Det är viktigt att upprätthålla säkerhet och integritet när du surfar på Internet eller använder någon onlinetjänst. Detta hjälper oss att förhindra inkräktare på våra konton eller tillgång till personlig information. Låt oss se vad vi kan göra för att ha krypterade dokument i Google Dokument . Det är en mycket använd plattform för att ha textfiler och det är viktigt att de inte är tillgängliga för vem som helst. Vi har flera alternativ för att uppnå detta.
Steg för att ha krypterade dokument i Google Dokument
Målet är att förhindra en eventuell inkräktare från läsa dessa dokument som vi har lagrat. Låt oss till exempel säga att det finns konfidentiell företagsinformation eller personuppgifter som vi inte vill att vi ska avslöja online. För att undvika det kan vi alltid kryptera filerna och på så sätt skydda dem.
Tänk på att Google Dokument har inte ett inbyggt alternativ för att kryptera dessa dokument. Vi kan dock ladda upp dem redan krypterade till plattformen. Vi kan använda externa verktyg för det. Det är en enkel process, som vi kommer att se.
krypteringsverktyg
Det första alternativet vi har för att kryptera Google Docs-filer är att använda krypteringsverktyg. Vi kommer att behöva installera oberoende program och, från vårt team, kryptera de dokument som vi senare kommer att ladda upp till Googles plattform. Det finns olika alternativ.
En av dem är AES Crypt . Det här programmet fungerar väldigt enkelt: vi krypterar filen, laddar upp den till Google Docs och senare måste personen som vill öppna den dekryptera den. Först då kommer du att kunna komma åt innehållet. Vi ska se till att den är helt skyddad och förhindra inkräktare från att komma åt den.
Ett annat liknande alternativ är VeraCrypt . Det är ett av de mest populära programmen. Det är en programvara med öppen källkod som låter dig kryptera dessa filer och sedan ladda upp dem till Google Docs, men också för att kryptera partitioner eller externa enheter. Det är en ganska komplett ansökan som vi kan ta hänsyn till.
Ytterligare ett program som låter dig kryptera Google-dokument är AxCrypt . Den har en AES-kryptering på 128 eller 256 bitar. Alla filer som är skyddade med denna applikation kommer att vara helt skyddade och det kommer att vara omöjligt att komma åt innehållet. Den är designad för integration i molnet, med tjänster som t.ex Google Drive.
Kryptera filen med Word
Denna metod är ännu enklare. Vi kommer inte att behöva installera någon av ovanstående applikationer, utan helt enkelt kryptera filerna direkt från Microsoft Office . Vi kommer att sätta ett lösenord på den filen och sedan laddar vi upp den till Google Dokument och den kommer att skyddas.
Att sätta ett lösenord på ett dokument i Word är enkelt och du behöver bara följa en rad steg. När vi har skrivit dokumentet och vi vill ladda upp det måste vi klicka på Arkiv, Spara som och i fönstret som öppnas, längst ner bredvid Spara, ser vi verktygsalternativet. Klicka på Allmänna alternativ sektion.
Ett nytt fönster öppnas där vi måste ange öppnings- eller skrivlösenordet som vi ska kryptera filen med. Med den nyckeln kommer vi att förhindra alla som hade tillgång till det dokumentet från att öppna det och läsa innehållet inuti.
Vårt råd är att sätta lösenord som är riktigt starka och komplexa. Vi ska aldrig använda grundläggande lösenord, som 123456 (som fortfarande används flitigt), vårt namn, födelsedatum och liknande. Det är viktigt att det är helt slumpmässigt och unikt.
Skydda ditt Drive-konto
Ytterligare ett tips för att hålla dina Google Dokument-filer säkra, även om de inte krypterar dem direkt, är att skydda dina Drive-konto . Det är nödvändigt att undvika inkräktare och för detta kan vi använda ett bra lösenord för att skydda oss, samt använda officiella applikationer.
Med detta ser vi till att alla dokument eller filer i allmänhet som vi har på Drive är säkra. Vi ska undvika inkräktare och att den lagrade informationen kan läcka och hamna i fel händer.
Tips för att lagra innehåll på ett säkert sätt
Utöver att kryptera filer för Google Dokument vill vi ge några allmänna tips för att lagra innehåll på ett säkert sätt. På så sätt kommer vi att förhindra att de är tillgängliga för alla i nätverket i händelse av en läcka eller ett problem. Det spelar ingen roll om vi använder Google Drive eller något annat alternativ.
Använd officiella appar
Det första är att alltid använda program som är officiella . Vi måste ladda ner dem från legitima källor, som garanteras, och undvika alla andra alternativ som kan vara en fara. Detta kommer att ge oss trygghet och undvika problem, förutom att säkerställa att driften blir optimal.
Det är sant att vi ibland kan stöta på applikationer som har några extra funktioner och som kan verka intressanta. Däremot kan de ha skapats för att stjäla data eller vara föråldrade och vara ett problem för vår integritet genom att ha sårbarheter.
Ha utrustningen skyddad
Naturligtvis är det också viktigt att ha enheter ordentligt skyddade . Det är viktigt att ha ett bra antivirus som kan förhindra att hot kommer in. Till exempel Windows Defender, Avast eller Bitdefender är några alternativ som vi kan ta hänsyn till.
Utöver ett antivirus finns det andra verktyg som också kan hjälpa till att skapa en säkerhetsbarriär. Till exempel a brandvägg eller till och med webbläsarplugins. På så sätt blir vi mer skyddade och vi undviker risker som kan innebära läckage av filer i Google Dokument eller någon plattform.
Håll allt uppdaterad
Att ha uppdaterade applikationer och system hjälper till att rätta till många säkerhetsbrister som kan uppstå. Till exempel kan en föråldrad applikation ha en sårbarhet som gör att en angripare kan komma åt filerna vi har lagrat och kunna läsa innehållet.
För att undvika detta bör vi alltid installera alla patchar . Å ena sidan ska vi förbättra säkerheten, men vi ska också ta tillvara på tillgängliga resurser och få det att fungera så bra som möjligt.
Sunt förnuft
Ett tips till är att undvik att göra misstag . Till exempel att ange tredjepartslänkar som kommer till oss via e-post eller sociala nätverk och vi vet inte riktigt om det kan vara en bluff. Kanske loggar vi in på Google Docs från dessa länkar och lämnar över vår data till en cyberbrottsling.
De flesta attacker idag kräver användarinteraktion. Angriparen behöver att vi tar ett steg, gör något. Till exempel att klicka, ladda ner en fil, installera något... Det är viktigt att alltid behålla sunt förnuft och inte göra fel av den här typen.
Allt som allt, genom att följa dessa steg kan du kryptera filer för Google Dokument. Vi har också sett några allmänna råd om att alltid upprätthålla säkerheten när du använder den här typen av plattformar och inte ha några problem som kan äventyra integriteten och tillåta en angripare att komma åt innehållet.
