Gmail, Google e-mail dịch vụ, cung cấp 15GB dung lượng lưu trữ rộng rãi cho mỗi tài khoản, bao gồm các email, tệp được lưu trữ trên Google Drivevà thậm chí cả ảnh trong Google Photos. Mặc dù 15GB có vẻ như là một dung lượng lưu trữ đáng kể nhưng thực tế là khi kích thước tệp đính kèm email tăng lên, dung lượng này có thể lấp đầy nhanh hơn dự kiến. Nếu bạn thấy mình sử dụng Gmail thường xuyên, bạn có thể gặp phải vấn đề phổ biến là tích lũy email theo thời gian, thường chọn lưu trữ thay vì xóa chúng.
Nếu bạn lo lắng về dung lượng lưu trữ Gmail của mình, đặc biệt nếu bạn sắp đạt đến giới hạn 15GB thì việc dọn sạch hộp thư đến của bạn là điều cần thiết, bắt đầu từ những email cũ nhất. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách lọc và xóa những email cũ này một cách hiệu quả.
Tại sao phải lọc và xóa email
Khi tạo tài khoản Google, bạn được cấp 15GB dung lượng lưu trữ, dùng chung trên tất cả các dịch vụ của Google. Khi bộ nhớ này đã đầy, Google cho phép bạn tiếp tục nhận email cho đến khi bộ nhớ của bạn đạt 120% dung lượng. Tuy nhiên, bạn sẽ nhận được cảnh báo nhắc bạn giải phóng dung lượng bằng cách xóa email hoặc tệp vì việc vượt quá giới hạn này có thể làm gián đoạn quá trình nhận email của bạn. Khi hộp thư đến của bạn đầy hoàn toàn, tất cả email gửi đến sẽ bị từ chối.
Trong những trường hợp như vậy, bạn có hai tùy chọn: lọc và xóa vĩnh viễn một số email nhất định để giải phóng dung lượng hoặc mua gói đăng ký Google One hàng tháng hoặc hàng năm để mở rộng dung lượng lưu trữ của bạn. Google One cung cấp các gói dung lượng lưu trữ bắt đầu từ 100GB, 200GB và thậm chí 2TB. Các gói này thường phù hợp với người dùng gia đình và các chuyên gia, với mức giá khác nhau tương ứng.
Gói hàng năm của Google One:
- 100GB: €19.99 hàng năm.
- 200GB: €29.99 hàng năm.
- 2TB: 99.99 € hàng năm.
Các gói bắt đầu từ 2TB trở lên thường được thiết kế cho người dùng chuyên nghiệp hoặc cá nhân tham gia vào các hoạt động chụp ảnh hoặc quay video chuyên sâu, cần có bộ nhớ đám mây quy mô lớn. Tuy nhiên, ngay cả khi dung lượng lưu trữ tăng lên, việc quản lý thận trọng email của bạn vẫn rất quan trọng vì dung lượng là hữu hạn.
Lọc email theo độ tuổi
Mặc dù có một số công cụ và ứng dụng của bên thứ ba để hỗ trợ tổ chức email nhưng bản thân Gmail lại cung cấp khả năng tìm kiếm gốc mạnh mẽ. Bạn có thể thực hiện tìm kiếm nâng cao bằng cách sử dụng các lệnh cụ thể để xác định email bạn muốn quản lý và xóa.
Quy tắc “older_than” cho phép bạn xác định vị trí các email cũ hơn một khoảng thời gian được chỉ định. Ví dụ: để hiển thị các email cách đây hơn sáu tháng, bạn sẽ sử dụng lệnh sau:
older_than:6m
Để lọc email theo năm, bạn có thể sử dụng lệnh tương tự với “1y” đại diện cho một năm bằng tiếng Anh. Ví dụ: lệnh sau sẽ truy xuất các email cũ hơn một năm:
older_than:1y
Nếu bạn muốn lọc thêm email theo kích thước tệp đính kèm, bạn có thể sử dụng lệnh “lớn hơn”. Bạn có thể sử dụng nó một cách độc lập để lọc toàn bộ hộp thư đến hoặc kết hợp nó với lệnh “older_than” để tinh chỉnh tìm kiếm của mình. Ví dụ: để lọc các email cũ hơn hai năm và có kích thước lớn hơn 10MB, hãy sử dụng lệnh này:
older_than:2y larger:10M
Lệnh "lớn hơn" đặc biệt hữu ích để lọc email theo kích thước, chẳng hạn như những email vượt quá 10 MB.
Lọc theo kích thước tệp đính kèm
Để lọc cụ thể các email lớn nhất, những email lớn hơn 50 MB, hãy sử dụng lệnh “lớn hơn: 50M”. Điều này sẽ hiển thị tất cả các email đáp ứng tiêu chí kích thước này trong kết quả tìm kiếm.
