Khi nói đến việc lập kế hoạch cho một sự kiện trực tiếp, có rất nhiều điều cần xem xét. Bạn phải đảm bảo rằng địa điểm hoàn hảo cho những người tham dự, có đủ ghế cho mọi người và mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch vào chính ngày diễn ra sự kiện. Tuy nhiên, khi bạn đã hoàn thành việc lên kế hoạch cho mọi thứ và hoàn thành tất cả các chi tiết này, bạn sẽ có thể hít một hơi thật sâu và tận hưởng chính mình!
Mẹo 1: Lên kế hoạch cho sự kiện của bạn như thể nó sẽ diễn ra trực tiếp
Trước hết, bạn nên lên kế hoạch cho sự kiện của mình như thể nó sẽ được trực tiếp. Đây là một trong những sai lầm phổ biến nhất mà mọi người mắc phải khi lên kế hoạch cho một sự kiện. Họ cho rằng vì họ sẽ không ở đó nên không cần phải lên kế hoạch gì.
Hãy thử sử dụng bảng trắng hoặc một số phương tiện trực quan khác để giúp bạn sắp xếp tất cả những suy nghĩ của mình thành một lịch trình mạch lạc. Điều quan trọng là phải bao gồm mọi thứ—nhưng không nhất thiết phải theo thứ tự quan trọng! Ví dụ:
- Chương trình nghị sự của bạn (chính xác thì bạn sẽ làm gì?)
- Danh sách những người sẽ thuyết trình/mỗi bài thuyết trình sẽ kéo dài bao lâu và những chủ đề nào sẽ được đề cập
(Lưu ý: Bạn không cần phải bao gồm những thứ như “Tôi sẽ thuyết trình về cách làm xúc xích”. Điều đó là hiển nhiên.)
Mẹo 2: Đặt ngày và giờ
Bạn sẽ muốn đặt ngày giờ cho sự kiện thuận tiện cho cả bạn và đối tượng mục tiêu của mình. Nếu bạn đang tổ chức một buổi hội thảo về cách tốt nhất để chuẩn bị cho việc nghỉ hưu, thì có thể không khôn ngoan nếu tổ chức nó vào cùng ngày với một hội nghị tập trung vào kế hoạch nghỉ hưu.
Tương tự như vậy, nếu bạn đang tổ chức một sự kiện kết nối vào buổi tối, trong đó mọi người có thể gặp gỡ nhau qua đồ uống, hãy chọn thời điểm không có nhiều sự kiện khác trên lịch có thể cạnh tranh với lịch của bạn—chẳng hạn như trong giờ ăn trưa hoặc sau giờ làm việc. Mặt khác, nếu mục tiêu của bạn chỉ là thu hút thêm nhiều người tham gia vào công ty hoặc tổ chức của bạn mà không ảnh hưởng quá nhiều đến cuộc sống cá nhân của họ (ví dụ: cuộc sống gia đình), thì hãy cân nhắc sắp xếp một cuộc họp vào sáng sớm trước giờ làm việc để họ có thể tham dự mà không cần phải lo lắng về việc thiếu nhiều ở tất cả!
Mẹo 3: Tạo Dòng thời gian bằng cách bắt đầu với các Cột mốc quan trọng và sau đó điền vào các chi tiết nhỏ hơn
Khi bạn đã tạo các cột mốc quan trọng của mình, đã đến lúc điền vào các chi tiết nhỏ hơn. Hãy xem lịch của bạn và bắt đầu điền vào tất cả các nhiệm vụ nhỏ cần hoàn thành.
Ví dụ: nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện bao gồm các buổi nói chuyện, hội thảo và trình diễn trong 5 ngày liên tục, hãy chia nhỏ những ngày đó như sau:
Ngày 1: Đón tiếp (3 giờ), sau đó là bữa tối (2 giờ), sau đó là phần trình bày của các diễn giả và nhóm chuyên gia (5 giờ).
Ngày 2: Buổi sáng sẽ dành cho hội thảo và trình diễn; sau bữa trưa, chúng tôi sẽ có nhiều cuộc nói chuyện hơn từ các nhà lãnh đạo trong ngành trước khi nghỉ ăn tối (2 giờ).
Mẹo 4: Khi lập kế hoạch ngân sách, hãy phân bổ ngân sách cho diễn giả, địa điểm và bất kỳ hoạt động giải trí nào mà bạn đã lên kế hoạch
Khi lập kế hoạch ngân sách cho sự kiện của bạn, có ba điều bạn nên phân bổ ngân sách cho: diễn giả, địa điểm và giải trí.
