Hantera Gmails lagringsgräns: Hur man filtrerar och tar bort gamla e-postmeddelanden

Gmail, Googles e-mail tjänsten, ger generösa 15 GB lagringsutrymme per konto, inklusive e-postmeddelanden, filer lagrade på Google Drive, och till och med foton i Google Foto. Även om 15 GB kan verka som en betydande mängd lagringsutrymme, är verkligheten att när e-postbilagor växer i storlek kan detta utrymme fyllas upp snabbare än förväntat. Om du märker att du använder Gmail ofta kan du stöta på det vanliga problemet med att ackumulera e-postmeddelanden med tiden, ofta väljer du att arkivera i stället för att radera dem.

Om du är orolig för ditt Gmail-lagringsutrymme, särskilt om du närmar dig gränsen på 15 GB, är det viktigt att städa upp din inkorg, börja med de äldsta e-postmeddelandena. I den här artikeln kommer vi att visa dig hur du effektivt filtrerar och tar bort dessa åldrande e-postmeddelanden.

gmail

Varför filtrera och ta bort e-postmeddelanden

När du skapar ett Google-konto tilldelas du 15 GB lagringsutrymme, delat mellan alla Google-tjänster. När detta lagringsutrymme är fullt låter Google dig fortsätta att ta emot e-post tills ditt lagringsutrymme når 120 % kapacitet. Du kommer dock att få varningar som uppmanar dig att frigöra utrymme genom att radera e-postmeddelanden eller filer, eftersom överskridande av denna gräns kan störa din e-postmottagning. När din inkorg är helt full kommer alla inkommande e-postmeddelanden att avvisas.

I sådana scenarier har du två alternativ: antingen filtrera och ta bort vissa e-postmeddelanden permanent för att frigöra utrymme eller köp en månads- eller årsprenumeration på Google One för att utöka din lagringskapacitet. Google One erbjuder planer som börjar på 100 GB, 200 GB och till och med 2 TB lagringsutrymme. Dessa planer är vanligtvis lämpliga för hemanvändare och proffs, med priser som varierar därefter.

Google One årsprenumerationer:

  • 100 GB: 19.99 € årligen.
  • 200 GB: 29.99 € årligen.
  • 2TB: 99.99 € årligen.

Planer från 2 TB och uppåt är i allmänhet utformade för professionella användare eller individer som ägnar sig åt omfattande fotograferings- eller videoaktiviteter, vilket kräver storskalig molnlagring. Men även med ökat lagringsutrymme är försiktig hantering av dina e-postmeddelanden fortfarande viktig, eftersom utrymmet är begränsat.

Filtrera e-postmeddelanden efter ålder

Även om det finns flera verktyg och applikationer från tredje part för att hjälpa till med e-postorganisation, erbjuder Gmail i sig kraftfulla inbyggda sökfunktioner. Du kan utföra avancerade sökningar med hjälp av specifika kommandon för att identifiera e-postmeddelanden som du vill hantera och radera.

Regeln "older_than" låter dig hitta e-postmeddelanden som är äldre än en viss period. Till exempel, för att visa e-postmeddelanden som är mer än sex månader gamla, skulle du använda följande kommando:

older_than:6m

För att filtrera e-postmeddelanden efter år kan du använda ett liknande kommando med "1y" som representerar ett år på engelska. Följande kommando kommer till exempel att hämta e-postmeddelanden som är äldre än ett år:

older_than:1y

Om du vill filtrera e-postmeddelanden ytterligare efter storlek på bilagan kan du använda kommandot "larger". Du kan använda den självständigt för att filtrera hela inkorgen eller kombinera den med kommandot "older_than" för att förfina din sökning. Om du till exempel vill filtrera e-postmeddelanden äldre än två år och större än 10 MB använder du det här kommandot:

older_than:2y larger:10M

Kommandot "larger" är särskilt användbart för att filtrera e-postmeddelanden efter storlek, till exempel de som överstiger 10 MB.

