Một điều rất quan trọng khi duyệt Internet hoặc sử dụng thiết bị là duy trì bảo mật và quyền riêng tư. Có nhiều yếu tố mà chúng tôi phải tính đến để tránh vi-rút hoặc bị đánh cắp mã truy cập. Trong bài viết này, chúng ta sẽ nói về một cái gì đó rất hữu ích như mã hóa tài liệu với một mật khẩu. Chúng tôi sẽ giải thích những việc cần làm để mã hóa tệp trong microsoft Word, Open Office, LibreOffice và cả khi sử dụng Google Drive. Bạn sẽ thấy rằng nó rất đơn giản và bạn có thể tránh được các vấn đề.
Phải làm gì để mã hóa tài liệu bằng mật khẩu
Bạn có thể sử dụng các chương trình khác nhau để mã hóa bất kỳ . Ví dụ: bạn có thể sử dụng AxCrypt hoặc AES Crypt. Nhưng trong trường hợp này, bạn cần cài đặt một chương trình bên ngoài. Những gì chúng tôi đang tìm kiếm trong bài viết này chỉ đơn giản là sử dụng chương trình Word, OpenOffice hoặc LibreOffice, cũng như Google Drive, để mã hóa tài liệu văn bản.
Mã hóa tệp trong Word
Trước hết chúng ta sẽ nói về cách chúng ta có thể mã hóa tài liệu trong Microsoft Word . Nó được sử dụng rộng rãi và điều đó có nghĩa là chúng tôi có thể có nhiều tệp mà chúng tôi quan tâm để bảo vệ tốt hơn và ngăn không cho chúng bị đọc. Tuy nhiên, các bước mà chúng tôi sắp đề cập này cũng có thể được sử dụng trong Excel và các chương trình khác của Microsoft.
Những gì bạn phải làm là làm theo các bước đơn giản sau:
- Điều đầu tiên là mở tài liệu mà bạn muốn mã hóa bằng mật khẩu.
- Sau đó, bạn phải vào Tệp ở phía trên bên trái. Nhấp vào phần Thông tin và nhấp vào Bảo vệ tài liệu và Mã hóa bằng mật khẩu. Bạn phải đặt khóa bạn đang tạo hai lần.
Khi điều này được thực hiện, tài liệu đó sẽ được bảo vệ bằng mật khẩu bạn đã tạo. Bất cứ lúc nào bạn cũng có thể đảo ngược quy trình và mở lại tệp. Bạn chỉ cần làm theo các bước tương tự mà chúng tôi đã giải thích nhưng lần này không nhập bất kỳ khóa nào.
Các bước mã hóa tài liệu với OpenOffice
Bạn có thể làm một cái gì đó tương tự trong OpenOffice . Ở đó, bạn cũng sẽ có thể mã hóa tài liệu bằng mật khẩu và do đó ngăn không cho bất kỳ ai đọc nội dung mà không có sự cho phép của bạn. Quá trình này diễn ra tương tự và bạn có thể thực hiện dễ dàng trên máy tính của mình để bảo vệ các tệp.
Bạn phải thực hiện các bước sau:
- Đầu tiên bạn mở tài liệu muốn mã hóa trong OpenOffice bằng mật khẩu
- Khi bạn mở nó, bạn phải đi tới Tệp và nhấp vào Lưu dưới dạng. Bạn phải kiểm tra hộp mã hóa bằng mật khẩu. Bên dưới nơi xuất hiện khoảng trống để đặt tên, bạn cũng sẽ thấy để đặt mật khẩu và đánh dấu nó.
Việc tiếp theo là đặt mật khẩu hai lần, chúng tôi chấp nhận và chúng tôi sẽ bảo vệ tài liệu bằng mật khẩu. Từ đó, tài liệu văn bản đó sẽ được bảo vệ và không ai biết mật khẩu sẽ không thể truy cập được.
Mã hóa tệp trong LibreOffice
Nếu bạn sử dụng LibreOffice , bạn cũng sẽ có thể mã hóa tài liệu bằng mật khẩu với chương trình này. Đó là một tùy chọn khác để viết văn bản và nó có nhiều tùy chọn, trong đó chúng tôi thấy mã hóa nó bằng một khóa để cải thiện tính bảo mật và quyền riêng tư.
