De senaste månaderna har inneburit många förändringar. En av dem har att göra med våra arbetsaktiviteter. Telearbete är mer aktuellt än någonsin och det innebär att vi måste vara mycket noggrannare än vanligt när vi hanterar våra uppgifter. Vi hänvisar inte bara till personuppgifter utan också, vi hänvisar till de olika filerna vi hanterar. Det kan vara rapporter, balansräkningar, presentationer och andra ömtåliga dokument. OneDrive från Microsoft är en av de mest pålitliga lösningarna för dokumenthantering. Men vad kan du göra för att dra nytta av OneDrive säkrare?
Denna Microsoft-lösning är en av de mest populära i både affärs- och individuell miljö. Om du är Microsoft-användare kan det utan tvekan enkelt integreras med andra verktyg i Office-paketet. På detta sätt har du en enhetlig, organiserad digital arbetsmiljö och även med möjligheten att automatisera upprepade uppgifter. Även om det finns gratisversioner, har vi det också OneDrive-betalningsplaner som kombineras med Microsoft 365:
- 100 GB OneDrive-lagring endast: 2 € per månad
- Office 365 Personal: 1 TB lagringsutrymme på OneDrive och inkluderar Office för PC och Mac (Word, Excel, PowerPoint och Outlook) till ett pris av € 69 per år eller 7 € per månad.
- Office 365 Home: 6 TB lagringsutrymme på OneDrive och inkluderar Office för PC och Mac (Word, Excel, PowerPoint och Outlook), låter dig lägga till totalt 6 personer till det här kontot, priset är € 99 per år eller € 10 per månad.
Det finns dock vissa säkerhets- och skyddsåtgärder som vi måste tillämpa. Annars kan vi avslöja personuppgifter och allt som är känsligt. Exponering av dessa data resulterar i potentiellt genomförande av ransomware-attacker, provokation av förlust och stöld av data, utöver händelserna av brott mot organisatoriska, lokala, regionala eller internationella regler för efterlevnad.
En mycket viktig detalj att tänka på är att OneDrive är en molnlagringshanteringslösning . Det är inte en lösning som skapar och hanterar säkerhetskopior. Detta är en kritisk åtskillnad som inte borde undkomma våra händer. Så all information som lagras i OneDrive kommer att vara tillgänglig när vi behöver den, men de kommer inte att skyddas alls.
Säkerhetshänsyn för OneDrive
Låt oss börja med en till synes oskyldig handling men en som kan exponera dina personliga filer för oönskade mottagare. Vi hänvisar till delning av filer från själva OneDrive-verktyget. Något som förvirrar användare av denna lösning är vem som kommer att kunna komma åt vissa mappar och filer när de är tillgängliga i molnet.
Så länge du sparar filer i mapparna som motsvarar personliga konton och / eller som ligger utanför "Delade med mig" -mappen, bara du kan synliggöra dem. Om du inte bestämmer dig för att ändra dina integritetsinställningar själv.
Vad betyder det här? Alla användare i organisationen kan inte se innehållet på ditt personliga OneDrive-konto. Den som hanterar Microsoft-konton och tjänster kan dock göra det.
En ofta ställd fråga av många användare är: kan mycket privata och personliga dokument lagras i OneDrive? Svaret är: du kan, men du borde inte göra det.
All dokumentation som innehåller personliga, hälso-, bank-, finansiella och andra uppgifter bör inte finnas i denna lagringslösning. Lyckligtvis har enskilda OneDrive-konton ett avsnitt som heter Personligt valv . Det är som ett kassaskåp som är extremt säkert där du kan hålla dokument med mer känsligt och känsligt innehåll. Så om du har en stor mängd personliga dokument som du behöver digitalisera, kan du välja Personligt valv istället för kontot som motsvarar din arbetsmiljö eller ditt enda personliga konto.
