दक्षता बनाए रखने के लिए ऑडिटिंग किसी भी व्यवसाय का एक अनिवार्य हिस्सा है। यह एक कंपनी के संचालन और प्रक्रियाओं को देखने का एक तरीका है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि सभी सिस्टम अच्छी तरह से तेलयुक्त हैं और बेहतर तरीके से काम कर रहे हैं। इसलिए, आपको अपनी कंपनी की रिपोर्ट और डेटा की आवश्यकता होगी। ऑडिट किए बिना, आप अपनी कंपनी के प्रदर्शन को गलत तरीके से पेश कर सकते हैं और गलत तरीके से पेश कर सकते हैं। विशेष रूप से, आपको यह आभास होगा कि आपका व्यवसाय सच्चाई से अधिक लाभदायक या संपन्न है।
इसके अलावा, चाहे आप एक आंतरिक गुणवत्ता या नियामक ऑडिट करते हैं, ऑडिट के लिए अपने व्यवसाय को तैयार करना भारी पड़ सकता है, खासकर यदि आपके पास एक छोटी टीम है। ऑडिटिंग के लिए बहुत सारी कागजी कार्रवाई की आवश्यकता होती है और इसमें आपका काफी समय लगता है। लेकिन सौभाग्य से, व्यवसाय आज का उपयोग करके कुशलतापूर्वक ऑडिट कर सकते हैं ऑडिट सॉफ्टवेयर. ऑडिट सॉफ्टवेयर के साथ, आप कागजी कार्रवाई के बड़े ढेर से निपटने के बिना आसानी से एक ही स्थान पर आवश्यक दस्तावेज प्राप्त कर सकते हैं।
फिर भी, आप ऑडिट तकनीक में निवेश करना चाहते हैं या नहीं, यह सुनिश्चित करने के लिए ऑडिट की तैयारी आवश्यक है कि आपकी कंपनी इस प्रक्रिया से सफलतापूर्वक गुजरे। इसलिए, अपने व्यवसाय को ऑडिट के लिए तैयार करने में आपकी मदद करने के लिए, आप नीचे कुछ कदम उठा सकते हैं।
एक कैलेंडर रखें
आपकी कंपनी को कितनी बार ऑडिट करना चाहिए, इसके बारे में कोई निश्चित नियम नहीं हैं। फिर भी, विभिन्न कारक प्रभावित करेंगे कि आपको कितनी बार ऑडिट करने की आवश्यकता होगी। उदाहरण के लिए, मान लें कि आपने PCI सुरक्षा मानक परिषद जैसे उद्योग-मानक संगठन से प्रमाणन प्राप्त किया है। उस स्थिति में, आपको यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप अनुपालन में बने रहें, आपको अपने योग्य सुरक्षा निर्धारक द्वारा वार्षिक रूप से एक ऑडिट कराने की आवश्यकता होगी। साथ ही, यह निर्धारित करने के लिए कि क्या लक्ष्य और प्रक्रियाएं नियामक अनुपालन और कंपनी की नीतियों को पूरा करती हैं, आप इन मूल्यांकनकर्ताओं को या तो त्रैमासिक या कम से कम, दो बार वार्षिक प्रदर्शन कर सकते हैं।
जानें कि आपकी कंपनी को किस प्रकार के ऑडिट की आवश्यकता है और आपको कब इनसे गुजरना होगा। आमतौर पर, ऑडिट एक वित्तीय वर्ष के अंत में या शुरुआत में किए जाते हैं। चाहे कब भी, बात यह जानने की है कि कब क्या होने वाला है ताकि आप आवश्यक आवश्यकताओं और उपकरणों को तैयार कर सकें और साथ ही जिम्मेदार कर्मियों को भी टैप कर सकें। उदाहरण के लिए, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आप जिस लैपटॉप का उपयोग कर रहे हैं, उसके पास है प्रोसेसर जो आगामी कार्यों के लिए पर्याप्त रूप से सक्षम हैं या विभाग की रिपोर्ट ट्रैक पर है।
प्रासंगिक दस्तावेजों को इकट्ठा और व्यवस्थित करें
एक बार जब आप जान जाते हैं कि कब तैयारी करनी है, तो आप आगे बढ़ते हैं कि क्या तैयार करना है। नियत समय में आवश्यक दस्तावेज तैयार करने से लेखा परीक्षा प्रक्रिया में सुधार करने में मदद मिलती है। इस प्रकार, आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आपके सभी दस्तावेज़, जैसे कि लेखांकन और वित्त रिकॉर्ड, मानव संसाधन दस्तावेज़ीकरण, इन्वेंट्री रिकॉर्ड, वार्षिक रिपोर्ट और अन्य क्रम में हैं। सभी प्रासंगिक फाइलों को इकट्ठा करने के बाद, उन्हें आमतौर पर कालानुक्रमिक रूप से आवश्यकतानुसार व्यवस्थित करें। फिर पुष्टि करने के लिए आगे बढ़ें कि ये सभी सटीक और आधिकारिक हैं, विशेष रूप से लेन-देन की तारीखें, लेटरहेड, रबर स्टैम्प, वैट टैक्स स्लिप, दस्तावेज़ संख्या और अधिकृत हस्ताक्षर।
