Sähköpostista on tullut perustyökalu lähes kaikille. Olemme kaikki enemmän kuin tottuneet saamaan jatkuvasti kaikenlaisia sähköposteja, joten on erittäin tärkeää pitää postilaatikkomme siistinä. Siksi on tärkeää, että pääsemme eroon tarpeettomista sähköposteista, ja sitä varten meillä on periaatteessa kaksi työkalua: arkistoida ja poistaa . Kerromme sinulle näiden kahden väliset erot.
Molemmat prosessit ovat erilaisia, mutta molemmilla on melko selkeä tehtävä: vähentää sähköpostien määrää postilaatikossamme. Normaalisti käytämme kaikkia näitä työkaluja tietyille sähköposteille, mutta molemmat ovat yhtä päteviä.
Erot sähköpostien arkistoinnin ja poistamisen välillä
Kuten olemme aiemmin sanoneet, molemmilla tavoilla poistamme sähköpostit postilaatikostamme, mutta täysin eri tavalla. Jos arkistoidaan email, se pysyy omassa arkistoitujen sähköpostien osiossa. Tällä tavalla, posti säilyy tallessa, ja voimme tarkastella sitä milloin tahansa . Kaikissa sähköpostipalveluissa ei ole samaa järjestelmää näiden arkistoitujen sähköpostien katseluun. Esimerkiksi Outlookissa on oma arkistoitujen sähköpostien kansio, mutta nähdäksesi ne Gmailissa meidän on valittava Kaikki sähköpostit -vaihtoehto.
Tällä järjestelmällä on suuri haittapuoli, joka on se, että nämä arkistoidut sähköpostit eivät ole postilaatikossa kuluttavat edelleen tilaa . Useimmissa ilmaisissa sähköpostipalveluissa ei ole paljon tilaa, joten emme halua arkistoituja sähköposteja liikaa, jos emme halua loppua tallennustilasta pian. Jos sinulla on useita arkistoituja sähköposteja, sinun saattaa olla kätevää ladata ne ja tallentaa ne tietokoneellesi.
Toisaalta, kun kyse on sähköpostien poistamisesta, poistamme myös sähköpostit postilaatikosta. Tällä kertaa poistetut sähköpostit päätyvät kuitenkin kansioon, joka tunnetaan nimellä Roskakori tai Poistetut kohteet, riippuen käyttämästämme palvelusta. Tässä mielessä sähköpostit säilytetään siinä vain rajoitetun ajan , ja kun tämä on kulunut, ne katoavat ikuisesti.
Useimmilla sähköpostipalveluilla on määräaika 30 päivää poistaa sähköpostit kokonaan, ja kuten sanomme, tämän ajan kuluttua emme voi palauttaa niitä millään tavalla. Jotkut palvelut, kuten Google Workspace, antavat sinun palauttaa nämä poistetut sähköpostit pysyvästi, mutta valitettavasti se on maksullinen palvelu ja vain sen järjestelmänvalvoja voi palauttaa sähköpostit.
Joten mikä on parempi?
Nähdessään, kuinka kukin näistä menetelmistä poistaa sähköpostit postilaatikostamme, voisi ajatella, että on parasta arkistoida, mutta mikään ei ole kauempana totuudesta. Jos päätämme arkistoida kaikki sähköpostit, joita emme halua, meiltä loppuu nopeasti tilaa postipalvelussamme ja lisäksi sillä välin sähköpostien löytäminen on paljon vaikeampaa .
Toisaalta sähköpostien poistaminen on lopullinen ratkaisu, joka voi säästää tilaa sähköpostissamme. Myös lähettämällä sähköpostit roskakoriin meillä on melko pitkä aika palauttaa ne, mikäli olemme tehneet virheen. Meidän on nyt pidettävä mielessä, että vaikka tämä aikaraja on melko laaja, sen umpeuduttua menetämme sähköpostit lopullisesti .
Kumpi on parempi? Mielenkiintoisin asia, jonka voimme tehdä, on arkistoida vain ne sähköpostit, joita varmasti tarvitsemme ja poista kaikki muut postilaatikostamme.
