비즈니스에서 회계 목적으로 템플릿을 사용하면 직원이나 고객 모두의 지불 시간을 단축할 수 있습니다. 여기에는 제품 또는 서비스 설명, 가격 정보, 세금 및 할인 고려 사항과 같은 모든 관련 세부 정보가 포함되어야 합니다. 그러나 다음 정보와 팁을 염두에 두십시오.
제품 및/또는 서비스 목록 구성
송장을 보낼 때 청구되는 제품 또는 서비스의 항목별 목록과 해당 가격을 포함하여 정확히 청구되는 항목에 대한 혼동을 피하고 매월 재고 관리를 더 간단하게 해야 합니다. 많은 서비스 기업은 인보이스를 사용하여 결제 조건과 만기일은 물론 연체료를 처리하는 방법을 전달하여 고객이 이러한 관행을 더 쉽게 이해할 수 있도록 돕습니다.
다음으로, 각 문서의 상단에 비즈니스 또는 회사 이름을 포함하여 고객이 청구서를 받는 사람을 쉽게 알아볼 수 있도록 하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 지불이 빨라지고 잠재적인 분쟁이나 지불 지연이 줄어들 것입니다. 일부 기업은 고객 및 고객에게 브랜드 인지도를 높이는 동시에 전문성을 더하기 위해 로고를 추가합니다.
반복 청구서에는 이름, 주소, 이메일 그들과 연락을 유지하고 귀하 사이에 발생한 상호 작용 기록을 유지하기 위해 주소 또는 전화 번호. 이렇게 하면 클라이언트와 공급업체 간의 쿼리 또는 문제를 처리할 때 정리된 상태를 유지하고 상호 작용 방식을 기록하는 데 도움이 됩니다.
에 따르면 이 사이트, 고객이 서비스에 대한 승인 또는 의견을 기록할 수 있는 필드를 서비스 제공 양식에 포함하여 고객과 고객 간의 신뢰를 구축하고 고객의 비즈니스에 감사함을 표시하는 것을 고려해야 합니다.
각 인보이스 하단에 고객의 비즈니스에 대해 감사하고 향후 재방문을 독려하는 문구를 포함하는 것이 좋습니다. 귀하가 제공하는 제품 및 서비스를 포함하여 귀하에 대한 추가 정보에 쉽게 액세스할 수 있도록 귀하의 웹사이트 또는 소셜 미디어 페이지에 대한 링크를 포함하는 것을 고려하십시오. 반복 청구서의 경우 정기 청구에 대한 더 많은 조언을 제공하므로 반복 템플릿을 만드는 방법을 읽어보십시오.
기한 포함
기한은 귀사가 고객으로부터 지불을 받아야 하는 시기를 나타내므로 인보이스의 필수 구성 요소입니다. 시기적절한 기한은 또한 전면에 나열된 지불 조건이 충족되도록 합니다.
인보이스를 생성하고 전송하기 위해 아직 온라인 문서 생성기를 사용해 본 적이 없다면 시도해 볼 것을 권장합니다. 이 생성기를 사용하면 프로세스가 더 빠르고 간단해지며 결제 누락을 방지하는 데 도움이 됩니다!
인보이스를 처음부터 만드는 것은 시간이 많이 걸리고 오류가 발생하기 쉬우므로 템플릿을 사용하면 삶이 훨씬 단순해집니다. 선택한 기본 정보를 업데이트하기만 하면 됩니다. 채울 수 있는 송장 템플릿 제품 및 서비스별 세부 정보를 제공합니다. 가격, 수량, 배송료, 세금 등과 같은 항목별 정보를 쉽게 채울 수 있는 템플릿의 미리 정의된 필드를 사용하여 매우 쉽게 수행할 수 있습니다.
귀하의 비즈니스는 개별 요구 사항을 충족하는 다양한 템플릿을 마음대로 사용할 수 있습니다. 판매 송장은 실제 제품이나 서비스를 판매하는 사람들에게 적합하며 서비스 기반 송장은 지속적인 서비스를 제공하는 회사에 더 적합합니다. 송장을 클라이언트 또는 프로젝트와 같은 범주로 구성하여 송장 생성 및 전송을 단순화할 수도 있습니다.
이상적인 템플릿은 읽기 쉬운 글꼴과 대비가 잘 되는 색상을 사용하여 고객이 정보를 쉽게 읽고 이해할 수 있도록 합니다. 읽기 어려운 송장으로 인해 혼란이 발생하거나 수익이 손실될 수 있습니다.
청구서 분쟁을 방지하고 방지하기 위해 청구서에는 항상 명확하게 표시된 "청구서" 제목, 고유 번호 및 작성일(발급일로 알려짐)이 포함되어야 합니다. 만기일은 특성에 따라 고객 또는 송장 수준에서 지정할 수도 있으며 개별 송장에는 고객 또는 회사 수준에서 설정된 기본 만기일을 재정의하는 특정 지불 조건이 있습니다.
