Net als bij andere soorten inhoud, zijn muziekbestanden tegenwoordig gemeengoed geworden op de meeste pc's. In feite vinden we vaak honderden of zelfs duizenden bestanden van dit type die overeenkomen met onze kantoordocumentbibliotheek.
Deze zijn de duidelijke vervanging geworden voor de talloze cd's of dvd's van weleer met hun bestanden die we bewaarden alsof ze een schat waren. Net als bij papieren boeken biedt het digitale alternatief een aantal interessante voordelen. Het lijdt geen twijfel dat we onder deze de kleine ruimte die ze op fysiek niveau innemen, kunnen benadrukken, omdat deze wordt overgebracht naar onze schijfstations. Maar we moeten niet vergeten dat deze ruimte op harde schijven iets heel waardevols is, dus we moeten het niet verspillen.
Om dit te voorkomen, is een van de maatregelen die we kunnen gebruiken als we het over kantoorbestanden hebben, het uitvoeren van een goede management en organisatie van deze. Dit zal ons in veel gevallen helpen bij het werken met deze tekstbestanden of spreadsheets. Precies dit alles waar we het in dezelfde regels over willen hebben, dus we zullen u enkele tips geven om uw eigen bibliotheek met deze inhoud op de beste manier te beheren.
Mappen en submappen maken om te ordenen
Zoals we eerder vermeldden, kunnen we in dit geval zien dat we duizenden onafhankelijke bestanden hebben die bijvoorbeeld overeenkomen met onze DOCX- of XLSX-documenten. Samen vormen ze allemaal onze bibliotheek deze inhoud, hoewel het enigszins ongeorganiseerd kan zijn. Als we ons gaan concentreren op de Dakramen en raamkozijnen besturingssysteem om al deze inhoud te beheren en te organiseren, wat is een betere manier dan om mappen en submappen te gebruiken.
Deze elementen zullen dienen als containers met hun corresponderende representatieve namen . Deze namen waar we commentaar op geven, kunnen verwijzen naar de jaren van uitgave, het programma waartoe ze behoren, specifiek formaat , gegevenstypen, enz. Van daaruit kunnen we submappen maken enzovoort om onze bibliotheek op een handige manier te organiseren. Het is waar dat deze taak een beetje vervelend kan zijn, maar we hoeven het alleen de eerste keer te doen. Van daaruit hebben we geen andere keuze dan deze secties in te vullen met onze persoonlijke documenten.
Metadata aan documenten toevoegen en wijzigen
Hoewel we ze in eerste instantie niet zien, moeten we er rekening mee houden dat deze office-bestanden waarnaar we hier verwijzen in veel gevallen hun eigen metadata hebben. Dit zijn een reeks verborgen gegevens die waardevolle informatie over het bestand zelf bevatten en die ook nuttig kunnen zijn voor uw organisatie .
Daarom zijn er bepaalde Toepassingen van derden gericht op het omgaan met deze metadata. We kunnen bijvoorbeeld de webtoepassing genaamd ExtractMetada dat zal erg handig zijn met deze kantoordocumenten en andere formaten.
Externe schijven gebruiken voor uw bibliotheek
Voordat we het hadden over de mogelijkheid om een juiste datastructuur op uw schijven. Elementen zoals de mappen die we normaal gebruiken op een systeem als Windows zijn hierbij essentieel. We hebben je al verteld dat dit in het begin een vervelende taak kan zijn, maar als we het eenmaal hebben georganiseerd, zal alles voordelen zijn.
Maar als we tegelijkertijd een stap verder willen gaan in alles wat met de organisatie van onze documentbibliotheek te maken heeft, dan kunnen we dat. Hiermee willen we je vertellen dat we de mogelijkheid hebben om gebruik te maken van externe USB-drives. En we hoeven deze documenten niet altijd uit de eerste hand tot onze beschikking te hebben. Deze externe schijven kunnen dus worden gebruikt als een efficiënt opslagmedium om onze kantoor bibliotheek .
