Những tháng vừa qua có liên quan đến nhiều thay đổi. Một trong số họ phải làm với các hoạt động công việc của chúng tôi. Teleworking hiện tại hơn bao giờ hết và điều này có nghĩa là chúng ta phải cẩn thận hơn nhiều so với thông thường khi xử lý dữ liệu của mình. Chúng tôi không chỉ đề cập đến dữ liệu cá nhân mà còn, chúng tôi đề cập đến các tệp khác nhau mà chúng tôi quản lý. Đây có thể là các báo cáo, bảng cân đối, thuyết trình và các tài liệu khác có tính chất tế nhị. OneDrive từ microsoft là một trong những giải pháp quản lý tài liệu đáng tin cậy nhất. Tuy nhiên, bạn có thể làm gì để tận dụng OneDrive một cách an toàn hơn?
Giải pháp này của Microsoft là một trong những giải pháp phổ biến nhất trong cả môi trường kinh doanh và cá nhân. Nếu bạn là người dùng Microsoft, chắc chắn sẽ cho phép bạn dễ dàng tích hợp với các công cụ khác trong bộ Office. Theo cách này, bạn có một môi trường làm việc kỹ thuật số thống nhất, có tổ chức và thậm chí có khả năng tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Mặc dù có phiên bản miễn phí, chúng tôi cũng có Gói thanh toán OneDrive kết hợp với Microsoft 365:
- 100GB dung lượng lưu trữ OneDrive: € 2 mỗi tháng
- Office 365 Personal: 1TB dung lượng lưu trữ trên OneDrive và bao gồm Office cho PC và Mac (Word, Excel, PowerPoint và Outlook) với giá 69 € mỗi năm hoặc € 7 mỗi tháng.
- Office 365 Home: 6TB dung lượng lưu trữ trên OneDrive và bao gồm Office cho PC và Mac (Word, Excel, PowerPoint và Outlook), cho phép bạn thêm tổng cộng 6 người vào tài khoản này, giá là € 99 mỗi năm hoặc € 10 mỗi tháng.
Tuy nhiên, có một số biện pháp bảo mật và bảo vệ mà chúng ta phải áp dụng. Nếu không, chúng tôi có thể tiết lộ dữ liệu cá nhân và mọi thứ nhạy cảm. Việc phơi bày dữ liệu này dẫn đến việc thực hiện các cuộc tấn công ransomware tiềm ẩn, kích động mất và đánh cắp dữ liệu, bên cạnh các sự kiện vi phạm các quy định tuân thủ của tổ chức, địa phương, khu vực hoặc quốc tế.
Một chi tiết rất quan trọng cần ghi nhớ là OneDrive là một giải pháp quản lý lưu trữ đám mây . Nó không phải là một giải pháp tạo và quản lý sao lưu. Đây là một sự phân biệt quan trọng không nên thoát khỏi tay chúng ta. Vì vậy, tất cả dữ liệu được lưu trữ trong OneDrive sẽ có thể truy cập bất cứ khi nào chúng tôi cần, nhưng nó sẽ không được bảo vệ.
Cân nhắc bảo mật cho OneDrive
Hãy bắt đầu bằng một hành động rõ ràng vô tội nhưng một hành động có thể làm lộ các tệp cá nhân của bạn cho người nhận không mong muốn. Chúng tôi đề cập đến việc chia sẻ tệp từ chính công cụ OneDrive. Một điều khiến người dùng nhầm lẫn về giải pháp này là ai sẽ có thể truy cập các thư mục và tệp nhất định sau khi chúng có sẵn trên đám mây.
Miễn là bạn lưu tệp trong các thư mục tương ứng với tài khoản cá nhân và / hoặc bên ngoài "Chia sẻ với tôi" thư mục, chỉ có bạn có thể có tầm nhìn của họ. Trừ khi bạn quyết định tự thay đổi cài đặt quyền riêng tư của mình.
Điều đó có nghĩa là gì? Bất kỳ người dùng nào trong tổ chức sẽ không thể xem nội dung của tài khoản OneDrive cá nhân của bạn. Tuy nhiên, người quản lý tài khoản và dịch vụ của Microsoft sẽ có thể làm như vậy.
Một câu hỏi thường gặp của nhiều người dùng là: các tài liệu cá nhân và cá nhân có thể được lưu trữ trong OneDrive không? Câu trả lời là: bạn có thể, nhưng bạn không nên.
Tất cả các tài liệu có chứa dữ liệu cá nhân, y tế, ngân hàng, tài chính và các dữ liệu khác không nên có trong giải pháp lưu trữ này. May mắn thay, các tài khoản OneDrive riêng lẻ có một phần được gọi là Kho tiền cá nhân . Nó giống như một chiếc két sắt cực kỳ an toàn nơi bạn có thể chứa tài liệu với nội dung nhạy cảm và tinh tế hơn. Vì vậy, nếu bạn có số lượng lớn tài liệu cá nhân cần số hóa, bạn có thể chọn Personal Vault thay vì tài khoản tương ứng với môi trường làm việc của bạn hoặc tài khoản cá nhân duy nhất của bạn.