- Diễn giả: Chất lượng của diễn giả tại sự kiện của bạn sẽ quyết định hoặc phá vỡ nó. Vì vậy, bạn nên phân bổ bao nhiêu cho mỗi loa? Chúng tôi đề xuất 500 đô la cho mỗi bài phát biểu dài một giờ và 500 đô la cho mỗi bài phát biểu 30 phút. Đó không nhất thiết là mức phí mà mọi khách sẽ phải trả—họ có thể phải trả một khoản phí cố định hoặc một số cấu trúc giá khác—nhưng đây là số tiền giúp bạn có thể thương lượng nếu họ yêu cầu ít thời gian hơn mức cần thiết trong khi vẫn thanh toán công bằng cho họ. Bạn không muốn tiết kiệm tiền cho những diễn giả đầy động lực bằng cách cắt giảm lương của họ!
- Địa điểm: Bạn cũng cần phải quyết định nơi bạn sẽ tổ chức sự kiện; cho dù đó là ở nhà của ai đó hay tại một phòng trưng bày nghệ thuật, chi phí địa điểm có thể tăng lên nhanh chóng tùy thuộc vào những tiện nghi được yêu cầu (ví dụ: nếu không có bất kỳ chiếc ghế nào tại địa điểm). Chúng tôi khuyên bạn nên phân bổ khoảng 100 USD/khách cho chi phí ăn uống (bao gồm cả món khai vị) và 100 USD/khách khác cho chi phí rượu (bao gồm cả bia). Điều này có nghĩa là nếu có 100 khách tham dự muốn cả món khai vị và đồ uống trong khi phục vụ bữa tối thì chỉ riêng hai món đó có thể có giá gần nhau đến mức một người có thể chi hơn một nửa tiền lương của mình để chỉ thử hai món đó! Tất nhiên hầu hết mọi người sẽ không tiêu hết tiền của họ chỉ vào hai hoạt động đó nhưng chúng tôi nghĩ rằng điều này sẽ đưa ra ngữ cảnh thay vì chỉ nói “phân bổ đủ tiền để không ai bị đói”.
Mẹo 5: Suy nghĩ về các cách để làm cho sự kiện của bạn khác biệt với những sự kiện khác trong ngành của bạn
A cách tốt để bắt đầu động não ý tưởng là suy nghĩ về những gì làm cho sự kiện của bạn trở nên độc đáo. Ví dụ: có sự kiện nào khác trong ngành của bạn sẽ diễn ra cùng thời điểm với sự kiện của bạn không? Nếu vậy, làm thế nào bạn có thể phân biệt mình với họ và làm cho bạn nổi bật?
Hãy suy nghĩ về những gì phân biệt sự kiện của bạn với những người khác trong ngành. Đó có phải là một loại diễn giả hoặc chủ đề mới? Một địa điểm mới? Một yếu tố tương tác dành riêng cho tổ chức của bạn, chẳng hạn như ứng dụng hoặc trang web nơi người dùng có thể nhận thêm thông tin về sự kiện hoặc gửi câu hỏi trong khi thuyết trình (tôi sẽ nói thêm về điều này sau).
Mẹo 6: Lập kế hoạch bao gồm một số thời gian ngừng hoạt động để những người tham dự có thể kết nối với nhau
Những người được mời nên có thời gian trò chuyện với nhau và bạn nên khuyến khích họ làm như vậy. Nếu sự kiện của bạn là một sự kiện trang trọng, hãy đảm bảo có những khu vực dành riêng để người tham dự có thể hòa nhập và kết nối mạng một cách tự do. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện ít trang trọng hơn, hãy cân nhắc đưa vào một số khoảng thời gian nghỉ giải lao giữa các phiên để mọi người có thể trò chuyện với đồng nghiệp của họ trong thời gian này.
Có nhiều cách để giúp những người tham dự của bạn tận dụng tối đa cơ hội kết nối mạng này:
- Cung cấp huy hiệu tên hoặc thẻ tên khi nhận phòng cho mỗi người tham dự. Đảm bảo rằng chúng bao gồm tên, chức danh (hoặc vị trí), tên công ty và logo của các công ty được đại diện bởi những người tham dự tại (các) bàn hội nghị. Điều này giúp những người tham dự nhớ tên dễ dàng và mang lại cho họ điều gì đó thú vị để nói khi họ gặp gỡ những người mới trong bữa ăn hoặc những giờ giải lao khác trong suốt ngày hội nghị.* Cung cấp cho mỗi người tham dự một gói thông tin chứa tất cả các chi tiết liên quan về bản thân bạn và tổ chức của bạn; bao gồm thông tin liên hệ để những người tham dự có thể liên hệ sau khi trở về nhà từ sự kiện của bạn nếu cần. * Hãy nói rõ rằng sẽ có nhiều cơ hội để kết nối thân mật trong suốt cả ngày; khuyến khích người tham gia không chỉ trên sân khấu mà còn xung quanh bàn trong bữa ăn hoặc giờ giải lao để mọi người có nhiều thời gian trò chuyện với nhau
Mẹo 7: Xây dựng thương hiệu là quan trọng
Xây dựng thương hiệu rất quan trọng nếu bạn muốn nổi bật so với các đối thủ cạnh tranh cũng như tạo cho sự kiện của bạn một bản sắc độc đáo của riêng nó. Việc xây dựng thương hiệu có thể được thực hiện theo nhiều cách, bao gồm thông qua logo, màu sắc và phông chữ.
