E-posta neredeyse herkes için temel bir araç haline geldi. Hepimiz sürekli olarak her türden e-posta almaya alışkınız, bu nedenle gelen kutumuzu düzenli tutmak çok önemlidir. Bu nedenle, gereksiz e-postalardan kurtulmamız çok önemlidir ve bunun için temel olarak iki aracımız vardır: arşivle ve sil . Size ikisi arasındaki farkları anlatıyoruz.
Her iki süreç de farklıdır, ancak her ikisinin de oldukça net bir görevi vardır: gelen kutumuzdaki e-posta sayısını azaltmak. Normalde, bu araçların her birini belirli e-postalar için kullanırız. ama ikisi de eşit derecede geçerli.
E-postaları arşivleme ve silme arasındaki farklar
Daha önce de söylediğimiz gibi, her iki yöntemle de e-postaları gelen kutumuzdan kaldırıyoruz, ancak tamamen farklı bir şekilde. bir arşivleme yaparsak E-posta, arşivlenmiş e-postaların kendi bölümünde kalacaktır. Böylece, posta kayıtlı kalır ve istediğimiz zaman ona başvurabiliriz . Tüm posta servisleri, bu arşivlenmiş e-postaları görüntülemek için aynı sisteme sahip değildir. Örneğin Outlook'un kendi arşivlenmiş e-posta klasörü vardır, ancak bunları Gmail'de görmek için Tüm postalar seçeneğini seçmeliyiz.
Bu sistemin büyük bir dezavantajı var ki, gelen kutusunda olmamasına rağmen bu arşivlenmiş e-postalar yer tüketmeye devam . Çoğu ücretsiz e-posta hizmetinin büyük miktarda alanı yoktur, bu nedenle depolama alanının yakında bitmesini istemiyorsak çok fazla arşivlenmiş e-postaya sahip olmak istemeyiz. Arşivlenmiş çok sayıda e-postanız varsa, bunları indirip bilgisayarınızda saklamanız sizin için uygun olabilir.
Öte yandan, e-postaları silmek söz konusu olduğunda, e-postaları gelen kutusundan da kaldıracağız. Ancak bu sefer silinen e-postalar, kullandığımız hizmete bağlı olarak Çöp Kutusu veya Silinmiş Öğeler olarak bilinen bir klasöre gidecek. Bu anlamda e-postalar içinde yalnızca sınırlı bir süre için saklanacak , ve bu bir kez geçtikten sonra sonsuza dek yok olacaklar.
Çoğu e-posta hizmetinin bir son teslim tarihi vardır. 30 gün e-postaları tamamen silmek ve dediğimiz gibi, bu süre geçtikten sonra onları hiçbir şekilde kurtaramayız. Google Workspace gibi silinen bu e-postaları sonsuza kadar kurtarmanıza izin veren bazı hizmetler var, ancak ne yazık ki ücretli bir hizmettir ve yalnızca yöneticisi e-postaları kurtarabilir.
Yani, hangisi daha iyi?
Gelen kutumuzdan e-postaları kaldırmak için bu yöntemlerin her birinin sürecinin nasıl olduğunu görmek, arşivlemenin en iyisi olduğunu düşünebilir, ancak hiçbir şey gerçeğin ötesinde değildir. İstemediğimiz tüm e-postaları arşivlemeye karar verirsek, posta servisimizde hızla yer kalmaz ve ayrıca, bu arada e-postaları bulmak çok daha zor olacak .
Öte yandan, e-postaları silmek, e-postamızda yer tasarrufu sağlayabilecek kesin bir çözümdür. Ayrıca, e-postaları çöp kutusuna göndersek bile, bir hata yapmamız durumunda onları kurtarmak için oldukça uzun bir süremiz olacak. Şimdi, bu süre oldukça geniş olmasına rağmen, bir kez bittiğinde, e-postaları sonsuza kadar kaybedeceğiz .
Hangisi daha iyi? Yapabileceğimiz en ilginç şey, yalnızca ihtiyaç duyacağımızdan emin olduğumuz e-postaları arşivle ve diğerlerini gelen kutumuzdan silin.
