Sử dụng mẫu cho mục đích kế toán tại doanh nghiệp của bạn có thể giúp tăng tốc thời gian thanh toán cho nhân viên hoặc khách hàng. Nó phải chứa tất cả các chi tiết thích hợp, chẳng hạn như mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ, thông tin về giá cả và các cân nhắc về thuế và giảm giá – tuy nhiên, vui lòng ghi nhớ các thông tin và mẹo sau:
Sắp xếp danh sách sản phẩm và/hoặc dịch vụ của bạn
Khi gửi hóa đơn, hóa đơn phải bao gồm danh sách chi tiết các sản phẩm hoặc dịch vụ được lập hóa đơn và giá của chúng để tránh nhầm lẫn về chính xác những gì được lập hóa đơn và giúp việc quản lý hàng tồn kho hàng tháng trở nên đơn giản hơn. Nhiều doanh nghiệp dịch vụ cũng sử dụng hóa đơn để truyền đạt các điều khoản thanh toán và ngày đến hạn cũng như cách họ xử lý các khoản thanh toán trễ nhằm giúp khách hàng của họ hiểu những thông lệ này dễ dàng hơn.
Tiếp theo, bạn nên bao gồm tên doanh nghiệp hoặc công ty của mình ở đầu mỗi tài liệu để giúp khách hàng dễ dàng nhận ra họ đang được lập hóa đơn bởi ai – điều này sẽ đẩy nhanh quá trình thanh toán và giảm các tranh chấp tiềm ẩn hoặc thanh toán trễ. Một số doanh nghiệp thêm logo của họ để tăng thêm tính chuyên nghiệp đồng thời tạo nhận thức về thương hiệu với khách hàng và khách hàng của họ.
Hóa đơn định kỳ yêu cầu bao gồm thông tin liên hệ của khách hàng như tên, địa chỉ, e-mail địa chỉ hoặc số điện thoại để giữ liên lạc với họ và lưu giữ hồ sơ về các tương tác đã diễn ra giữa bạn. Làm điều này giúp duy trì tổ chức khi xử lý các truy vấn hoặc vấn đề giữa khách hàng và nhà cung cấp và lưu giữ hồ sơ về cách bạn đã tương tác.
Theo trang web này, bạn nên cân nhắc đưa vào một trường trong biểu mẫu cung cấp dịch vụ của mình, nơi khách hàng có thể ghi lại sự chấp thuận hoặc nhận xét của họ về dịch vụ của bạn, giúp xây dựng lòng tin giữa bạn và nhóm khách hàng của họ, cũng như thể hiện rằng bạn đánh giá cao công việc kinh doanh của họ.
Ở cuối mỗi hóa đơn, bạn nên thêm một dòng cảm ơn khách hàng về hoạt động kinh doanh của họ và khuyến khích họ quay lại trong tương lai. Cân nhắc đưa liên kết đến trang web của bạn hoặc các trang truyền thông xã hội để họ có thể dễ dàng truy cập thông tin bổ sung về bạn, bao gồm các sản phẩm và dịch vụ mà bạn cung cấp. Đối với các hóa đơn định kỳ, hãy nhớ đọc về cách tạo mẫu định kỳ vì điều này cung cấp thêm lời khuyên cho các hóa đơn thông thường.
Bao gồm ngày đáo hạn
Ngày đáo hạn là một thành phần thiết yếu của hóa đơn, vì nó cho biết khi nào công ty của bạn phải nhận thanh toán từ khách hàng. Ngày đáo hạn kịp thời cũng đảm bảo rằng các điều khoản thanh toán được liệt kê ở mặt trước của nó được đáp ứng.
Nếu bạn chưa thử một trình tạo tài liệu trực tuyến để tạo và gửi hóa đơn, chúng tôi khuyên bạn nên dùng thử – nó có thể làm cho quy trình nhanh hơn, đơn giản hơn và giúp ngăn chặn hoàn toàn các khoản thanh toán bị bỏ lỡ!
