Çevrimiçi faks, internet faksı veya e-faks olarak da bilinir. Standart telefon bağlantısı ve faks makinesi yerine. Çevrimiçi faks, temel olarak faks göndermek ve almak için interneti kullanır.
Çevrimiçi fakslar genellikle gizli bilgiler içerir, ancak ne yazık ki diğer iletişim biçimlerinin çoğu gibi, oradaki birçok siber tehditten her zaman %100 güvenli değildirler.
Çevrimiçi faksların güvenliğini sağlamak için, mümkün olan en güvenli şekilde sürekli bir faks gönderme ve alma süreci uygulamalısınız. Faks belgelerinizin güvenliğini artırmak istiyorsanız, eFax çevrimiçi faks hizmeti sağlayıcı, gizlilikle ilgili aşağıdaki güvenlik özellikleriyle birlikte gelmelidir.
Çevrimiçi faks yoluyla aktarılan belgelerinizi güvence altına almanın bazı yolları şunlardır:
1. Gizlilik Artırıcı Teknolojiler
Genel bir kural olarak, kişisel verilerin faksla iletilmesi asla teşvik edilmez. Ancak çevrimiçi faksın başlamasıyla, kişisel belgeler artık bazı gelişmiş güvenliklerle korunabilir.
Bununla, faks alıcısı faksları posta kutusuna doğrudan almaz, ancak maksimum güvenlik için gelen faksları şifrelenir ve güvenli bir siteye kaydedilir. Belgeler daha sonra son derece gizli bir şekilde indirilebilir.
2. Üçüncü Taraf Çevrimiçi Depolama
Çevrimiçi faksınızı korumak için güvenli bir çevrimiçi depolama platformu da kullanabilirsiniz. Üçüncü taraf depolama platformlarının kullanılması, siber saldırılara karşı gelişmiş güvenlik avantajına sahiptir.
Kişisel e-postanız veya bilgisayarınız, bilgisayar korsanlarını belgelerinizden uzak tutmak için her zaman profesyonel siber güvenliğe sahip olmayabilir. Bazı çevrimiçi depolama tesisleri, fakslarınıza kolay erişim avantajına da sahiptir.
3. Elektronik İmzalar
kullanma elektronik imzalar fakslanan belgelerinize yetkisiz erişim riskini azaltmanın bir yoludur. Çevrimiçi faks sağlayıcınız tarafından sunulan çeşitli imzalama seçenekleri arasından seçim yapabilirsiniz.
Parmağınızı mobil cihazınızda kaydırarak veya kayıtlı bir imzayı faks belgenize sürükleyerek faksları imzalamayı seçebilirsiniz. Bunların hepsi birkaç saniye içinde çevrimiçi olarak yapılabilir.
4. SSL Şifrelemesi
Çevrimiçi faks sağlayıcınızın yüksek kaliteli bir Güvenli Yuva Katmanı (SSL) varsa, belgeleriniz ancak şifrelendikten sonra iletilecektir. Şifreleme, gelişmiş şifreleme ile korunan güvenli bir tünel içerir. Bu, cihazınızdan faks sağlayıcınızın sunucularına aktarım sırasında belgenizin güvende ve güvende tutulduğu anlamına gelir.
5. Güvenli Bulut Depolama
Faks sağlayıcınızın bulut depolamasını kullanmak, tüm hassas belgelerinizi istila endişesi duymadan depolamak anlamına gelir. Bulut depolama tesisi, her zaman erişim için her zaman hazır olmalıdır.
6. Güvenli Web Bağlantısı
Herhangi bir faks belgesi göndermeden önce, kullandığınız servis sağlayıcının yasal olduğundan ve güvenli ve güvenli bir bağlantısı olduğundan emin olmalısınız. Bu raporu, sadece güvenlik bilgilerini kontrol ederek alabilirsiniz.
Sağlayıcı bir web arayüzü sunuyorsa, bunun güvenli bir bağlantı olduğundan emin olun. Faksınızı sunucularına gönderirken tüm kimlik bilgileriniz ve kişisel bilgileriniz gizli olmalıdır.
7. Gizlilik Politikasını Okuyun
Faks servis sağlayıcınız tarafından toplanan bilgilerden endişe ediyorsanız, onların gizlilik politikalarını okuyarak stresinizi azaltabilirsiniz. Gizlilik politikalarını bilmek, belgeleri ve diğer özel bilgileri nasıl ele aldıklarını tam olarak anlamanıza yardımcı olabilir.
8. Yazılı Politikalar Oluşturun
Çoğunlukla, faks yoluyla gönderilen belgelerin güvenliği, yeterli prosedür ve politikaların oluşturulmasına ve uygulanmasına bağlıdır. Yazılı politikalar ve prosedürler oluşturmak, kuruluşunuzun ister geleneksel ister çevrimiçi faks olsun, faks güvenliğine olan bağlılığını güçlendirecektir.
Yazılı bir faks politikası da siz ve personeliniz için faydalı bir referans olacaktır. Politika, alınacak veya gönderilecek faks belgelerinin nasıl ele alınması gerektiği ve bu belgelerin nasıl saklanacağı da dahil olmak üzere bazı yararlı yönergeler içermelidir.
9. Önde Telefon
Eski moda gibi görünse de, faks gönderirken önceden aramanız önerilir. Faks belgelerinizi işlerken hiçbir şeyi şansa bırakmayın.
Bu prosedürün kullanılması, alıcının faksı almaya hazır ve farkında olmasını sağlamaya yardımcı olabilir. Belgenin ulaşmaması durumunda alıcı sizi arayıp bilgi verebilir. Daha sonra çok geç olmadan sorunu çözmeyi deneyebilirsiniz.
Sonuç
Bu önerileri kullanmak, sizin ve kurumunuzun hassas bilgilere istenmeyen erişim sayısını sınırlamanıza yardımcı olabilir. Genel olarak, çevrimiçi faks almak söz konusu olduğunda, saygın bir faks sağlayıcısı kullanıyorsanız belgelerinizin güvende olacağından emin olabilirsiniz.
Aksine geleneksel faks çevrimiçi faks, yalnızca yetkili kullanıcılara faks erişimi sağlar. Veri ihlali olasılığı çok sınırlıdır.