Knep för att bättre hantera ditt DOCX- och XLSX-dokumentbibliotek

Precis som med andra typer av innehåll har musikfiler blivit vanliga på de flesta datorer idag. Faktum är att vi vid många tillfällen hittar hundratals eller till och med tusentals filer av denna typ som motsvarar vår kontorsdokumentbibliotek.

Dessa har blivit den tydliga ersättningen för de otaliga fodralen av cd- eller dvd-skivor från förr med sina filer som vi förvarade som om de vore en skatt. Precis som med pappersböcker erbjuder dess digitala ersättning några intressanta fördelar. Det råder ingen tvekan om att vi bland dessa kan lyfta fram det lilla utrymme de upptar på fysisk nivå, eftersom detta överförs till våra diskenheter. Men vi måste komma ihåg att detta utrymme på hårddiskar är något mycket värdefullt, så vi bör inte slösa bort det.

hantera ditt DOCX- och XLSX-dokumentbibliotek bättre

För att undvika detta är en av de åtgärder som vi kan använda när vi pratar om office-filer att utföra en bra ledning och organisation av dessa. Detta kommer att hjälpa oss vid många tillfällen operation relaterad till dessa textfiler eller kalkylblad. Just allt detta vill vi prata om i samma rader, så vi kommer att ge dig några tips för att hantera ditt eget bibliotek med detta innehåll på bästa sätt.

Skapa mappar och undermappar att organisera

Som vi nämnde tidigare kan vi i det här fallet upptäcka att vi har tusentals oberoende filer som motsvarar våra DOCX- eller XLSX-dokument, till exempel. Tillsammans utgör de alla våra bibliotek detta innehåll, även om det kan vara något oorganiserat. Om vi ​​ska fokusera på Windows operativsystem för att hantera och organisera allt detta innehåll, vilket bättre sätt än att använda mappar och undermappar.

Dessa element kommer att fungera som behållare med sina motsvarande representativa namn . Dessa namn som vi kommenterar kan hänvisa till åren för release, programmet som de tillhör, specifikt format , datatyper etc. Därifrån kan vi skapa undermappar och så vidare för att organisera vårt bibliotek på ett bekvämt sätt. Det är sant att den här uppgiften kan vara lite tråkig, men vi kommer bara att behöva göra det första gången. Därifrån har vi inget annat val än att fylla i dessa avsnitt med våra personliga dokument.

Lägg till och ändra metadata i dokument

Även om vi inte ser dem till en början, måste vi tänka på att dessa office-filer som vi refererar till här, i många fall har sina egna metadata. Detta är en serie dolda data som innehåller värdefull information om själva filen och som också kan vara användbar för din organisation .

Det är därför det finns vissa tredjepartsprogram fokuserat på att hantera denna metadata. Till exempel kan vi använda webbapplikation som heter ExtractMetada som kommer att vara till stor hjälp med dessa Office-dokument och andra format.

Använd externa enheter för ditt bibliotek

Innan vi har pratat om möjligheten att skapa en korrekt datastruktur på dina hårddiskar. Element som de mappar som vi normalt använder på ett system som Windows är viktiga här. Vi har redan sagt att det här kan vara en tråkig uppgift till en början, men när vi väl har organiserat det kommer allt att vara fördelar.

Men om vi samtidigt vill gå ett steg längre i allt som rör organisationen av vårt dokumentbibliotek så kan vi göra det. Med detta vill vi berätta att vi har möjlighet att använda externa USB-enheter. Och vi kommer inte alltid att behöva ha dessa dokument till vårt förfogande. Således kan dessa externa enheter användas som ett effektivt lagringsmedium för att lagra våra kontorsbibliotek .