Khi bạn đã lọc các email bạn muốn xóa, hãy chọn tất cả các thư phù hợp với tiêu chí tìm kiếm của bạn. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách chọn hộp “chọn tất cả” và chọn tùy chọn đánh dấu tất cả các email phù hợp. Sau đó, bạn có thể nhanh chóng chọn tất cả các email có liên quan.
Cuối cùng, nhấp vào nút “thùng rác” để chuyển những email này vào thùng rác. Gmail sẽ giữ chúng trong thùng rác 30 ngày trước khi xóa vĩnh viễn. Nếu bạn muốn xóa chúng ngay lập tức, hãy truy cập vào thư mục thùng rác và làm trống nó. Xin lưu ý rằng quá trình xóa có thể mất chút thời gian nếu bạn có hàng trăm email, vì vậy hãy cân nhắc điều này trước khi kiểm tra dung lượng hộp thư đến còn trống của bạn.
Lọc theo ngày: Trước hoặc Sau
Gmail không chỉ cho phép bạn lọc email theo độ tuổi mà còn chỉ định một ngày cụ thể để lọc email. Bạn có thể truy xuất các email nhận được trước một ngày cụ thể bằng lệnh sau:
before: yyyy/MM/dd
Ví dụ: để xem tất cả email nhận được trước ngày 10 tháng 2016 năm XNUMX, bạn sẽ sử dụng lệnh:
before: 2016/04/10
Để lọc các email nhận được sau một ngày nhất định, hãy sử dụng lệnh “after”:
after: yyyy/MM/dd
Bằng cách kết hợp các lệnh này, bạn có thể lọc email theo ngày và kích thước chính xác, cung cấp cách tiếp cận chi tiết để quản lý hộp thư đến của bạn một cách hiệu quả.
Tải tất cả email xuống PC của bạn
Nếu bạn định cấu hình tài khoản Gmail của mình trong các chương trình quản lý email như Outlook hoặc Thunderbird, bạn có thể xuất tất cả email một cách dễ dàng. Tuy nhiên, Google cung cấp giải pháp gốc không yêu cầu chương trình của bên thứ ba. Để tải xuống tất cả email của bạn, bao gồm cả tệp đính kèm, hãy truy cập trang web Google Takeout và đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn. Tại đây, bạn có thể tải xuống tất cả dữ liệu cá nhân của mình, bao gồm cả nội dung Gmail.
Theo mặc định, tất cả các dịch vụ đều được chọn để tải xuống. Để chỉ tập trung vào việc tải email xuống, hãy nhấp vào “Bỏ chọn tất cả” để bỏ chọn tất cả các sản phẩm.
Điều hướng đến phần “Thư” và chọn nó. Google Takeout sẽ thông báo cho bạn rằng dữ liệu sẽ được tải xuống ở nhiều định dạng khác nhau, bao gồm Mbox cho email và JSON cho cấu hình.
Nếu bạn nhấp vào “Các định dạng khác nhau”, bạn có thể xem các định dạng được hỗ trợ.
Theo mặc định, Google Takeout sẽ tải xuống tất cả email vì hộp “Bao gồm tất cả thư email” được chọn. Điều này có nghĩa là tất cả email sẽ được tải xuống ở định dạng Mbox.
Sau khi tải xuống, bạn có thể xem các tệp Mbox bằng các chương trình email như microsoft Outlook hoặc Mozilla Thunderbird. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Windows Mbox Viewer để xem email một cách có chọn lọc mà không cần nhập tất cả chúng vào máy. Nếu bạn có máy chủ NAS như QNAP, bạn có thể sử dụng các ứng dụng như QMailAgent để tải xuống email từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, giải phóng dung lượng trong hộp thư đến Gmail của bạn.
Kết luận
Gmail cung cấp khả năng tìm kiếm gốc mạnh mẽ, cho phép bạn lọc và quản lý email một cách hiệu quả. Bạn có thể sử dụng các lệnh để lọc email theo độ tuổi, kích thước và ngày tháng, giúp dễ dàng xóa, lưu trữ hoặc phân loại email. Vì Gmail cung cấp 15GB dung lượng miễn phí nên việc quản lý email phù hợp trở nên quan trọng. Nếu bạn cần thêm dung lượng, Google One sẽ cung cấp các gói đăng ký. Bạn cũng có thể tải email của mình xuống PC hoặc máy chủ NAS để lưu trữ lâu dài, giữ cho hộp thư đến Gmail của bạn luôn ngăn nắp và trong giới hạn lưu trữ.