Wie unterscheiden sich das Archivieren und Löschen von E-Mails?

E-Mail ist zu einem grundlegenden Werkzeug für fast alle geworden. Wir alle sind es mehr als gewohnt, ständig E-Mails aller Art zu erhalten, daher ist es sehr wichtig, unseren Posteingang aufgeräumt zu halten. Daher ist es entscheidend, dass wir unnötige E-Mails loswerden, und dafür haben wir im Wesentlichen zwei Tools: archivieren und löschen . Wir erklären Ihnen die Unterschiede zwischen den beiden.

Beide Prozesse sind unterschiedlich, aber beide haben eine ziemlich klare Mission: die Anzahl der E-Mails in unserem Posteingang zu reduzieren. Normalerweise verwenden wir jedes dieser Tools für bestimmte E-Mails, aber beide sind gleichermaßen gültig.

Wie unterscheiden sich das Archivieren und Löschen von E-Mails?

Unterschiede zwischen dem Archivieren und dem Löschen von E-Mails

Wie wir bereits gesagt haben, entfernen wir mit beiden Methoden E-Mails aus unserem Posteingang, jedoch auf völlig andere Weise. Wenn wir eine archivieren E-Mail, verbleibt es in einem eigenen Abschnitt mit archivierten E-Mails. Auf diese Weise, Die Post bleibt gespeichert, und wir können sie abrufen, wann immer wir wollen . Nicht alle E-Mail-Dienste haben das gleiche System, um diese archivierten E-Mails anzuzeigen. Outlook hat beispielsweise einen eigenen Ordner mit archivierten E-Mails, aber um sie in Google Mail anzuzeigen, müssen wir die Option Alle E-Mails auswählen.

Dieses System hat einen großen Nachteil, nämlich dass diese E-Mails archiviert werden, obwohl sie nicht im Posteingang sind weiterhin Platz verbrauchen . Die meisten kostenlosen E-Mail-Dienste haben nicht viel Speicherplatz, daher möchten wir nicht zu viele archivierte E-Mails haben, wenn uns der Speicherplatz nicht bald ausgehen soll. Falls Sie viele archivierte E-Mails haben, kann es für Sie praktisch sein, diese herunterzuladen und auf Ihrem Computer zu speichern.

Andererseits werden wir beim Löschen von E-Mails auch E-Mails aus dem Posteingang entfernen. Diesmal landen die gelöschten E-Mails jedoch in einem Ordner, der als Papierkorb oder gelöschte Elemente bekannt ist, je nachdem, welchen Dienst wir verwenden. In diesem Sinne die E-Mails werden darin nur für eine begrenzte Zeit gespeichert , und wenn dies abgelaufen ist, werden sie für immer verschwinden.

Die meisten E-Mail-Dienste haben eine Frist von 30 Tage E-Mails vollständig zu löschen, und wie wir sagen, nach Ablauf dieser Zeit können wir sie in keiner Weise wiederherstellen. Es gibt einige Dienste wie Google Workspace, mit denen Sie diese gelöschten E-Mails für immer wiederherstellen können, aber leider handelt es sich um einen kostenpflichtigen Dienst, und nur der Administrator kann die E-Mails wiederherstellen.

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Welches ist also besser?

Wenn man sieht, wie jede dieser Methoden zum Entfernen von E-Mails aus unserem Posteingang abläuft, könnte man meinen, dass es am besten ist, sie zu archivieren, aber nichts ist weiter von der Wahrheit entfernt. Wenn wir uns entscheiden, alle E-Mails zu archivieren, die wir nicht möchten, wird unser Mail-Dienst schnell keinen Platz mehr haben und außerdem Es wird in der Zwischenzeit viel schwieriger sein, E-Mails zu finden .

Andererseits ist das Löschen von E-Mails eine endgültige Lösung, die Platz in unserer E-Mail sparen kann. Auch wenn wir die E-Mails in den Papierkorb schicken, haben wir eine ziemlich lange Zeit, um sie wiederherzustellen, falls wir einen Fehler gemacht haben. Nun müssen wir bedenken, dass trotz der Tatsache, dass diese Frist ziemlich breit ist, sobald sie abgelaufen ist, Wir werden die E-Mails für immer verlieren .

Welches ist besser? Das Interessanteste, was wir tun können, ist Archivieren Sie nur die E-Mails, von denen wir sicher sind, dass wir sie benötigen werden und alle anderen aus unserem Posteingang löschen.