이름과 주소 포함
무료 템플릿을 사용하는 경우 이름과 주소가 오른쪽 상단 모서리에 눈에 잘 띄게 표시되는지 확인하세요. 고객은 이러한 방식으로 인보이스를 보낸 사람을 쉽게 인식하고 지불 기한을 추적할 수 있습니다.
또한 청구서에는 작성된 날짜가 포함되어야 합니다. 이렇게 하면 고객이 지불을 예상하는 정확한 시기를 알 수 있고 정시에 지불하는 데 도움이 됩니다.
귀하의 송장에는 지불해야 할 총 금액도 포함되어야 합니다. 여기에는 적용 가능한 모든 판매세 또는 수수료뿐만 아니라 모든 항목 합계가 포함되어야 합니다. 또한 청구되는 서비스 또는 항목에 대한 세부 정보를 포함하여 고객이 돈을 대가로 무엇을 받고 있는지 정확히 알 수 있습니다.
템플릿은 다양한 비즈니스 요구 사항을 충족하기 위해 다양한 형식으로 제공됩니다. 해외 통관 절차를 통해 배송하는 것과 같이 국제 고객과 협력하는 경우 세관을 통해 패키지를 받으려면 규제 기관 및 항만 당국을 준수하는 상업 송장이 필요할 수 있습니다.
귀하의 비즈니스에 적합한 인보이스 형식을 식별했다면 청구하는 브랜드와 제품 또는 서비스를 모두 반영해야 합니다. 기능이 있는지 확인 읽기 쉬운 글꼴, 적절한 색상 및 직관적인 레이아웃; 그렇지 않으면 클라이언트가 혼란스러워하고 제때 지불을 거부할 수 있습니다.
매력적인 인보이스는 그들이 빚진 것을 쉽게 이해할 수 있을 뿐만 아니라 귀하의 비즈니스를 홍보하는 데에도 도움이 될 수 있습니다. 맞춤형 템플릿을 사용하여 소셜 미디어 페이지 또는 웹사이트를 홍보하세요! 또한 일부 온라인 인보이스 도구에는 이동 중에도 인보이스를 생성하고 보낼 수 있는 모바일 앱이 포함되어 있습니다. 이 기능은 고객 간 자주 이동해야 하는 중소기업 및 프리랜서에게 특히 유용할 수 있습니다.
고객 정보 포함
법적으로 유효한 인보이스는 인보이스가 의도한 목표에 도달하도록 고객의 전체 이름과 주소를 요구합니다. 이 정보를 포함하면 이메일이나 기타 비정상적인 수단을 통해 전송된 경우 올바른 사람에게 신속하게 전달되도록 하는 데 도움이 됩니다. 귀하의 고객은 송장에 대해 질문이 있는 경우 귀하에게 연락할 수 있습니다. 대기업의 경우 미지급금을 처리하는 사람에 대한 정보를 포함하여 지불이 지연되는 경우 지불 담당자에게 신속하게 쉽게 연락할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.
브랜드 템플릿을 사용할 때 비즈니스 로고가 나머지 디자인과 일치하는지 확인하세요. 이렇게 하면 인보이스에 일관된 모양을 제공하는 동시에 브랜드를 진정성 있고 신뢰할 수 있는 것처럼 보이게 할 수 있습니다. 하단에 개인 메모를 추가하면 감사를 표시하거나 향후 프로젝트에서 다시 함께 작업하기를 기대한다는 것을 보여줄 수 있습니다.
가격표(https://www.pinterest.com/lizardwijanarko/pricing-table/) 인보이스에는 고객이 쉽게 계산할 수 있도록 제품 이름, 설명, 수량 및 단가를 명확하게 표시하는 표준 열이 있어야 합니다. 이 정보를 미리 제공하고 할인 및 세금에 대한 열도 포함함으로써 고객에게 정확한 계산을 제공하면 지불액을 추정하는 데 드는 시간과 노력을 모두 절약할 수 있습니다.
인보이스 상단에는 회사 이름과 로고가 나타나야 합니다. 날짜를 통합하면 기록을 구성하고 보낸 송장에 해당하는 트랜잭션을 추적하는 데도 도움이 됩니다. 또한 각 거래에 고유한 인보이스 번호가 필요한 경우 이를 포함하십시오.
제공하는 프로젝트나 서비스에 따라 결제를 위해 다양한 종류의 송장을 생성하고 제시해야 할 수 있습니다. 견적 송장은 추정치 역할을 하며 중간/반복 송장은 할부로 분할된 프로젝트에 도움이 될 수 있으며 최종 송장은 명확한 지불 지침과 예상 기한으로 지불 완료 신호를 보내야 합니다. Jobber는 이 프로세스를 자동화하는 데 도움이 되는 자동 청구 소프트웨어를 제공합니다.