Filtrering efter bilagans storlek

För att specifikt filtrera de största e-postmeddelandena, de som är större än 50 MB, använd kommandot "larger:50M". Detta kommer att visa alla e-postmeddelanden som uppfyller detta storlekskriterium i sökresultaten.

När du har filtrerat de e-postmeddelanden du vill radera, välj alla meddelanden som matchar dina sökkriterier. Du kan göra detta genom att markera rutan "Markera alla" och välja alternativet för att markera alla matchande e-postmeddelanden. Därefter kan du snabbt välja alla relevanta e-postmeddelanden.

Klicka slutligen på "papperskorgen"-knappen för att flytta dessa e-postmeddelanden till papperskorgen. Gmail lagrar dem i papperskorgen i 30 dagar innan de raderas permanent. Om du vill ta bort dem direkt, gå till papperskorgen och töm den. Var medveten om att raderingsprocessen kan ta lite tid om du har hundratals e-postmeddelanden, så tänk på detta innan du kontrollerar ditt tillgängliga utrymme i inkorgen.

Filtrering efter datum: före eller efter

Gmail låter dig inte bara filtrera e-postmeddelanden efter ålder utan också att ange ett visst datum från vilket e-postmeddelanden ska filtreras. Du kan hämta e-postmeddelanden som tagits emot före ett visst datum med följande kommando:

before: yyyy/MM/dd

För att till exempel se alla e-postmeddelanden som tagits emot före den 10 april 2016 använder du kommandot:

before: 2016/04/10

För att filtrera e-postmeddelanden som tas emot efter ett visst datum, använd kommandot "efter":

after: yyyy/MM/dd

Genom att kombinera dessa kommandon kan du filtrera e-postmeddelanden efter exakt datum och storlek, vilket ger en detaljerad metod för att hantera din inkorg effektivt.

Ladda ner alla e-postmeddelanden till din dator

Om du konfigurerar ditt Gmail-konto i e-posthanteringsprogram som Outlook eller Thunderbird kan du exportera alla e-postmeddelanden enkelt. Däremot erbjuder Google en inbyggd lösning som inte kräver program från tredje part. För att ladda ner alla dina e-postmeddelanden, inklusive bilagor, besök webbplatsen Google Takeout och logga in med ditt Google-konto. Här kan du ladda ner all din personliga data, inklusive Gmail-innehåll.

Som standard är alla tjänster valda för nedladdning. För att enbart fokusera på att ladda ner e-postmeddelanden, klicka på "Avmarkera alla" för att avmarkera alla produkter.

Navigera till avsnittet "Mail" och välj det. Google Takeout kommer att informera dig om att data kommer att laddas ned i olika format, inklusive Mbox för e-post och JSON för konfigurationer.

Om du klickar på "Olika format" kan du se de format som stöds.

Som standard kommer Google Takeout att ladda ner alla e-postmeddelanden eftersom rutan "Inkludera alla e-postmeddelanden" är markerad. Detta innebär att alla e-postmeddelanden kommer att laddas ner i Mbox-format.

När du har laddat ner kan du visa Mbox-filer med e-postprogram som Microsoft Outlook eller Mozilla Thunderbird. Alternativt kan du använda Windows Mbox Viewer för att se e-postmeddelanden selektivt utan att importera dem alla lokalt. Om du har en NAS-server som QNAP kan du använda applikationer som QMailAgent för att ladda ner e-postmeddelanden från olika leverantörer, vilket frigör utrymme i din Gmail-inkorg.

Slutsats

Gmail erbjuder kraftfulla inbyggda sökfunktioner, så att du kan filtrera och hantera e-postmeddelanden effektivt. Du kan använda kommandon för att filtrera e-postmeddelanden efter ålder, storlek och datum, vilket gör det enkelt att ta bort, arkivera eller kategorisera e-postmeddelanden. Eftersom Gmail ger 15 GB gratis lagringsutrymme blir korrekt e-posthantering avgörande. Om du behöver ytterligare lagringsutrymme erbjuder Google One prenumerationsplaner. Du kan också ladda ner dina e-postmeddelanden till din PC eller NAS-server för långtidslagring, hålla din Gmail-inkorg organiserad och inom lagringsgränserna.