Bạn sẽ phải thực hiện các bước rất giống với các bước trước. Trong trường hợp này, bạn phải làm như sau:
- Bạn phải mở tài liệu muốn mã hóa bằng mật khẩu
- Khi bạn mở nó, hãy nhấp vào Tệp và Lưu dưới dạng. Bạn phải kiểm tra tùy chọn để mã hóa bằng mật khẩu. Trong cửa sổ mới xuất hiện, nhập mật khẩu hai lần và lưu lại. Cùng với đó, bạn sẽ có tài liệu LibreOffice được bảo vệ.
Bạn có thể kiểm tra xem quy trình đã được thực hiện chính xác chưa bằng cách mở tài liệu và xem liệu nó có yêu cầu mật khẩu hay không. Bạn chỉ cần đặt mật khẩu mà bạn đã tạo và bạn sẽ có thể nhập tệp đó.
Phương pháp mã hóa tài liệu trong Drive
Một tùy chọn khác là mã hóa tệp trên Google Drive . Nếu bạn sắp tải một tài liệu lên đám mây và bạn muốn nó được bảo vệ trong trường hợp có sự cố và ai đó đột nhập, bạn chỉ cần thực hiện theo một loạt các bước. Như trong các chương trình khác mà chúng tôi đã thấy, bạn sẽ có thể tạo mật khẩu.
Không giống như các trường hợp trước, lần này bạn sẽ phải có kết nối Internet để có thể thực hiện các bước mà chúng tôi sẽ giải thích. Bạn cần đăng nhập vào tài khoản Drive của mình để tải tệp lên. Hiện tại, nền tảng này hiện không có chức năng riêng để mã hóa tài liệu, nhưng bạn vẫn có thể làm điều đó.
Những gì bạn cần là sử dụng một chương trình bên ngoài cho nó. Bạn có thể tải lên các thư mục hoặc bất kỳ tệp nào mà bạn đã mã hóa trước đó. Một số chương trình mà bạn có thể sử dụng cho việc này như sau:
- 7-zip
- AES Crypt
- AxCrypt
Khi bạn mã hóa các tệp, bạn chỉ cần tải chúng lên tài khoản Google Drive của mình. Bạn cũng có thể chọn người mà bạn chia sẻ chúng và do đó tăng khả năng bảo vệ.
Loại mật khẩu để sử dụng
Bạn có thể tự hỏi loại chìa khóa nào để sử dụng để mã hóa tài liệu trong Word, OpenOffice hoặc LibreOffice. Như với bất kỳ dịch vụ hoặc nền tảng trực tuyến nào bạn sử dụng, điều quan trọng là mật khẩu này phải chính xác. Mục tiêu là một kẻ xâm nhập giả định không thể dễ dàng tìm ra nó và xâm nhập.
Do đó, một mật khẩu mạnh phải có tất cả những điều mà chúng tôi sắp đề cập:
- Chữ cái, số và ký hiệu – Sử dụng hỗn hợp mỗi thứ một ít. Sử dụng cả chữ hoa và chữ thường. Mỗi biểu tượng, chữ cái hoặc số bổ sung sẽ làm cho nó an toàn hơn.
- Độc đáo – Bạn không bao giờ nên sử dụng mật khẩu mà bạn đã sử dụng trong một tài liệu khác hoặc ở bất kỳ đâu.
- ngẫu nhiên : điều quan trọng là nó phải ngẫu nhiên và không sử dụng những thứ có thể liên quan đến chúng ta. Ví dụ: tránh sử dụng tên, ngày sinh của bạn và những thứ tương tự.
- Chiều dài : Một điểm cần thiết khác là độ dài của mật khẩu. Bạn càng thêm nhiều ký tự thì càng tốt.
Tóm lại, như bạn thấy, bạn có thể mã hóa tài liệu trong Microsoft Word, OpenOffice và LibreOffice. Bạn cũng có thể tải các tệp được mã hóa lên Google Drive để cải thiện quyền riêng tư và bảo mật. Điều quan trọng là bạn luôn chọn một mật khẩu tốt và không phạm sai lầm có thể làm mất bảo mật của bạn.