Việc tạo hóa đơn từ đầu có thể tốn thời gian và dễ mắc lỗi, đó là lý do tại sao việc có một mẫu giúp cuộc sống trở nên đơn giản hơn nhiều. Chỉ cần cập nhật bất kỳ thông tin mặc định nào bạn đã chọn mẫu hóa đơn có thể điền với các chi tiết cụ thể về sản phẩm và dịch vụ. Điều này có thể được thực hiện cực kỳ dễ dàng bằng cách sử dụng các trường được xác định trước trên mẫu giúp dễ dàng điền thông tin được chia thành từng khoản như giá cả, số lượng, phí vận chuyển, thuế, v.v.
Doanh nghiệp của bạn có nhiều mẫu khác nhau để đáp ứng nhu cầu cá nhân của doanh nghiệp. Hóa đơn bán hàng hoạt động tốt cho những người bán sản phẩm hoặc dịch vụ vật lý trong khi hóa đơn dựa trên dịch vụ hoạt động tốt hơn với các công ty cung cấp dịch vụ liên tục. Hóa đơn cũng có thể được sắp xếp thành các danh mục như khách hàng hoặc dự án để đơn giản hóa việc tạo và gửi chúng.
Mẫu lý tưởng có phông chữ dễ đọc và màu sắc tương phản tốt, giúp khách hàng dễ dàng đọc và hiểu thông tin của mẫu. Hóa đơn khó đọc có thể dẫn đến nhầm lẫn hoặc thất thoát doanh thu.
Hóa đơn phải luôn bao gồm tiêu đề "hóa đơn" được đánh dấu rõ ràng, số duy nhất và ngày tạo (được gọi là ngày phát hành), để bảo vệ khỏi các tranh chấp về hóa đơn và ngăn chặn chúng. Ngày đến hạn cũng có thể được chỉ định ở cấp độ khách hàng hoặc hóa đơn tùy thuộc vào bản chất của nó, với các hóa đơn riêng lẻ có điều khoản thanh toán cụ thể thay thế ngày đến hạn mặc định được đặt ở cấp độ khách hàng hoặc công ty.
Bao gồm tên và địa chỉ của bạn
Nếu bạn sử dụng mẫu miễn phí, hãy đảm bảo tên và địa chỉ của bạn xuất hiện nổi bật ở góc trên cùng bên phải. Khách hàng của bạn sẽ dễ dàng nhận ra ai đang gửi hóa đơn cho họ theo cách này và có thể theo dõi các khoản thanh toán đến hạn.
Ngoài ra, hóa đơn của bạn phải bao gồm ngày viết – điều này sẽ cho khách hàng của bạn biết chính xác thời điểm họ sẽ nhận được khoản thanh toán và sẽ giúp đảm bảo họ được thanh toán đúng hạn.
Hóa đơn của bạn cũng phải bao gồm tổng số tiền nợ; điều này phải bao gồm tất cả tổng số mục hàng cũng như bất kỳ khoản thuế hoặc phí bán hàng hiện hành nào. Ngoài ra, hãy bao gồm thông tin chi tiết về dịch vụ hoặc mặt hàng nào đang bị tính phí để khách hàng của bạn biết chính xác họ sẽ nhận được gì khi đổi lấy tiền của họ.
Các mẫu có nhiều định dạng khác nhau để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp khác nhau. Nếu bạn làm việc với các khách hàng quốc tế, chẳng hạn như vận chuyển qua các quy trình thông quan ở nước ngoài, thì có thể cần phải có hóa đơn thương mại tuân thủ các cơ quan quản lý và chính quyền cảng để nhận các gói hàng qua hải quan.
