Sanal toplantılar, ortak hedeflere ulaşmak için insanları internet veya dijital ağ üzerinden bir araya getiren etkinliklerdir. Bu toplantılar, özellikle insanların evde kalmaya ve evden çalışmaya zorlandığı pandemi döneminde oldukça popüler hale geldi. Uzun mesafeler, hatta hava durumu ve diğer engelleyiciler nedeniyle birlikte olmak imkansız olduğunda, iş ilişkilerini ve iş sürekliliğini sürdürmek için sanal bir toplantı kullanışlı olur.
Avantajlar
- Sanal toplantılar daha az seyahat masrafına dönüşür. Buluşmak ve iş konuşmak için seyahat ederken ihtiyaç duyacağınız uçuşlardan, yiyeceklerden ve konaklamadan tasarruf edersiniz.
- Sanal bir toplantı, çalışanların farklı konumlarda bulunan iş arkadaşları ve müşterilerle kolayca etkileşim kurmasını sağlar. Samimi yüz yüze etkileşimden yoksun olabilirler, ancak aksi halde odada olmayan önemli insanlar için alan sunarlar.
- Seyahat edemeyenler için bile kapsayıcı işyerleridir. İnternet bağlantısı varsa diğer ülkelerden bile katılabilirler. Mali kısıtlamalar, sağlık sorunları, engelli hareket kabiliyeti ve çocuk bakımı gibi seyahat kısıtlamaları artık ekip entegrasyonunu etkilememektedir.
Sanal toplantılar şüphesiz zaman kazandıran ve çoğu durumda kullanışlıdır, ancak yalnızca başarılı olduklarında. Bir toplantı planlamak, özellikle ilgili tüm tarafların gerektiğinde ve zamanında hazır bulunmasını sağlamak zor olabilir. Bununla birlikte, birkaç adım süreci basitleştirerek başarılı bir toplantı yapma şansınızı artırabilir.
Size sorumluluk verildiyse sanal bir toplantı düzenlemek, aşağıdaki adımları çok ideal bulacaksınız.
-
Uygun platformu seçin
Video Konferans yazılımı seçenekleri çoktur ve ekip için en iyisinin ne olduğunu düşünmelisiniz. En güvenilir olanı seçmek önemlidir, çünkü toplantının ana amacına ulaşacaksanız, hepinizin sorunsuz bir toplantının keyfini çıkarmasını sağlayacaktır. İyi bir platform, güvenli video protokolleri, net video, bozulmamış ses ve yüksek kaliteli bir internet bağlantısı sunacaktır. Katılımcıların, telefonla bağlanması beklenen konumların bağlantısını test etmek için toplantıdan önce oturum açmaları her zaman iyi bir fikirdir. Erken testler, platformla ilgili sorun yaşayan kişiler olması durumunda gerekli değişiklikleri yapmanıza olanak tanır.
-
Toplantı için hazırlanın
Buradaki hazırlık, her şeyin beklendiği gibi çalışmasını ve tüm katılımcıların seçilen platforma erişmesini ve gerçekten nasıl bağlanacağını ve kullanılacağını anlamasını içerir. Herkesi utanç verici anlardan kurtardığı için platformun aşinalığı çok önemlidir. Örneğin, ses için arama yapmak ve kullanılmadığında mikrofonları sessize almak, işitilebilirlik ve minimum parazit için çok önemlidir. Son olarak, gerekirse ekibinize koçluk yapın; başarılı bir toplantı geçirmenizi sağlamak için uzun bir yol kat edecektir.
-
Gündemleri iyi ana hatlarıyla belirtin
Gündemi veya gündemleri hazırlamak, ayrılan toplantı süresine bağlı kalmanızı ve toplantı sırasında önemli olan her şeyi halletmenizi sağlamak açısından önemlidir. Bir programı aşırı yüklemek daha az sonuç verebilir, bu nedenle yalnızca önemli konulara ve bunlarla başa çıkmak için yeterli zamana sahip olduğunuzdan emin olun.
