Wie bei anderen Arten von Inhalten sind Musikdateien heute auf den meisten PCs alltäglich. Tatsächlich finden wir bei vielen Gelegenheiten Hunderte oder sogar Tausende von Dateien dieses Typs, die unserem entsprechen Office-Dokumentenbibliothek.
Diese sind der klare Ersatz für die unzähligen CD- oder DVD-Hüllen von einst mit ihren Akten, die wir wie ein Schatz aufbewahrten. Wie bei Papierbüchern bietet sein digitaler Ersatz einige interessante Vorteile. Es besteht kein Zweifel, dass wir unter diesen den geringen Platz hervorheben können, den sie auf physischer Ebene belegen, da dieser auf unsere Festplatten übertragen wird. Aber wir müssen bedenken, dass dieser Platz auf Festplatten etwas sehr Wertvolles ist, also sollten wir ihn nicht verschwenden.
Um dies zu vermeiden, ist eine der Maßnahmen, die wir verwenden können, wenn wir über Büroakten sprechen, die Durchführung einer guten Verwaltung und Organisation von diesen. Dies wird uns bei vielen Gelegenheiten bei der Bedienung dieser Textdateien oder Tabellen helfen. Genau über all dies wollen wir in diesen Zeilen sprechen, deshalb geben wir Ihnen einige Tipps, wie Sie Ihre eigene Bibliothek mit diesen Inhalten optimal verwalten können.
Erstellen Sie Ordner und Unterordner zum Organisieren
Wie bereits erwähnt, können wir in diesem Fall feststellen, dass wir beispielsweise Tausende von unabhängigen Dateien haben, die unseren DOCX- oder XLSX-Dokumenten entsprechen. Zusammen bilden sie unser Bibliothek diese Inhalte, obwohl sie etwas unorganisiert sein können. Wenn wir uns auf die konzentrieren Windows Betriebssystem, um all diese Inhalte zu verwalten und zu organisieren, gibt es keinen besseren Weg, als Ordner und Unterordner zu verwenden.
Diese Elemente dienen als Container mit ihren entsprechenden repräsentative Namen . Diese Namen, die wir kommentieren, beziehen sich möglicherweise auf die Jahre der Veröffentlichung, das Programm, zu dem sie gehören, bestimmtes Format , Datentypen usw. Von dort aus können wir Unterordner usw. erstellen, um unsere Bibliothek bequem zu organisieren. Diese Aufgabe kann zwar etwas mühsam sein, aber wir müssen sie nur beim ersten Mal machen. Von dort aus haben wir keine andere Wahl, als diese Abschnitte mit unseren persönlichen Unterlagen auszufüllen.
Metadaten zu Dokumenten hinzufügen und ändern
Obwohl wir sie zunächst nicht sehen, müssen wir bedenken, dass diese Office-Dateien, auf die wir uns hier beziehen, in vielen Fällen eigene Metadaten haben. Dies sind eine Reihe von versteckten Daten, die wertvolle Informationen über die Datei selbst enthalten und die auch für Sie nützlich sein können Organisation .
Deshalb gibt es bestimmte Anwendungen von Drittherstellern konzentriert sich auf den Umgang mit diesen Metadaten. Zum Beispiel können wir die Webanwendung namens ExtractMetada das wird bei diesen Office-Dokumenten und anderen Formaten sehr hilfreich sein.
Verwenden Sie externe Laufwerke für Ihre Bibliothek
Bevor wir über die Möglichkeit gesprochen haben, ein richtige Datenstruktur auf Ihren Festplatten. Elemente wie die Ordner, die wir normalerweise auf einem System wie Windows verwenden, sind hier unerlässlich. Wir haben Ihnen bereits gesagt, dass dies zunächst eine mühsame Aufgabe sein kann, aber wenn wir sie einmal organisiert haben, wird alles Vorteile bringen.
Aber wenn wir in allem, was mit der Organisation unserer Dokumentenbibliothek zu tun hat, noch einen Schritt weiter gehen wollen, können wir dies tun. Damit möchten wir Ihnen mitteilen, dass wir die Möglichkeit haben, externe USB-Laufwerke zu verwenden. Und nicht immer müssen wir diese Dokumente aus erster Hand haben. Somit können diese externen Laufwerke als effizientes Speichermedium verwendet werden, um unsere Bürobibliothek .