Khi bạn đã xác định được định dạng hóa đơn phù hợp với doanh nghiệp của mình, định dạng đó sẽ phản ánh cả thương hiệu và sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đang tính phí. Hãy chắc chắn rằng nó có tính năng phông chữ dễ đọc, màu sắc phù hợp và bố cục trực quan; nếu không, khách hàng có thể trở nên bối rối và từ chối thanh toán đúng hạn.
Một hóa đơn hấp dẫn không chỉ đơn giản hóa việc hiểu những gì họ nợ mà còn có thể phục vụ để quảng bá doanh nghiệp của bạn. Sử dụng các mẫu tùy chỉnh để quảng bá các trang hoặc trang web truyền thông xã hội! Ngoài ra, một số công cụ lập hóa đơn trực tuyến được trang bị ứng dụng dành cho thiết bị di động cho phép bạn tạo và gửi hóa đơn khi đang di chuyển – tính năng này có thể đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp nhỏ và dịch giả tự do thường xuyên phải di chuyển giữa các khách hàng.
Bao gồm thông tin khách hàng của bạn
Hóa đơn hợp pháp yêu cầu phải có đầy đủ tên, địa chỉ của khách hàng, để đảm bảo hóa đơn đến đúng mục tiêu. Việc bao gồm thông tin này cũng giúp đảm bảo thông tin đến đúng người một cách nhanh chóng nếu thông tin đó được gửi qua email hoặc các phương tiện bất thường khác; khách hàng của bạn có thể liên hệ với bạn nếu họ có thắc mắc về hóa đơn của họ; đối với các công ty lớn hơn, hãy cân nhắc đưa thông tin về người xử lý các khoản phải trả để nếu các khoản thanh toán bị trễ, bạn có thể dễ dàng liên hệ với người chịu trách nhiệm thanh toán một cách nhanh chóng.
Khi sử dụng mẫu có thương hiệu, hãy đảm bảo rằng biểu tượng doanh nghiệp của bạn phù hợp với phần còn lại của thiết kế. Điều này có thể mang lại cho hóa đơn của bạn một giao diện nhất quán đồng thời làm cho thương hiệu của bạn có vẻ chân thực và đáng tin cậy. Thêm một ghi chú cá nhân ở dưới cùng có thể thể hiện lòng biết ơn của bạn hoặc cho thấy rằng bạn mong muốn được làm việc cùng nhau một lần nữa trong các dự án trong tương lai.
Bảng giá (https://www.pinterest.com/lizardwijanarko/pricing-table/) trên hóa đơn nên có các cột tiêu chuẩn hiển thị rõ ràng tên sản phẩm, mô tả, số lượng và đơn giá để khách hàng dễ dàng tính toán hơn. Bằng cách cung cấp trước thông tin này và bao gồm cả các cột giảm giá và thuế, việc cung cấp cho khách hàng của bạn các tính toán chính xác sẽ giúp họ tiết kiệm cả thời gian và công sức trong việc ước tính các khoản thanh toán của mình.
Ở đầu bất kỳ hóa đơn nào sẽ xuất hiện tên và logo công ty của bạn để xác định hóa đơn đó là do bạn gửi. Kết hợp ngày cũng giúp tổ chức hồ sơ và theo dõi các giao dịch tương ứng với hóa đơn được gửi; ngoài ra, nếu mỗi giao dịch yêu cầu số hóa đơn riêng thì hãy bao gồm cả số đó.
Tùy thuộc vào dự án hoặc dịch vụ bạn đang cung cấp, các loại hóa đơn khác nhau có thể sẽ cần được tạo và xuất trình để thanh toán. Hóa đơn chiếu lệ đóng vai trò ước tính, hóa đơn tạm thời/định kỳ có thể hữu ích cho các dự án được chia thành nhiều lần và hóa đơn cuối cùng phải báo hiệu việc hoàn tất thanh toán với hướng dẫn thanh toán rõ ràng và ngày đến hạn ước tính; Jobber cung cấp phần mềm lập hóa đơn tự động giúp tự động hóa quy trình này.
