Quando se trata de planejar um evento pessoal, há muitas coisas a considerar. Você deve garantir que o local seja perfeito para os participantes, que haja cadeiras suficientes para todos e que tudo corra conforme o planejado no dia do evento. No entanto, quando você terminar de planejar tudo e tiver todos esses detalhes resolvidos, poderá respirar fundo e se divertir!
Dica 1: Planeje seu evento como se fosse presencial
Em primeiro lugar, você deve planejar seu evento como se vai ser presencial. Esse é um dos erros mais comuns que as pessoas cometem ao planejar um evento. Eles assumem que, como não estarão lá fisicamente, nada precisa ser planejado.
Tente usar um quadro branco ou algum outro recurso visual para ajudá-lo a organizar todos os seus pensamentos em um cronograma coerente. É importante incluir tudo, mas não necessariamente em ordem de importância! Por exemplo:
- Sua agenda (o que exatamente você vai fazer?)
- Uma lista de quem fará as apresentações/quanto tempo cada apresentação vai durar e quais tópicos serão abordados
(Observação: você não precisa incluir coisas como “Vou fazer uma apresentação sobre como são feitos os cachorros-quentes”. Isso é óbvio.)
Dica 2: Defina uma data e uma hora
Você deseja definir uma data e hora para o evento que seja conveniente para você e seu público-alvo. Se você estiver organizando um seminário sobre a melhor maneira de se preparar para a aposentadoria, pode não ser uma boa ideia realizá-lo no mesmo dia de uma conferência com foco no planejamento da aposentadoria.
Da mesma forma, se você estiver organizando um evento noturno de networking em que as pessoas possam se encontrar enquanto bebem, escolha um horário em que não haja muitos outros eventos no calendário que possam competir com o seu – como durante o almoço ou depois do expediente. Então, novamente, se seu objetivo é apenas envolver mais pessoas em sua empresa ou organização sem tirar muito de suas vidas pessoais (por exemplo, vida doméstica), considere agendar uma reunião matinal antes do trabalho para que possam participar sem ter que se preocupe em perder muito!
Dica 3: crie uma linha do tempo começando com os grandes marcos e preenchendo os detalhes menores
Depois de criar seus grandes marcos, é hora de preencher os detalhes menores. Dê uma olhada no seu calendário e comece a preencher todas as pequenas tarefas que precisam ser concluídas.
Por exemplo, se você está planejando um evento com palestras, workshops e demonstrações para 5 dias seguidos, divida esses dias da seguinte forma:
Dia 1: Recepção de boas-vindas (3 horas) seguida de jantar (2 horas), apresentações de palestrantes e painéis de especialistas (5 horas).
Dia 2: A manhã será dedicada a workshops e demonstrações; depois do almoço teremos mais palestras de líderes da indústria antes do intervalo para o jantar (2 horas).
Dica 4: ao planejar seu orçamento, aloque fundos para palestrantes, locais e qualquer entretenimento planejado
Ao planejar um orçamento para o seu evento, há três coisas para as quais você deve alocar fundos: palestrantes, locais e entretenimento.
- Alto-falantes: a qualidade dos alto-falantes em seu evento vai fazer ou quebrar. Então, quanto você deve alocar para cada alto-falante? Recomendamos $ 500 por discurso de uma hora e $ 500 por discurso de 30 minutos. Isso não é necessariamente o que cada hóspede será cobrado - eles podem ter uma taxa fixa ou alguma outra estrutura de preço - mas esse é um valor que lhe dá espaço para negociar se eles solicitarem menos tempo do que precisam e ainda assim pagar de forma justa. Você não quer economizar dinheiro em palestrantes motivacionais cortando seus salários!
- Locais: Você também precisará decidir onde realizará o evento; seja na casa de alguém ou em uma galeria de arte, os custos do local podem aumentar rapidamente, dependendo das comodidades necessárias (por exemplo, se não houver cadeiras disponíveis no local). Recomendamos alocar cerca de US$ 100/convidado para despesas com alimentação (que inclui aperitivos) e outros US$ 100/convidado para despesas com bebidas alcoólicas (que inclui cerveja). Isso significa que, se houver 100 convidados presentes que gostariam de aperitivos e bebidas durante o serviço de jantar, esses dois itens sozinhos poderiam custar tão próximos que uma pessoa poderia gastar mais da metade de seu salário tentando apenas essas duas coisas! É claro que a maioria das pessoas não gastará todo o seu dinheiro apenas nessas duas atividades, mas pensamos que isso daria contexto, em vez de apenas dizer “aloque dinheiro suficiente para que ninguém passe fome”.
Dica 5: Brainstorm maneiras de tornar seu evento diferente de outros em seu setor
A boa maneira de começar o brainstorming de ideias é pensar no que torna o seu evento único. Por exemplo, existem outros eventos em seu setor que acontecerão na mesma época que o seu? Se sim, como você pode se diferenciar deles e destacar o seu?
