Vårt sätt att arbeta och relatera har förändrats mycket på kort tid. Vi är alltmer på väg in i en digital värld där e-mail, molnet och sociala medier är viktigare. Det betyder att om vi vill använda alla de verktyg som tekniken erbjuder oss, måste vi använda Internet. Den stora fördelen som de har är att vi kommer att kunna komma åt detta innehåll och filer från vilken plats som helst så länge vi har en bredbandsanslutning tillgänglig. På senare år är det allt vanligare att vi har personliga och konfidentiella filer i molnet. I den här artikeln ska vi prata om vilka filer du inte ska dela i molnet.
Vilka filer du inte ska dela i molnet
Om vi tänker efter noga så har molnet mer och mer inflytande både för oss och för företag. Det betyder att vi åtminstone kommer att hantera några konfidentiella personliga filer. Även på arbetsplatsen kommer det att vara mycket troligt att du kommer att behöva dela vid enstaka tillfällen. Av denna anledning är det första vi måste göra att ha väldifferentierade molnkonton. En skulle vara för personliga frågor (familj och vänner) och en annan för allt som rör arbete. På så sätt undviker vi att till exempel av misstag dela ett personligt eller företagsdokument.
När det kommer till filer du inte ska dela i molnet finns det några exempel på att du inte bör göra det, eller åtminstone vara uppmärksam om du gör det:
- Filer med filändelsen .avi, .mkv, .jpg och andra relaterade till multimediamiljön . De hänvisar i allmänhet till våra personliga videor och foton.
- Microsoft Office-dokument (Word, Excel, Access och PowerPoint) . Vid många tillfällen innehåller de information som påverkar både vårt privatliv och arbetet.
- PDF- eller HTML-filer . Dessa typer av filer kan vara nära relaterade till fakturor, och ibland med konfidentiell dokumentation. Några typiska exempel kan vara inköpsfakturor och kontoutdrag eller kvitton.
Du kanske är intresserad av några tips så att den data du har i molnet inte blir stulen.
Dela dina filer i molnet på ett säkert sätt
Uppgiften att dela dina filer i molnet måste tas på allvar. Anledningen är att det kan skada vårt rykte inom det professionella eller personliga området. I den aspekten bör vi inte dela en fil i molnet på något sätt. Till exempel, när du delar i molnet finns det ett alternativ så att alla som har den länken kan komma åt filen. Det här sättet att arbeta är inte bekvämt, för beroende på om filen är konfidentiell eller inte kan den få mycket negativa konsekvenser för oss.
Av denna anledning måste en rad begränsningar fastställas vid delning i molnet:
- Användarna som kommer att ha tillgång till det dokumentet. Du kan vanligtvis tillåta begränsning av åtkomst baserat på ett molnkonto.
- Alla har inte rätt att kopiera och redigera den filen. Någon som inte borde kunna ändra det av misstag eller av uppsåt.
- Ibland kan man även sätta en tidsgräns för åtkomst till det dokumentet som vi har i molnet. Efter den tiden har användarna inte längre åtkomst.
- Var försiktig med mappar, eftersom de kan innehålla mer än en fil.
Vi ska ge ett exempel med Google Drive, för detta väljer vi ett dokument med höger knapp och klickar på Dela . Då kommer vi att se en skärm så här:
I den gröna pilen kan vi lägga till e-postmeddelanden från personerna som vi vill dela filen med i molnet. Om vi klickar på kugghjulsikonen som anges av den röda pilen kan vi ställa in begränsningarna:
Här kommer vi att kunna reglera de behörigheter som de personer som vi ska dela filen med ska ha. I det här fallet talar vi om behörigheterna att redigera, skriva ut och kopiera. Kort sagt, du måste vara mycket försiktig när du delar filer i molnet för om du ger för många behörigheter kan din information äventyras. Slutligen kan du vara intresserad av att veta hur du förvandlar din dator till ett privat moln.
