PDF/A-format: vad är det, funktioner och fördelar jämfört med PDF

Under de senaste åren har användningen av PDF-formatet blivit enormt populärt när det gäller att utföra arbete och hantering av filer av alla slag, även för hantering av officiella dokument. Och är det den här typen av Adobe filer har ökat i popularitet på senare tid och används inom ett stort antal områden, oavsett om det är inhemskt, professionellt eller relaterat till utbildning. Men trots dess popularitet kan vi hitta de filerna i PDF/A formatet är det stora okända.

Det är därför vi idag ska prata om detta något säregna format. Även om det är baserat på de PDF-filer som vi själva känner till, har det också vissa olika aspekter, eftersom de är utformade för att fungera som ett långsiktigt lagringsmedium, så att vi kan spara data i årtionden utan att den skadas.

PDF/A-format

Detta beror på det faktum att även om filerna inte ska ta skada över tid, kan det vara så att vi vid ett visst tillfälle inte har den nödvändiga programvaran för att kunna komma åt deras innehåll, på grund av typen av datalagring av detta typ av filer. Därför, med tanke på dess drift och datahantering som konventionella PDF-filer utför internt, kan det hända oss i framtiden.

Vad är PDF/A-formatet

När vi pratar om PDF/A hänvisar vi till en variant av PDF-formatet, vilket garanterar att ett dokument kan öppnas på samma sätt oavsett vilken programvara vi använder vid alla tillfällen. På så sätt är all information som behövs för att visa dokumentet och dess delar inbäddad på samma sätt i filen, vilket gör det möjligt för våra dokument att vara säkra och tillgängliga på lång sikt. Och det är att den exakta återgivningen av innehållet garanteras i de närmaste 25 åren eller mer , så att vi kan öppna dokumentet under den tiden med oförändrat innehåll.

Dokument i PDF/A-format är helt oberoende. Detta innebär att både dess innehåll, såsom färginformation, text, bilder, ljud, typsnitt och andra element är inbäddad i själva filen , så den kan inte innehålla information från en extern källa. Attribut förbättrar dessa typer av filer som en spelbarhetsfördel. När filer kopieras kommer de att innehålla samma element som originalet, eftersom det inte tillåter efterföljande ändringar eller modifieringar, vilket säkerställer originaliteten hos innehållet.

Den här typen av format stöder inte heller körbart innehåll, URL, transparens, JavaScript och LZW-komprimering till skillnad från traditionella PDF-dokument. Vi kan hitta all information, verktyg och dokumentation från denna länk till dess officiella hemsida .

Vilka typer kan vi hitta

Med tanke på utvecklingen av PDF-formatet de senaste åren har program som kan läsa, skapa eller modifiera dem också fått denna utveckling. Av denna anledning har PDF/A-standarden reviderats med nya nivåer, var och en med olika egenskaper och mål. Därför kan vi hitta tre modaliteter som t.ex PDF / A-1, PDF / A-2 och PDF / A-3 .

Detta betyder inte att ett högre antal innebär en mer avancerad nivå av standarden, varför de nya inte har ersatt den tidigare standarden. Detta beror på att varje nivå är bättre anpassad till filens behov.

Var och en av dessa nivåer innehåller i sin tur två eller tre undernivåer:

  • Undernivå B (grundläggande): är en som uppfyller alla krav och specifikationer i standarden.
  • Undernivå U – Detta är bara grundläggande efterlevnad. Det räknas som ett tilläggskrav att PDF-texterna alltid har sin motsvarighet i Unicode-kodning för att garantera korrekt indexering och läsning av texterna.
  • Undernivå A (tillgängliga): dessa är de som, förutom innehållet B och U, överensstämmer med innehållsstrukturen och är märkta på ett sätt som beskriver både ordningen och hierarkin i läsningen.

Det är därför varje alternativ tar hand om att tillhandahålla olika nivåer av efterlevnad, vilket underlättar bevarandet av olika element i din digitala fil och stöder andra element som effekter och lager.

Fördelar och nackdelar jämfört med PDF

Användningen av PDF / A har några fördelar över de traditionella, för när det gäller att lagra data sparas dessa baserat på officiella begränsningar med avseende på de konventionella. På så sätt kan vi använda den för att spara långsiktig information, dess huvudmål. Så vi kan läsa och förstå dem, även om programvaran ändras.

I händelse av att vi arbetar med en PDF / A-fil istället för det vanliga Adobe-formatet, kommer i allmänhet läsarna av dessa att ange dem, eftersom det ursprungliga utseendet på innehållet kommer att likna det blotta ögat. Det betyder att, i händelse av att det vi behöver är att skapa dokument med alla typer av innehåll, inte bara text, är det populära Adobe-formatet en mycket använd lösning. Men i händelse av att vi behöver filerna för att vara tillgängliga över tid, kommer användningen av PDF / A alltid att vara mer tillrådligt.

Men vi måste också ta hänsyn till dess begränsningar när du använder det, som ett PDF-dokument kan innehålla länkar, knappar, formulärfält, ljud och video. Det kan också innehålla metadata, kommentarer och inbäddade filer. Dessutom låter de dig signera elektroniskt med digitala certifikat och kryptera för att hålla ditt innehåll säkert från tredje part. PDF / A saknar allt detta, så det är viktigt att ta hänsyn till det när du väljer mellan det ena eller det andra.

Konvertera en PDF till PDF / A

Om vi ​​är övertygade och vill konvertera våra PDF-dokument till PDF/A, kan vi använda kraftfull programvara som Nitro Pro, en professionell PDF-hanteringsverktyg för Windows. Om vi ​​vill prova det kan vi ladda ner en gratis testversion från denna länk på dess huvudsida . Det är en komplett applikation med vilken du kan skapa, konvertera, redigera, signera och dela PDF-filer. Bland dess funktioner är möjligheten att konvertera alla PDF-filer till PDF / A 1 och 2.

Nitro Pro har dokument

När det är installerat kör vi det och klickar på knappen "Öppna" för att lägga till ett nytt dokument. När du har laddat, klicka på "Konvertera" fliken och klicka på alternativet Till PDF / A som vi hittar i verktygsfältet. Därefter väljer vi vilken nivå av efterlevnad som vi vill tillämpa (1b, 2b eller 2u). Om dokumentet innehåller bilder kan vi välja PDF / A-2b som garanterar långsiktig visuell bevarande. Då kommer ett fönster upp så att vi kan välja var vi vill spara filen. När detta är gjort kommer konverteringen att behandlas och vi kommer att få ett bekräftelsemeddelande som informerar om konverteringen till det nya formatet, i enlighet med de etablerade standarderna.

Nitro Pro exporterar till PDFA