Các tệp nằm trong thư mục đặc biệt đó có mã hóa bổ sung, ngoài ra, cơ chế xác minh phải được định cấu hình để đảm bảo rằng người chịu trách nhiệm về tài liệu là người thực sự đang truy cập chúng. Bạn có thể chọn gửi mã xác minh qua SMS hoặc e-mail, nhận dạng khuôn mặt hoặc vân tay. Trong trường hợp không hoạt động trong thư mục này, nếu bạn đang sử dụng thiết bị di động sau 3 phút, phiên sẽ bị đóng, nếu bạn truy cập từ web, phiên đó sẽ đóng sau 20 phút.
Vault cá nhân hiện không có sẵn cho OneDrive for Business.
Tôi có nên sử dụng OneDrive để sao lưu không?
Không. Điều quan trọng cần lưu ý là giải pháp này không tạo hoặc quản lý sao lưu. Ngoài ra, chúng ta không được quên rằng có sự khác biệt quan trọng giữa lưu trữ đám mây và sao lưu đám mây. Mặc dù chúng có những điểm chung như việc sử dụng phần cứng được đặt ở xa, nhưng những khác biệt này rất cần thiết khi chọn một hoặc một loại giải pháp khác.
Một mặt, lưu trữ đám mây cho phép bạn lưu trữ các tệp bạn chọn để truy cập nhanh chóng và thuận tiện từ bất kỳ thiết bị được ủy quyền nào. Nếu bạn là một nhân viên văn phòng ở các thành phố hoặc quốc gia khác nhau hoặc nếu bạn quản lý nhiều thiết bị cho cả cá nhân và công việc, OneDrive như vậy sẽ rất thuận tiện cho bạn. Mặt khác, bạn có thể khôi phục các tệp của mình nếu, chẳng hạn, bạn vô tình xóa bất kỳ máy tính nào. Thậm chí, bạn có thể có được nhiều bộ nhớ hơn theo nhu cầu của bạn.
Giờ đây, khôi phục tệp từ dịch vụ đám mây không giống như khôi phục tệp từ bản sao lưu. Ví dụ: nếu bạn xóa một tệp được đồng bộ hóa trong OneDrive hoặc nếu nó rơi vào phần mềm tống tiền, thì tệp đó sẽ bị mất. Tương tự như vậy, nếu các tệp không được đồng bộ hóa và nếu các bản sao chỉ được tải lên đám mây, thì việc khôi phục khối lượng lớn tệp từ giải pháp lưu trữ trên thực tế sẽ không khả thi. sao lưu các giải pháp quản lý và tạo được thiết kế cho các tình huống 'thảm họa' trong đó cả người dùng cá nhân và doanh nghiệp đều có thể khôi phục tệp của họ từ bản sao lưu mà họ đã tạo.
Có những giải pháp như Bản sao (đặc biệt đối với người dùng cá nhân) cho phép quản lý nhiều bản sao lưu. Điều đó có nghĩa là bạn có thể phiên bản từng bản sao và theo trường hợp, dễ dàng khôi phục bản sao bạn cần.
Các hành động khác để sử dụng OneDrive an toàn hơn
Trên tất cả, ở cấp độ tổ chức, ngay cả những chi tiết nhỏ nhất cũng phải được đảm bảo để tránh bị lộ và rò rỉ dữ liệu. Bảo mật quản lý các thiết bị được sử dụng cho công việc, đặc biệt là máy tính, là rất quan trọng. Là một CNTT, bạn phải đảm bảo rằng tất cả các thiết bị đặt ở cả bên trong và bên ngoài văn phòng đều có cơ chế bảo vệ thiết yếu. Chúng tôi nói về tường lửa, phần mềm chống vi-rút-chống phần mềm độc hại và khởi động lại phiên trong trường hợp có một lượng thời gian chết nhất định.
Mặt khác, nếu bạn có kế hoạch hoàn trả văn phòng, bạn phải đảm bảo rằng các thiết bị duy trì các tiêu chuẩn tuân thủ. Điều quan trọng là đừng quên rằng thực tế là một tổ chức từ bỏ một máy tính để làm việc tại nhà, có rủi ro lớn. Chúng tôi không nói về nguy cơ nó bị đánh cắp, hư hỏng hoặc bị mất. Làm việc tại nhà không bao gồm việc tạo và định cấu hình mạng nội bộ với tất cả các tiêu chuẩn bảo mật, cũng như trong văn phòng. Các rủi ro là nhiều và bạn phải được bảo vệ đầy đủ.
Đề cập đến bảo mật khi kết nối, cộng tác viên phải được giáo dục để họ không kết nối với các mạng không an toàn. Ngoài ra, tầm quan trọng của việc không mở các liên kết dường như có nguồn gốc đáng ngờ phải được nhấn mạnh. Nhiều như nó là một nguồn đáng tin cậy, khi nghi ngờ, bạn nên liên hệ với ai đó từ tổ chức để báo cáo. Một vài giây là đủ để tất cả dữ liệu của bạn nằm trong tay của tội phạm mạng.
Mặc dù thực tế là tất cả những hành động này, về nguyên tắc, liên quan đến một nỗ lực thêm, chúng ta không nên để chúng sang một bên. Số tiền lớn bị mất do các cuộc tấn công mạng và các sự kiện vi phạm dữ liệu dễ dàng vượt quá hàng triệu euro. Không có nghi ngờ rằng thiệt hại là rất lớn. Vì vậy, tất cả chúng ta, từ vị trí của chúng ta, phải sử dụng các thực tiễn tốt để quản lý dữ liệu của chúng tôi.