Khi quyết định xây dựng thương hiệu phù hợp cho sự kiện của bạn, hãy nghĩ về loại thông điệp bạn muốn gửi đi (vui vẻ? Trang trọng? Thân thiện?). Thực hiện một số nghiên cứu về các sự kiện khác có chủ đề hoặc phong cách tương tự với sự kiện của bạn và xem chúng đã làm gì khác với những sự kiện khác. Ví dụ: nếu có nhiều hội nghị được tổ chức tại cùng một thành phố trong cùng một tuần; cái nào thu hút sự chú ý của bạn? Tại sao vậy?
Mẹo 8: Cho mọi người biết về sự kiện của bạn trên mạng xã hội
Một cách tuyệt vời khác để thông báo về sự kiện của bạn là thông qua phương tiện truyền thông xã hội. Phương tiện truyền thông xã hội là một cách tuyệt vời để tiếp cận đối tượng của bạn và hoàn toàn miễn phí!
Bạn có thể sử dụng thẻ bắt đầu bằng # để giúp mọi người tìm thấy sự kiện của bạn, nhưng hãy chắc chắn rằng bạn đang sử dụng chúng theo cách phù hợp với thương hiệu và cá tính của bạn. Nếu bạn không muốn sử dụng thẻ bắt đầu bằng #, chỉ cần thêm liên kết đến trang web của bạn hoặc Facebook trang nơi mọi người có thể đăng ký tham gia sự kiện sẽ hoạt động tốt.
Mẹo 9: Đặt câu hỏi về cách giải quyết vấn đề trước khi cam kết bất cứ điều gì
Cách tốt nhất để tránh vấn đề này là đặt câu hỏi về cách giải quyết những vấn đề này trước khi cam kết bất cứ điều gì. Đặt câu hỏi về những vấn đề mà bạn thấy quan trọng nhất, chẳng hạn như “Làm cách nào để đảm bảo mọi người biết họ có thể lấy thức ăn ở đâu?” hoặc “Làm cách nào để theo dõi những người đến và đi?” Bạn cũng có thể muốn hỏi về những vấn đề mà bạn cảm thấy khó khăn nhất, chẳng hạn như “Điều gì sẽ xảy ra nếu trời mưa?” hoặc “Điều gì xảy ra nếu ai đó làm đổ đồ uống của họ lên thảm của tôi?” Và đừng quên những câu gây nhầm lẫn dù không hẳn là có vấn đề, như “Tại sao ai cũng có bảng tên riêng mà chỉ có một số người đeo dây buộc quanh cổ? Đó có phải là những huy hiệu đặc biệt dành cho VIP hay gì đó không?”
Mẹo 10: Sử dụng Nền tảng quản lý sự kiện
Bạn đã hoàn thành tất cả các công việc cần thiết, bạn đã lên kế hoạch cho sự kiện và bạn có một chương trình tuyệt vời. Bây giờ là lúc để bán vé, quản lý RSVP và thu thập e-mail địa chỉ. Nếu bạn đang sử dụng một quản lý sự kiện công cụ như Eventtia cho sự kiện trực tiếp của bạn (và bạn thực sự nên như vậy), nó sẽ giúp việc bán vé dễ dàng hơn nhiều! Bạn có thể tạo một trang đích có tất cả thông tin cần thiết về sự kiện bao gồm liên kết đăng ký, thông tin về giá và bất kỳ chi tiết quan trọng nào khác. Nền tảng này cũng cho phép người tham dự tự nhận huy hiệu của họ khi đăng ký thay vì nhờ người phục vụ làm việc đó cho họ—điều này giúp mọi người tham gia dễ dàng hơn nhiều! Chỉ cần nhớ không liệt kê bản thân bạn là đã bán hết trừ khi không có cơ hội nào để người khác có thể đăng ký sau bạn.*
Kết luận
Nếu bạn đang muốn tổ chức một sự kiện trực tiếp, hãy ghi nhớ những lời khuyên này. Hãy nhớ rằng điều quan trọng là phải trung thực với bản thân về điểm mạnh và điểm yếu của chính mình—và sau đó sử dụng chúng để làm lợi thế cho bạn!