विशेष रूप से वित्तीय रिकॉर्ड के लिए, यह सहायक हो सकता है यदि वे अंतिम-मिनट के प्रश्नों से बचने के लिए जल्दी तैयार हों। इन दस्तावेजों में नए पट्टे, ऋण समझौते, महत्वपूर्ण बिक्री अनुबंध, बीमा पॉलिसी, कानूनी दस्तावेज, और नोटिस शामिल हो सकते हैं आंतरिक राजस्व सेवा (आईआरएस)। विशेष रूप से, बाहरी लेखा परीक्षक आभारी होते हैं जब व्यवसाय लेनदेन और खाता शेष का समर्थन करने के लिए अपने कागजात तैयार करते हैं। अच्छी बात यह है कि आपकी लेखा टीम के पास पहले से ही उनमें से कई वित्तीय दस्तावेज हैं।
इसके अलावा, अपने दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करने के तरीके को बेहतर बनाने के लिए, एक Google डिस्क स्थापित करने पर विचार करें जो आपकी प्रत्येक टीम के लिए किए गए सभी लेन-देन के रिकॉर्ड को संग्रहीत करने और बैकअप रखने के लिए पहुंच योग्य हो।
प्रशिक्षण प्रदान करो
आंतरिक ऑडिटिंग किसी भी सूचना सुरक्षा और अनुपालन कार्यक्रम का एक अनिवार्य हिस्सा है। यह जोखिम के उचित प्रबंधन के लिए एक व्यावहारिक दृष्टिकोण है। आंतरिक रूप से ऑडिटिंग का लक्ष्य कंपनी की नीतियों, संस्कृति और प्रक्रियाओं में आंतरिक नियंत्रणों जैसे प्रासंगिक कानूनों और विनियमों के अनुपालन, परिचालन प्रभावशीलता और जोखिम शमन नियंत्रणों को सत्यापित करके अंतर्दृष्टि प्रदान करना है। इस प्रकार, एक आंतरिक ऑडिट करते समय एक शेड्यूल स्थापित करने और आवश्यक दस्तावेज तैयार करने के अलावा, अपनी टीम के सदस्यों को आंतरिक ऑडिट प्रशिक्षण देना भी विचार करने योग्य है। आंतरिक ऑडिट प्रशिक्षण यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि आपकी टीम समस्याओं का दस्तावेजीकरण करते समय एक उद्देश्यपूर्ण दृष्टिकोण प्रदान करेगी।
इसके अलावा, सबसे अधिक लाभकारी आंतरिक ऑडिट अत्यधिक समन्वित, सुनियोजित घटनाएँ हैं जो व्यवसाय के संचालन में जोखिम और व्यवधान को कम करती हैं। इसलिए, एक सफल आंतरिक ऑडिट करने के लिए, आपकी टीमों को आंतरिक ऑडिट की मूल प्रक्रिया को समझना चाहिए। लेकिन इसके अलावा, उन्हें यह भी समझना होगा कि अपनी टिप्पणियों का दस्तावेजीकरण कैसे करें, प्रासंगिक जानकारी एकत्र करें, और यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप अपनी कंपनी की स्थापित नीतियों और प्रक्रियाओं पर खरा उतर रहे हैं, मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्रदान करने के लिए गहरी खुदाई करें।
निष्कर्ष
कुल मिलाकर, एक सफल ऑडिट आपके व्यवसाय को कई लाभ दे सकता है, जैसे कि त्रुटि मुक्त वित्तीय विवरण, संभावित निवेशकों को आश्वासन और आपकी कंपनी की समग्र प्रतिष्ठा में सुधार। जबकि बाहरी लेखा परीक्षक अपने निष्कर्षों को बनाने के लिए जवाबदेह हैं, उनका काम त्रुटि या धोखाधड़ी को रोकने के इर्द-गिर्द नहीं घूमता है। एक व्यवसाय के स्वामी के रूप में, आप ही मुख्य रूप से यह सुनिश्चित करने के लिए ज़िम्मेदार हैं कि आप ऑडिटर को जो भी जानकारी देते हैं वह सटीक और तथ्यात्मक है। इसलिए, आपको सभी फाइलें और दस्तावेज सटीक और अप-टू-डेट तैयार करने और सुनिश्चित करने के लिए समय निकालना चाहिए। इसके अलावा, आप अपनी ऑडिट प्रक्रिया को कारगर बनाने में मदद करने के लिए ऑडिट सॉफ़्टवेयर में निवेश करने पर भी विचार कर सकते हैं।
