O fax online também é conhecido como fax pela Internet ou e-fax. Em vez da conexão telefônica padrão e uma máquina de fax. Fax online basicamente usa a internet para enviar e receber faxes.
Os faxes online normalmente contêm informações confidenciais, mas infelizmente, como a maioria das outras formas de comunicação, nem sempre são 100% seguros contra as muitas ameaças cibernéticas existentes.
Para garantir a segurança dos faxes online, você deve empregar um processo contínuo de envio e recebimento de faxes da maneira mais segura possível. Se você deseja melhorar a segurança de seus documentos de fax, seu serviço de fax online eFax provedor deve vir com os seguintes recursos de segurança relacionados à privacidade.
Aqui estão algumas maneiras de proteger seus documentos transferidos por fax online:
1. Tecnologias que aumentam a privacidade
Como regra geral, nunca é recomendado transmitir dados pessoais por fax. Mas com o início do fax online, os documentos pessoais podem agora ser protegidos por alguma segurança aprimorada.
Com isso, o destinatário do fax não receberá faxes diretamente em sua caixa postal, mas para segurança máxima, seus faxes de entrada são criptografados e salvos em um site seguro. Os documentos podem então ser baixados de forma altamente confidencial.
2. Armazenamento Online de Terceiros
Para proteger seu fax online, você também pode usar uma plataforma segura de armazenamento online. O uso de plataformas de armazenamento de terceiros tem a vantagem de aumentar a segurança contra invasões cibernéticas.
Seu e-mail ou computador pessoal nem sempre possui segurança cibernética profissional para manter os hackers longe de seus documentos. Alguns recursos de armazenamento online também têm a vantagem de ter acesso fácil aos seus faxes.
3. Assinaturas Eletrônicas
utilização assinaturas eletrônicas é uma forma de reduzir o risco de acesso não autorizado aos seus documentos enviados por fax. Você pode escolher entre várias opções de assinatura oferecidas pelo seu provedor de fax online.
Você pode optar por assinar faxes deslizando o dedo em seu dispositivo móvel ou arrastando uma assinatura salva para o documento de fax. Tudo isso pode ser feito online em questão de segundos.
4. Criptografia SSL
Se o seu provedor de fax on-line tiver um Secure Sockets Layer (SSL) de alta qualidade, seus documentos serão transmitidos somente depois de criptografados. A criptografia envolve um túnel seguro que é protegido por criptografia avançada. Isso significa que seu documento é mantido seguro e protegido durante a transmissão do seu dispositivo para os servidores do seu provedor de fax.
5. Armazenamento em nuvem seguro
Usar o armazenamento em nuvem do seu provedor de fax significa armazenar todos os seus documentos confidenciais sem se preocupar com invasões. A instalação de armazenamento em nuvem deve estar sempre disponível para acesso a qualquer momento.
6. Conexão segura com a Web
Antes de enviar qualquer documento de fax, você precisa ter certeza de que o provedor de serviços que está usando é legítimo e tem uma conexão segura. Você pode obter este relatório simplesmente verificando suas informações de segurança.
Se o provedor oferecer uma interface web, certifique-se de que seja uma conexão segura. Todas as suas credenciais e informações pessoais devem ser privadas quando você enviar seu fax para seus servidores.
7. Leia a Política de Privacidade
Se você está preocupado com as informações coletadas pelo seu provedor de serviços de fax, você pode aliviar seu estresse lendo a política de privacidade dele. Conhecer a política de privacidade deles pode ajudá-lo a entender completamente como eles lidam com documentos e outras informações privadas.
8. Crie Políticas Escritas
Em grande parte, a segurança dos documentos enviados por fax depende da elaboração e implementação de procedimentos e políticas adequados. O estabelecimento de políticas e procedimentos escritos fortalecerá o compromisso de sua organização com a segurança do fax, seja ele tradicional ou on-line.
Uma política de fax por escrito também será uma referência útil para você e sua equipe. A política deve conter algumas diretrizes úteis, incluindo como os documentos de fax a serem recebidos ou enviados devem ser tratados e como armazenar esses documentos.
9. Telefone com antecedência
Embora possa parecer antiquado, é aconselhável ligar com antecedência ao enviar um fax. Nunca deixe nada ao acaso ao manusear seus documentos de fax.
O uso desse procedimento pode ajudar a garantir que o destinatário esteja ciente e pronto para receber o fax. Caso o documento não chegue, o destinatário pode ligar para você para informá-lo. Você pode então tentar resolver o problema antes que seja tarde demais.
Conclusão
O uso dessas sugestões pode ajudar você e sua instituição a limitar o número de acessos indesejados a informações confidenciais. No geral, quando se trata de receber faxes on-line, você pode ter certeza de que seus documentos estarão seguros se estiver usando um provedor de fax confiável.
Ao contrário do fax tradicional máquina, o fax online só concederá acesso ao fax a usuários autorizados. As chances de uma violação de dados são muito limitadas.
