Encontros virtuais são eventos que reúnem pessoas por meio da internet ou rede digital para atingir objetivos compartilhados. Essas reuniões se tornaram muito populares, especialmente durante a pandemia, quando as pessoas foram forçadas a ficar em casa e trabalhar em casa. Quando é impossível estar junto por causa da longa distância, ou mesmo do clima e outros bloqueadores, uma reunião virtual é útil para manter as relações de trabalho e a continuidade dos negócios.
As vantagens
- As reuniões virtuais se traduzem em menos despesas de viagem. Você pode economizar em voos, alimentação e acomodação que, de outra forma, precisaria ao viajar para se encontrar e conversar sobre negócios.
- Uma reunião virtual permite que os funcionários se envolvam facilmente com colegas e clientes baseados em diferentes locais. Eles podem não ter interação pessoal íntima, mas oferecem espaço para pessoas importantes que, de outra forma, não estão na sala.
- São locais de trabalho inclusivos, mesmo para aqueles que não podem viajar. Eles podem participar mesmo de outros países se tiverem uma conexão com a Internet. Restrições de viagem, como restrições financeiras, problemas de saúde, mobilidade prejudicada e assistência infantil, não afetam mais a integração da equipe.
Sem dúvida, as reuniões virtuais economizam tempo e são convenientes na maioria dos casos, mas apenas quando são bem-sucedidas. Planejar uma reunião pode ser complicado, especialmente garantindo que todas as partes envolvidas estejam presentes e no horário, conforme necessário. No entanto, algumas etapas podem simplificar o processo, aumentando suas chances de ter uma reunião bem-sucedida.
Se você recebeu a responsabilidade de agende uma reunião virtual, você achará as etapas a seguir muito ideais.
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Escolha a plataforma adequada
Vídeo as opções de software de conferência são inúmeras e você deve considerar o que funciona melhor para a equipe. Escolher o mais confiável é importante, pois garantirá que todos desfrutem de uma reunião sem problemas, se quiserem atingir o objetivo principal da reunião. Uma boa plataforma oferecerá protocolos de vídeo seguros, vídeo claro, áudio puro e uma conexão de internet de alta qualidade. É sempre uma boa ideia que os participantes efetuem login antes da reunião para testar a conectividade dos locais esperados para discagem. O teste antecipado permite que você faça as alterações necessárias caso haja pessoas com problemas com a plataforma.
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Prepare-se para a reunião
A preparação aqui envolve garantir que tudo esteja funcionando conforme o esperado, e que todos os participantes tenham acesso à plataforma selecionada e realmente entendam como conectá-la e usá-la. A familiaridade da plataforma é muito importante, pois salva a todos de momentos embaraçosos. Por exemplo, discar para áudio e silenciar os microfones quando não estiver em uso é muito importante para audibilidade e interferências mínimas. Finalmente, treine sua equipe, se necessário; isso ajudará bastante a garantir que você tenha uma reunião bem-sucedida.
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Tenha as agendas bem delineadas
Preparar a agenda ou agendas é importante para garantir que você cumpra a duração da reunião alocada e resolva tudo o que for importante durante a reunião. Sobrecarregar uma agenda pode render menos, portanto, certifique-se de ter apenas tópicos importantes e tempo suficiente para abordá-los.
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Ofereça uma prévia a todos os participantes com antecedência
As pessoas tendem a estar mais preparadas quando sabem do que se trata a reunião e provavelmente até o que se espera delas. Se você estiver usando inscrições on-line para a reunião virtual, poderá anexar a programação aqui ou personalizar e-mails de lembrete para conter todos os detalhes importantes. Se você planeja ter reuniões frequentes com as mesmas pessoas, é uma ótima ideia manter os formatos gerais, para que eles saibam o que esperar e possam participar totalmente preparados.
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Comece a reunião na hora certa
Todos os participantes devem tratar as reuniões virtuais com seriedade como reuniões físicas. Mesmo que alguns cheguem atrasados, vá em frente com a reunião como faria em qualquer outro ambiente. Atrasos no início, mesmo quando você já tem várias pessoas, encorajará alguns a deixar o set e voltar mais tarde. Comece conforme programado e deixe aqueles que estão atrasados participarem assim que estiverem disponíveis.
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Envolva ativamente os participantes
Envolver os participantes da reunião ajuda a mantê-los ativos e atentos o tempo todo. Incentive o uso de câmeras, para que você tenha certeza de que todos estão lá e realmente prestando atenção, sem se distrair com outras atividades. Todos precisam acompanhar o ritmo da reunião. Ao começar, você pode fazer uma chamada de papel como forma de apresentá-los. Isso ajuda porque pode ser difícil se apresentar individualmente. Afinal, não há clareza de quem deve falar depois de quem. Ajudaria se você encontrasse maneiras interessantes de manter todos ativos e engajados até o fim também.
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Executar a reunião
Você pode começar estabelecendo regras básicas. A etiqueta não deve ser diferente das reuniões ao vivo apenas porque você está realizando uma reunião virtual. Conversas estranhas entre os participantes devem ser desencorajadas. Dê tempo de conversa claro chamando os nomes daqueles de quem você deseja respostas, em vez de deixar a palavra aberta para respostas aleatórias. Alguns locais podem apresentar atrasos de conexão; tenha isso em mente ao conduzir a reunião e reserve um pouco mais de tempo para as respostas. Você também pode incorporar recursos de mensagens instantâneas ou recursos de bate-papo integrados para perguntas.
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Fechar a reunião
Como você fecha a reunião virtual pode determinar o quanto os participantes acham que vale a pena. Um resumo de todas as tarefas acordadas, cronogramas e pessoas responsáveis é muito importante no final. Você também deve solicitar feedback como forma de garantir que a próxima reunião seja mais eficaz. Aprecie os participantes também e permita que todos saiam antes de sair da configuração.
As reuniões virtuais são tão produtivas quanto as físicas se você estiver bem preparado e souber exatamente como executar a programação. Se você tiver problemas de confiança, pode se esconder atrás do fato de que não estará na mesma sala com o resto dos participantes, especialmente os clientes que você deseja impressionar. Siga as etapas para facilitar sua experiência de organização da primeira reunião e torná-la um sucesso.
