Công chứng là cần thiết để làm cho hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý. Chúng thường được sử dụng trong các giao dịch khác nhau, chẳng hạn như đăng ký thế chấp, tài khoản ngân hàng, chứng thư và tài liệu việc làm. Các thị trường toàn cầu của chữ ký điện tử (e-signature) được dự báo sẽ tăng với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) 26.6% từ năm 2021 đến năm 2030. Hơn nữa, vào năm 2030, dự kiến sẽ đạt doanh thu 12.7 triệu USD.
Công chứng viên là những cá nhân được nhà nước ủy quyền chứng thực các tài liệu, xác lập danh tính của các bên ký kết và đảm bảo tất cả các bên hiểu các điều khoản thỏa thuận. Trước đây, công chứng viên cần sự hiện diện của cả hai bên và đôi khi là nhân chứng, tùy thuộc vào hồ sơ được đề cập.
Nhưng với quá trình số hóa, việc ký các biểu mẫu và tài liệu điện tử đã trở nên thuận tiện hơn, vì các bên có thể đóng dấu chữ ký điện tử để củng cố một thỏa thuận.
Và điều này mang đến một câu hỏi quan trọng: Chữ ký điện tử có thể được công chứng không? Đọc để tìm hiểu.
Chữ ký điện tử là gì?
Chữ ký điện tử là sự thể hiện bằng máy tính về thỏa thuận của một cá nhân đối với một tài liệu, chẳng hạn như hợp đồng. Trong những trường hợp như vậy, một bên có thể sử dụng Trình chỉnh sửa PDF đính kèm hình ảnh chữ ký của họ để xác nhận đồng ý với các điều khoản hợp đồng.
Nếu bạn không phải là dân kỹ thuật, hãy tìm hiểu thêm về cách tạo và gửi chữ ký điện tử hoặc nộp tài liệu điện tử, trong số nhiều tài nguyên hữu ích miễn phí khác, bằng cách nhấp vào các video trong kênh này: https://www.youtube.com/c/FoxitSoftwareInc/.
Chữ ký điện tử có an toàn không?
Chữ ký điện tử thường được sử dụng thay thế cho chữ ký điện tử, một tập hợp con của chữ ký điện tử có mức độ bảo mật cao hơn, bao gồm mã hóa dựa trên cơ sở hạ tầng khóa công khai và các tính năng theo dõi kiểm toán.
Ví dụ: một công ty có thể sử dụng chữ ký điện tử Loại 1 hoặc chữ ký điện tử có tính bảo mật thoải mái nhất, trong nội bộ cho các quy trình liên quan đến nguồn nhân lực, chẳng hạn như áp dụng và phê duyệt các giấy phép hoặc bản ghi nhớ có trả tiền. Trong khi đó, Nhóm 2 và 3 được yêu cầu đối với các giao dịch pháp lý, chăm sóc sức khỏe, ngân hàng và các giao dịch khác có rủi ro từ trung bình đến cao xâm phạm danh tính của người ký.
Vì vậy, một câu trả lời nhanh chóng cho câu hỏi là có. Chữ ký điện tử có thể được công chứng ở hầu hết các quốc gia dựa trên các khuôn khổ pháp lý dưới đây.
Những gì làm cho chữ ký điện tử có ràng buộc về mặt pháp lý?
Tại Hoa Kỳ (US), các quy tắc của liên bang và tiểu bang đã cho phép chữ ký điện tử trong các giao dịch khác nhau. Đạo luật thống nhất về giao dịch điện tử (UETA) và Chữ ký điện tử trong Đạo luật thương mại toàn cầu và quốc gia (Đạo luật E-SIGN), được ký vào năm 1999 và 2000, là luật của Hoa Kỳ công nhận chữ ký điện tử có giá trị như chữ ký thủ công. Các quy định này cho phép các bên tham gia ký kết các thỏa thuận và hợp đồng điện tử nếu họ đồng ý.
Đạo luật E-SIGN tập trung vào các giao dịch thương mại bao gồm bán hàng giữa các tiểu bang và nước ngoài. Trong khi đó, UETA nhằm mục đích tăng cường giao dịch thương mại và giao dịch của chính phủ bằng cách công nhận việc sử dụng hồ sơ kỹ thuật số và chữ ký, khuyến khích tất cả các bang thích ứng với các luật gắn kết liên quan đến giao dịch điện tử. Các bang của Hoa Kỳ đã thông qua UETA ngoại trừ New York, mặc dù luật pháp địa phương công nhận chữ ký điện tử là ràng buộc về mặt pháp lý.