Pense no que diferencia seu evento de outros do setor. É um novo tipo de palestrante ou tópico? Um novo local? Um elemento interativo exclusivo da sua organização, como um aplicativo ou site onde os usuários podem obter mais informações sobre o evento ou enviar perguntas durante as apresentações (falarei mais sobre isso mais adiante).
Dica 6: Planeje incluir algum tempo de inatividade para que os participantes possam interagir uns com os outros
Os convidados devem ter tempo para conversar uns com os outros e você deve incentivá-los a fazê-lo. Se o seu evento for formal, certifique-se de que haja áreas reservadas onde os participantes possam se misturar e interagir livremente. Se você estiver planejando um evento menos formal, considere incluir alguns intervalos entre as sessões para que as pessoas possam conversar com seus colegas durante esses momentos.
Há muitas maneiras de ajudar seus participantes a aproveitar ao máximo essa oportunidade de networking:
- Forneça crachás ou crachás no check-in para cada participante. Certifique-se de que incluam nomes, títulos (ou cargos), nomes de empresas e logotipos das empresas representadas pelos participantes na(s) mesa(s) de conferência. Isso ajuda os participantes a se lembrarem de nomes facilmente e dá a eles algo divertido para conversar enquanto se encontram com novas pessoas durante as refeições ou outros intervalos durante o dia da conferência.* Forneça a cada participante um pacote de informações contendo todos os detalhes relevantes sobre você e sua organização; inclua informações de contato para que os participantes possam entrar em contato depois de voltarem para casa do evento, se necessário.* Deixe claro que haverá muitas oportunidades para networking informal ao longo do dia; incentive os participantes não apenas no palco, mas também nas mesas durante as refeições ou intervalos, para que todos tenham tempo suficiente para conversar uns com os outros
Dica 7: Branding é importante
O branding é importante se você quiser se destacar de seus concorrentes, bem como dar ao seu evento uma identidade única. O branding pode ser feito de várias maneiras, inclusive por meio de logotipos, cores e fontes.
Ao decidir sobre a marca certa para o seu evento, pense no tipo de mensagem que deseja enviar (divertida? Formal? Amigável?). Pesquise sobre outros eventos que tenham temas ou estilos semelhantes aos seus e veja o que eles fizeram de diferente. Por exemplo, se houver várias conferências realizadas na mesma cidade durante a mesma semana; quais chamaram sua atenção? Por que isso?
Dica 8: informe as pessoas sobre seu evento nas mídias sociais
Outra ótima maneira de divulgar seu evento é por meio das mídias sociais. A mídia social é uma ótima maneira de alcançar seu público e é grátis!
Você pode usar hashtags para ajudar as pessoas a encontrar seu evento, mas certifique-se de usá-las de maneira que correspondam à sua marca e personalidade. Se preferir não usar hashtags, basta adicionar um link à sua página da web ou Facebook página onde as pessoas podem se registrar para o evento vai funcionar.
Dica 9: Faça perguntas sobre como resolver os problemas antes de se comprometer com qualquer coisa
A melhor maneira de evitar esse problema é fazer perguntas sobre como resolver esses problemas antes de se comprometer com qualquer coisa. Faça perguntas sobre as questões que você considera mais importantes, como “Como podemos garantir que as pessoas saibam onde podem encontrar comida?” ou “Como vamos acompanhar quem está indo e vindo?” Você também pode perguntar sobre as questões que considera mais difíceis, como “O que acontece se chover?” ou “O que acontece se alguém derramar sua bebida no meu carpete?” E não se esqueça daqueles que são confusos, embora não sejam necessariamente problemáticos, como “Por que todo mundo tem seu próprio crachá, mas apenas algumas pessoas têm cordões em volta do pescoço? Esses crachás são especiais para VIPs ou algo assim?
Dica 10: Use a plataforma de gerenciamento de eventos
Você fez todo o trabalho braçal, planejou o evento e tem uma ótima agenda. Agora é hora de vender ingressos, gerenciar RSVPs e coletar email endereços. Se você estiver usando um gerenciador de eventos ferramenta como Eventtia para o seu evento presencial (e você realmente deveria) facilitará muito a venda de ingressos! Você pode criar uma página de destino com todas as informações necessárias sobre o evento, incluindo links de inscrição, informações sobre preços e outros detalhes importantes. A plataforma também permite que os próprios participantes recolham seus crachás no check-in, em vez de um atendente fazer isso por eles - isso torna as coisas muito mais fáceis para todos os envolvidos! Apenas lembre-se de não se listar como esgotado, a menos que não haja nenhuma chance de outra pessoa se registrar depois da sua.*
Conclusão
Se você deseja organizar um evento presencial, lembre-se dessas dicas. Lembre-se de que é importante ser honesto consigo mesmo sobre seus próprios pontos fortes e fracos — e depois usá-los a seu favor!
