег, чтобы никто не остался голодным».
Совет 5: продумайте, как сделать ваше мероприятие отличным от других в вашей отрасли
A хороший способ начать мозговой штурм идей это подумать о том, что делает ваше мероприятие уникальным. Например, есть ли другие события в вашей отрасли, которые будут происходить примерно в то же время, что и ваше? Если да, то как вы можете выделиться среди них и выделиться среди них?
Подумайте, что отличает ваше мероприятие от других в отрасли. Это новый тип оратора или темы? Новое место? Интерактивный элемент, уникальный для вашей организации, например приложение или веб-сайт, где пользователи могут получить дополнительную информацию о мероприятии или задать вопросы во время презентаций (подробнее об этом я расскажу позже).
Совет 6: запланируйте время простоя, чтобы участники могли общаться друг с другом
У приглашенных должно быть время, чтобы пообщаться друг с другом, и вы должны поощрять их к этому. Если ваше мероприятие носит официальный характер, убедитесь, что есть зарезервированные места, где участники могут свободно общаться и общаться. Если вы планируете менее официальное мероприятие, подумайте о том, чтобы сделать несколько перерывов между сессиями, чтобы люди могли в это время поговорить со своими сверстниками.
Есть много способов помочь вашим посетителям максимально использовать эту сетевую возможность:
- Предоставьте бейджи или бейджи с именами при регистрации для каждого участника. Убедитесь, что они включают имена, звания (или должности), названия компаний и логотипы компаний, представленных участниками за столом (столами) конференции. Это помогает участникам легко запоминать имена и дает им возможность весело поговорить, когда они встречаются с новыми людьми во время обеда или других перерывов в течение дня конференции.* Предоставьте каждому участнику информационный пакет, содержащий всю необходимую информацию о вас и вашей организации; включите контактную информацию, чтобы участники могли связаться с вами по возвращении домой с вашего мероприятия, если это необходимо.* Дайте понять, что в течение дня будет много возможностей для неформального общения; поощряйте участников не только на сцене, но и за столами во время еды или перерывов, чтобы у всех было достаточно времени, чтобы пообщаться друг с другом
Совет 7: брендинг важен
Брендинг важен, если вы хотите выделиться среди конкурентов, а также придать своему мероприятию уникальную индивидуальность. Брендинг может осуществляться разными способами, в том числе с помощью логотипов, цветов и шрифтов.
Выбирая правильный брендинг для своего мероприятия, подумайте, какое сообщение вы хотите отправить (веселое? официальное? дружелюбное?). Проведите небольшое исследование других мероприятий, тематика или стиль которых схожи с вашими, и посмотрите, чем они отличались друг от друга. Например, если в течение одной недели в одном городе проводится несколько конференций; какие из них привлекли ваше внимание? Почему это было?
Совет 8: Сообщите людям о вашем мероприятии в социальных сетях
Еще один отличный способ рассказать о своем мероприятии — через социальные сети. Социальные сети — отличный способ связаться с вашей аудиторией, и это бесплатно!
Вы можете использовать хэштеги, чтобы помочь людям найти ваше мероприятие, но убедитесь, что вы используете их так, чтобы они соответствовали вашему бренду и индивидуальности. Если вы предпочитаете не использовать хэштеги, просто добавьте ссылку на свою веб-страницу или Facebook Страница, на которой люди могут зарегистрироваться для участия в мероприятии, вполне подойдет.
Совет 9: задавайте вопросы о том, как решить проблемы, прежде чем что-либо предпринимать
Лучший способ избежать этой проблемы — задать вопросы о том, как решить эти проблемы, прежде чем что-либо предпринимать. Задавайте вопросы о проблемах, которые вы считаете наиболее важными, например: «Как нам убедиться, что люди знают, где они могут взять еду?» или «Как мы будем отслеживать, кто приходит и уходит?» Вы также можете спросить о проблемах, которые кажутся вам наиболее сложными, например: «Что произойдет, если пойдет дождь?» или «Что произойдет, если кто-то прольет свой напиток на мой ковер?» И не забывайте о тех, которые сбивают с толку, хотя они и не обязательно проблематичны, например: «Почему у каждого свой бейджик, но только у некоторых есть ремешки на шее? Это специальные значки для VIP-персон или что-то в этом роде?
Совет 10: Используйте платформу управления мероприятиями
Вы проделали всю работу, вы спланировали мероприятие, и у вас отличная повестка дня. Теперь пришло время продавать билеты, управлять RSVP и собирать e-mail адреса. Если вы используете управление событиями инструмент, такой как Eventtia для вашего личного мероприятия (и вы действительно должны это сделать) это значительно облегчит продажу билетов! Вы можете создать целевую страницу со всей необходимой информацией о мероприятии, включая ссылки для регистрации, информацию о ценах и любые другие важные детали. Платформа также позволяет участникам самостоятельно собирать свои бейджи при регистрации, вместо того, чтобы за них это делал сопровождающий — это значительно упрощает задачу для всех участников! Просто помните, что вы не должны указывать себя как проданного, если только нет никаких шансов, что кто-то другой сможет зарегистрироваться после вас.*
Заключение
Если вы хотите организовать личное мероприятие, помните об этих советах. Помните, что важно быть честным с самим собой в отношении своих сильных и слабых сторон, а затем использовать их в своих интересах!