Filerna i den speciella mappen har ytterligare kryptering, dessutom måste verifieringsmekanismer konfigureras för att säkerställa att den person som är ansvarig för dokumenten är den som faktiskt får åtkomst till dem. Du kan välja att skicka en verifieringskod via SMS eller e-mail, ansiktsigenkänning eller fingeravtryck. I händelse av inaktivitet i den här mappen, om du är på mobilen efter 3 minuter, kommer sessionen att stängas, om du kommer från webben kommer den sessionen att stängas efter 20 minuter.
Personal Vault är för närvarande inte tillgängligt för OneDrive for Business.
Ska jag använda OneDrive för säkerhetskopior?
Nej. Det är viktigt att notera att den här lösningen inte skapar eller hanterar säkerhetskopior. Vi får inte heller glömma att det finns viktiga skillnader mellan molnlagring och molnbackup. Även om de har gemensamma punkter, t.ex. användning av hårdvara som finns på distans, är dessa skillnader väsentliga när du väljer en eller annan typ av lösning.
Å ena sidan ger molnlagring dig värd för dina filer som du väljer för snabb och bekväm åtkomst från alla behöriga enheter. Om du är en kontorsperson i olika städer eller länder, eller om du hanterar flera enheter för både personligt och arbete, kommer OneDrive som sådan vara mycket bekvämt för dig. Å andra sidan kan du återställa dina filer om du till exempel raderar någon av dina datorer av misstag. Du kan även få mer lagringsutrymme efter ditt behov.
Återställa filer från en molntjänst är inte detsamma som att återställa filer från en säkerhetskopia. Om du till exempel tar bort en fil som synkroniseras i OneDrive eller om den hamnar i ransomware kommer filen att gå förlorad. På samma sätt, om filerna inte synkroniserades och om kopior helt enkelt laddades upp till molnet, är det praktiskt taget omöjligt att återställa stora volymer filer från en lagringslösning. säkerhetskopiering skapande och hanteringslösningar är utformade för katastrofsituationer där både enskilda användare och företagsanvändare kommer att kunna återställa sina filer från den säkerhetskopia de skapade.
Det finns lösningar som Duplicati (särskilt för enskilda användare) som tillåter hantering av flera säkerhetskopior. Vilket innebär att du kan versionera varje kopia och, i enlighet med fallet, enkelt återställa den kopia du behöver.
Andra åtgärder för säkrare OneDrive-användning
Framför allt på organisatorisk nivå måste även de minsta detaljerna säkerställas för att förhindra exponering och dataläckage. Säkerhet hantering av enheter som används för arbete, särskilt datorer, är mycket viktigt. Som IT måste du se till att alla enheter som finns både inom och utanför kontoret har väsentliga skyddsmekanismer. Vi pratar om brandväggar, antivirus-antimalware och omstart av sessioner om det finns en viss driftstopp.
Å andra sidan, om du har en kontorsåterföringsplan på plats, måste du se till att enheterna upprätthåller överensstämmelsestandarder. Det är viktigt att inte glömma att det faktum att en organisation ger upp en dator för att arbeta hemifrån innebär stora risker. Vi pratar inte om risken för att den blir stulen, skadad eller förlorad. Att arbeta hemifrån inkluderar inte att skapa och konfigurera ett internt nätverk med alla säkerhetsstandarder, liksom på ett kontor. Riskerna är flera och du måste skyddas tillräckligt.
Nämnar säkerhet när du ansluter, måste kollaboratörer utbildas så att de inte ansluter till osäkra nätverk. Dessutom måste vikten av att inte öppna länkar som tycks ha misstänkt ursprung betonas. Så mycket som det verkar vara en pålitlig källa, om du är osäker, bör du kontakta någon från organisationen för att rapportera det. Några sekunder räcker för att all din data ska vara i cyberbrotts händer.
Trots att alla dessa åtgärder i princip innebär en extra ansträngning, bör vi inte lämna dem åt sidan. De stora summan av pengar som tappats på grund av cyberattacker och dataöverträdelsehändelser överskrider lätt miljoner euro. Det råder ingen tvekan om att skadan är stor. Så vi alla, från vår plats, måste använda de goda rutinerna för att hantera våra uppgifter.
