अब तक, अधिकांश व्यवसाय स्वचालन के लाभों को जानते हैं। हालाँकि, सभी डेटा इसकी प्रभावकारिता को साबित करने के बावजूद, कुछ अनिच्छुक अपनाने वाले अभी भी अभ्यास के लिए प्रतिबद्ध हैं। वास्तविकता यह है कि एक संगठन जितना अधिक समय तक स्वचालन का विरोध करता है, उत्पादकता और दक्षता के उतने ही अधिक अवसर वह खो देता है।
अधिकांश प्रबंधक सप्ताह में औसतन आठ घंटे मैन्युअल कार्यों में लगाते हैं जिसमें संरचित डेटा शामिल होता है, जबकि कुछ मैन्युअल कार्य करने में बीस घंटे तक भी लगाते हैं। स्वचालन के माध्यम से, आप अपने कार्यबल को कठिन कार्यों से मुक्त कर सकते हैं ताकि वे अपने प्रयासों को उच्च-मूल्य वाले कार्य पर केंद्रित कर सकें।
यह मानवीय त्रुटि को कम करता है
मानव त्रुटि किसी संगठन की परिचालन उत्पादकता को प्रभावित कर सकता है। इसे कम से कम रखने का एक तरीका स्वचालन के माध्यम से है। लोगों के विपरीत, सॉफ़्टवेयर और एप्लिकेशन का प्रदर्शन थकान से प्रभावित नहीं होगा। इसके बजाय, वे अपने इच्छित उद्देश्य को क्रमादेशित रूप में पूरा करेंगे और इसे यथासंभव कुशलता से करेंगे।
इसके अलावा, जब एक मजबूत के साथ जोड़ा जाता है कार्यप्रवाह स्वचालन गाइड, स्वचालन आपके कर्मचारियों को किसी भी गलती को दूर करने में समय बर्बाद करने से बचने में मदद करेगा। इस प्रक्रिया में, वे व्यवसाय के अन्य क्षेत्रों पर भी ध्यान केंद्रित करने में सक्षम होंगे जिनके लिए उनकी विशेषज्ञता की अधिक आवश्यकता हो सकती है।
यह प्रक्रियाओं को आगे बढ़ा सकता है
चाहे बंद समय या बजट लाइनों का अनुरोध करना, अनुमोदन प्राप्त करना कुछ कंपनियों के लिए एक कठिन और लंबी प्रक्रिया हो सकती है। यह कुछ ऐसा बनाता है कि कई कर्मचारी स्वचालित होने के लिए उत्सुक हैं। आखिरकार, अनुमोदन प्राप्त करने के लिए जटिल कार्रवाइयों की एक श्रृंखला के माध्यम से जाने से मूल्यवान समय निकल सकता है जो कि कर्मचारियों के पास पहले स्थान पर बहुत कम है। और इसका स्वचालन शायद उनके कुछ समय को खाली कर देगा।
अनुमोदन प्रक्रिया को स्वचालित करते समय, सरल समाधान और नियमों की तलाश करने का प्रयास करें जो सभी कर्मचारी कोड को फिर से लिखने, जटिल सूत्रों का उपयोग करने या विभिन्न विभागों से जुड़ने की आवश्यकता के बिना उपयोग कर सकते हैं। एक अच्छा उदाहरण एक स्मार्ट शीट है, क्योंकि वे पूर्व निर्धारित नियमों द्वारा ट्रिगर की गई एक बहु-चरणीय अनुमोदन प्रक्रिया का निर्माण करके टीम को सशक्त बना सकते हैं। इसके साथ, आप प्रासंगिक कर्मियों तक पहुंचने के लिए विभिन्न कार्यों को एक कार्यप्रवाह में जोड़ सकते हैं और श्रमिकों को आवश्यक अनुमोदन प्राप्त करने की अनुमति दे सकते हैं।
यह टीम थ्रूपुट को बढ़ाता है
एक और नीरस कार्य जो कई श्रमिकों के पास स्वचालित होगा, वह है व्यावसायिक नेताओं को अपडेट देना। ऐसा इसलिए है क्योंकि सभी को एक ही पृष्ठ पर रखने में कितना काम शामिल है, इसके आधार पर काफी समय लग सकता है। अपडेट को स्वचालित करके, वे यह सुनिश्चित करेंगे कि संबंधित कर्मियों को बिना किसी अनावश्यक विकर्षण या कार्यों के बराबर रखा जाए जो उनके काम से समय निकाल सकते हैं। नतीजतन, वे समय सीमा के दबाव से बच सकते हैं। उनके पास अन्य मामलों पर खर्च करने के लिए और भी समय हो सकता है।
निष्कर्ष
इन दिनों, कई संगठन विशेष रूप से अधिक नीरस और थकाऊ कार्यों के लिए स्वचालन को अपनाना शुरू कर रहे हैं। हालांकि, जब आप इसमें उतरते हैं, तो स्वचालन उन्हें अधिक लगातार बनाए रखने में मदद कर सकता है उत्पादकता का उच्च स्तर. इसके अलावा, यह कर्मचारियों के बर्नआउट और विघटन को रोकेगा, जिससे उन्हें अपनी संबंधित कंपनियों के भीतर अन्य महत्वपूर्ण मामलों पर काम करने के लिए आवश्यक समय मिलेगा।