-
Tüm katılımcılara önceden bir önizleme sunun
İnsanlar toplantının ne hakkında olduğunu ve muhtemelen onlardan ne beklendiğini bildiklerinde daha hazırlıklı olma eğilimindedirler. Sanal toplantı için çevrimiçi kayıt kullanıyorsanız, programı buraya ekleyebilir veya tüm önemli ayrıntıları içerecek şekilde hatırlatma e-postalarını özelleştirebilirsiniz. Aynı kişilerle sık sık toplantılar yapmayı planlıyorsanız, genel formatlara bağlı kalmak harika bir fikirdir, böylece ne bekleyeceklerini bilirler ve tam hazırlıklı olarak katılabilirler.
-
Toplantıyı zamanında başlatın
Tüm katılımcılar sanal toplantılara fiziksel toplantılar gibi ciddiyetle yaklaşmalıdır. Bazıları katılmak için geç kalsa bile, başka herhangi bir ortamda yaptığınız gibi toplantıya devam edin. Başlamadaki gecikmeler, zaten çok sayıda insanınız olsa bile, bazılarını seti terk etmeye ve daha sonra geri gelmeye teşvik edecektir. Planlandığı gibi başlayın ve geç kalanların müsait olduklarında katılmasına izin verin.
-
Katılımcıları aktif olarak meşgul edin
Toplantı katılımcılarını meşgul etmek, onların aktif kalmasına ve baştan sona dikkat etmesine yardımcı olur. Kamera kullanımını teşvik edin, böylece herkesin orada olduğundan ve diğer etkinlikler tarafından dikkatinizin dağılmamasından gerçekten dikkat ettiğinizden emin olabilirsiniz. Herkesin toplantının hızına ayak uydurması gerekiyor. Başlarken, onları tanıtmanın bir yolu olarak bir rol görüşmesi yapabilirsiniz. Yardımcı olur çünkü kendilerini bireysel olarak tanıtmak zor olabilir. Sonuçta, kimin kimden sonra konuşması gerektiği konusunda netlik yok. Sonuna kadar herkesi aktif ve meşgul tutmanın ilginç yollarını bulsaydınız yardımcı olurdu.
-
toplantıyı çalıştır
Temel kurallar belirleyerek başlayabilirsiniz. Görgü kuralları, sadece sanal bir toplantı yapıyorsunuz diye canlı toplantılardan farklı olmamalıdır. Katılımcılar arasında gereksiz konuşmalar yapılmamalıdır. Herhangi bir rastgele yanıt için zemini açık bırakmak yerine, yanıt almak istediğiniz kişilerin adlarını arayarak net konuşma süresi verin. Bazı konumlarda bağlantı gecikmeleri yaşanabilir; toplantıyı yürütürken bunu aklınızda bulundurun ve yanıtlar için biraz fazladan zaman tanıyın. Sorular için anlık mesajlaşma özelliklerini veya yerleşik sohbet özelliklerini de dahil edebilirsiniz.
-
toplantıyı kapat
Sanal toplantıyı nasıl kapattığınız, katılımcıların bunun ne kadar değerli olduğunu belirleyebilir. Üzerinde mutabık kalınan tüm görevlerin, zaman çizelgelerinin ve sorumlu kişilerin bir özeti, son kısımda çok önemlidir. Bir sonraki toplantının daha etkili olmasını sağlamanın bir yolu olarak geri bildirim de almalısınız. Katılımcıları da takdir edin ve kurulumdan ayrılmadan önce hepsinin oturumu kapatmasına izin verin.
İyi hazırlanmışsanız ve programı nasıl çalıştıracağınızı tam olarak biliyorsanız, sanal toplantılar fiziksel toplantılar kadar verimlidir. Güven sorunlarınız varsa, diğer katılımcılarla, özellikle de etkilemek isteyebileceğiniz müşterilerle aynı odada olmayacağınızın arkasına saklanabilirsiniz. İlk toplantı düzenleme deneyiminizi kolaylaştırmak ve başarılı kılmak için adımları izleyin.