Liên minh Châu Âu (EU), thông qua Chỉ thị Chữ ký Điện tử năm 1999, cũng công nhận rằng chữ ký điện tử có hiệu lực pháp lý trong các giao dịch cụ thể. Luật, đã được thay thế vào năm 2016 bằng Dịch vụ Tin cậy và Xác thực Nhận dạng Điện tử, hoặc eIDAS, đã bổ sung một số quy định về việc sử dụng chữ ký số để giao dịch kinh doanh trực tuyến an toàn hơn.
Tuy nhiên, E-SIGN và UETA không áp dụng khi thực hiện các văn bản pháp lý như di chúc và ủy thác. Các yêu cầu điện tử khác phải kèm theo chữ ký điện tử trước khi được công chứng.
Sử dụng chữ ký điện tử trong công chứng trực tuyến như thế nào?
Theo American Bar Association, công chứng viên có thể thực hiện công chứng trực tuyến theo ba cách chính. Phương thức đầu tiên là công chứng điện tử trực tiếp, không khác gì so với thủ tục truyền thống ngoại trừ việc các bên ký điện tử thay vì sử dụng giấy bút.
Một quy trình khác được gọi là công chứng chữ ký bằng mực từ xa, được thực hiện từ xa thông qua các nền tảng trực tuyến nhưng với chữ ký được dán vào bản sao vật lý của tài liệu. Bên sẽ phải gửi giấy đến công chứng viên, người xác nhận nó và gửi hồ sơ cho bên kia. Cuối cùng, phương pháp công chứng trực tuyến từ xa liên quan đến chữ ký điện tử, xác thực danh tính và các thiết bị âm thanh-video trực tuyến.
Thủ tục này được cho phép hoàn toàn hoặc một phần ở hầu hết các khu vực pháp lý của Hoa Kỳ ngoại trừ Washington, DC, California, Nam Carolina và Louisiana.
Những loại văn bản nào có chữ ký điện tử có thể được công chứng?
Trước ký tài liệu điện tử và xem xét một giao dịch có hiệu lực pháp lý, người ta phải xác nhận xem nhà nước có cho phép công chứng chữ ký điện tử hay không.
Hầu hết các tài liệu cá nhân và doanh nghiệp có chữ ký điện tử đều có giá trị pháp lý, chẳng hạn như hợp đồng lao động và mua bán, thỏa thuận dịch vụ, giao dịch ngân hàng, đơn và yêu cầu bảo hiểm, ...
Mặt khác, công chứng viên sẽ không đóng dấu vào các tài liệu được ký điện tử yêu cầu xác minh thêm hoặc liên quan đến các ngành được quản lý cao như chăm sóc sức khỏe và luật pháp, như được xác định trong Đạo luật E-SIGN. Những hồ sơ này bao gồm di chúc, ủy thác, giấy ly hôn và nhận con nuôi, tài liệu và lệnh chính thức của tòa án, thông báo hoặc lệnh mua nhà, chấm dứt hợp đồng bảo hiểm, thu hồi sản phẩm, xử lý hoặc vận chuyển vật liệu nguy hiểm và một số trường hợp miễn trừ theo Bộ luật thương mại thống nhất.
kết thúc suy nghĩ
Bên cạnh Hoa Kỳ và EU, một số quốc gia tiến bộ trên toàn thế giới đã công nhận việc sử dụng chữ ký điện tử trong một số giao dịch cá nhân và kinh doanh. Trong những trường hợp có thể cho phép như vậy, chúng có giá trị như chữ ký vật lý hoặc chữ ký sử dụng mực và giấy, khiến chúng trở nên ràng buộc về mặt pháp lý.
Tuy nhiên, không phải tất cả các giao dịch đều được chấp nhận và mỗi vùng lãnh thổ có những miễn trừ đối với khả năng áp dụng của chúng. Nếu không chắc chắn, hãy kiểm tra luật pháp địa phương hoặc hỏi một chuyên gia pháp lý để đảm bảo.
