التدقيق هو جزء أساسي من أي عمل للحفاظ على الكفاءة. إنها طريقة للنظر في عمليات الشركة وعملياتها للتأكد من أن جميع الأنظمة جيدة التزيت وتعمل على النحو الأمثل. وبالتالي ، ستحتاج إلى تقارير وبيانات شركتك. بدون إجراء تدقيق ، يمكنك إساءة تقدير أداء شركتك وتحريفه. والجدير بالذكر أنك ستحصل على انطباع بأن عملك أكثر ربحية أو ازدهارًا مما هو عليه في الحقيقة.
علاوة على ذلك ، سواء كنت تجري تدقيقًا داخليًا للجودة أو تدقيقًا تنظيميًا ، فإن إعداد عملك للتدقيق يمكن أن يكون أمرًا مربكًا ، خاصة إذا كان لديك فريق صغير. يتطلب التدقيق الكثير من الأعمال الورقية ويستغرق قدرًا كبيرًا من وقتك. لكن لحسن الحظ ، يمكن للشركات اليوم إجراء عمليات تدقيق بكفاءة باستخدام تدقيق البرمجيات. باستخدام برنامج التدقيق ، يمكنك بسهولة الحصول على المستندات الضرورية في مكان واحد دون التعامل مع أكوام كبيرة من الأوراق.
ومع ذلك ، سواء كنت ترغب في الاستثمار في تقنية التدقيق أم لا ، فإن التحضير للتدقيق ضروري لضمان نجاح شركتك في تنفيذ العملية بنجاح. لذلك ، لمساعدتك في إعداد عملك للتدقيق ، فيما يلي بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها.
احتفظ بالتقويم
لا توجد قواعد ثابتة بخصوص عدد المرات التي يجب أن تجري شركتك فيها تدقيقًا. ومع ذلك ، ستؤثر عوامل مختلفة على عدد المرات التي ستحتاج فيها إلى المراجعة. على سبيل المثال ، لنفترض أنك تلقيت شهادة من مؤسسة متوافقة مع معايير الصناعة مثل مجلس معايير أمان PCI. في هذه الحالة ، ستحتاج إلى إجراء تدقيق بواسطة مقيِّم الأمان المؤهل سنويًا لضمان بقائك في حالة امتثال. أيضًا ، لتحديد ما إذا كانت الأهداف والإجراءات تفي بالامتثال التنظيمي وسياسات الشركة ، قد يتم إجراء هؤلاء المقيّمين إما كل ثلاثة أشهر أو مرتين سنويًا على الأقل.
تعرف على أنواع عمليات التدقيق التي تحتاجها شركتك ومتى تحتاج إلى الخضوع لها. بشكل عام ، تتم عمليات التدقيق في نهاية السنة المالية أو في البداية. بغض النظر عن الوقت ، فإن النقطة المهمة هي معرفة متى سيحدث ذلك حتى تتمكن من إعداد المتطلبات والمعدات اللازمة وكذلك الاستفادة من الموظفين المسؤولين. على سبيل المثال ، عليك التأكد من أن أجهزة الكمبيوتر المحمولة التي ستستخدمها بها المعالجات تكون قادرة بما يكفي للمهام القادمة أو أن تقارير القسم تسير على الطريق الصحيح.
جمع وتنظيم الوثائق ذات الصلة
بمجرد أن تعرف متى تستعد ، تنتقل إلى ما يجب أن تستعد. يساعد إعداد الوثائق اللازمة في الوقت المناسب على تحسين عملية التدقيق. وبالتالي ، يجب عليك التأكد من أن جميع مستنداتك ، مثل السجلات المحاسبية والمالية ، ووثائق الموارد البشرية ، وسجلات الجرد ، والتقارير السنوية ، وغيرها مرتبة. بعد تجميع جميع الملفات ذات الصلة ، رتبها حسب الحاجة ، عادةً بترتيب زمني. ثم تابع للتأكد من أن كل هذه المعلومات دقيقة ورسمية ، لا سيما تواريخ المعاملة ، والورق ذي الرأسية ، والطوابع المطاطية ، وإيصالات ضريبة القيمة المضافة ، وأرقام المستندات ، والتوقيعات المصرح بها.
خاصة بالنسبة للسجلات المالية ، قد يكون من المفيد أن تكون مستعدًا مبكرًا لتجنب أسئلة اللحظة الأخيرة. قد تتضمن هذه المستندات عقود إيجار جديدة ، واتفاقيات قروض ، وعقود مبيعات مهمة ، وبوالص تأمين ، ومستندات قانونية ، وإشعارات من دائرة الإيرادات الداخلية (مصلحة الضرائب). والجدير بالذكر أن المدققين الخارجيين ممتنون عندما تقوم الشركات بإعداد أوراقها لدعم المعاملات وأرصدة الحسابات. الشيء الجيد هو أن فريق المحاسبة الخاص بك لديه بالفعل العديد من تلك المستندات المالية.
بالإضافة إلى ذلك ، لتحسين الطريقة التي تنظم بها مستنداتك ، ضع في اعتبارك إعداد Google Drive يمكن لكل فرد من فريقك الوصول إليه لتخزين سجلات جميع المعاملات التي تم إجراؤها والاحتفاظ بالنسخ الاحتياطية.
يؤمن التدريب
يعد التدقيق الداخلي جزءًا أساسيًا من أي برنامج لأمن المعلومات والامتثال. إنه نهج عملي لإدارة المخاطر بشكل مناسب. الهدف من التدقيق الداخلي هو إعطاء نظرة ثاقبة لسياسات الشركة وثقافتها وإجراءاتها من خلال التحقق من الضوابط الداخلية مثل الامتثال للقوانين واللوائح ذات الصلة وفعالية التشغيل وضوابط التخفيف من المخاطر. وبالتالي ، بصرف النظر عن إعداد جدول زمني وإعداد المستندات اللازمة عند إجراء تدقيق داخلي ، فإن تدريب أعضاء فريقك على التدقيق الداخلي أمر يستحق أيضًا النظر فيه. يساعد التدريب على التدقيق الداخلي في ضمان أن تقدم فرقك وجهة نظر موضوعية عند توثيق المشكلات.
علاوة على ذلك ، فإن أكثر عمليات التدقيق الداخلي إفادة هي الأحداث المنسقة والمخطط لها جيدًا والتي تقلل من المخاطر وتعطل العمليات التجارية. ومن ثم ، لإجراء تدقيق داخلي ناجح ، يجب أن تفهم فرقك العملية الأساسية للتدقيق الداخلي. ولكن بعد ذلك ، يجب عليهم أيضًا فهم كيفية توثيق ملاحظاتهم ، وجمع المعلومات ذات الصلة ، والبحث بعمق لتقديم رؤى قيمة لضمان التزامك بالسياسات والإجراءات المعمول بها في شركتك.
وفي الختام
بشكل عام ، يمكن أن يمنح التدقيق الناجح عملك العديد من الفوائد ، مثل وجود بيانات مالية خالية من الأخطاء ، وطمأنة المستثمرين المحتملين ، وتحسين سمعة شركتك بشكل عام. في حين أن المدققين الخارجيين مسؤولون عن إيجاد النتائج التي توصلوا إليها ، فإن وظيفتهم لا تدور حول منع الخطأ أو الاحتيال. بصفتك صاحب عمل ، فأنت المسؤول الأساسي عن التأكد من أن جميع المعلومات التي تقدمها للمدقق دقيقة وواقعية. لذلك ، يجب أن تستغرق وقتًا في التحضير والتأكد من دقة جميع الملفات والمستندات وحداثتها. علاوة على ذلك ، قد تفكر أيضًا في الاستثمار في برنامج تدقيق للمساعدة في تبسيط عملية التدقيق الخاصة بك.
