Hur man signerar Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument digitalt

Den digitala tidsåldern har lämnat efter sig all den där högen med papper på skrivbord, kontor eller offentliga organ att granska och signera. Och det är att under lång tid kan det mesta av pappersarbetet och procedurerna redan skickas i elektroniskt format eller utföras via Internet. I denna mening Microsoft svit är den som erbjuder de mest använda verktygen i åratal av användare för att skapa och dela dokument i elektroniskt format. Därför ska vi visa dig hur man digitalt signerar Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument .

Säkert har vi vid något tillfälle sett behovet av att skicka ett signerat dokument och för detta har vi behövt skriva ut det för att senare signera det och sedan skanna det för att konvertera det till elektroniskt format och slutligen kunna skicka eller dela det. Det finns dock ett enklare sätt att digitalt kunna signera Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument.

signera Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument digitalt

Vad är en digital signatur

I princip, a digital signatur är ett krypterat elektroniskt autentiseringssigill på digital information som t.ex e-mail meddelanden eller elektroniska dokument, oavsett format. Denna signatur bekräftar att informationen den innehåller kommer från undertecknaren och att den inte har ändrats.

För att skapa en digital signatur måste vi ha ett signaturcertifikat, som är det verkliga beviset på identiteten. På detta sätt, när vi skickar ett digitalt signerat dokument, skickas även motsvarande certifikat och dess publika nyckel. Med hänsyn till att certifikaten är utfärdade av en specialiserad utfärdande enhet, är garantierna som erbjuds av en digital signatur äkthet, integritet, certifiering och icke-avvisning.

Nu, den signaturrader i Word och Excel , som är de vi kommer att använda bredvid för att lägga till en signatur till våra dokument, liknar en typisk signaturplatshållare och liknar den vi kan hitta i ett utskrivet dokument. Det fungerar dock annorlunda. När du lägger till en signaturrad till en Office-fil kan författaren ange information om rätt undertecknare eller instruktioner till undertecknaren. När en elektronisk kopia av dokumentet skickas kommer den personen att se signaturraden och ett meddelande som begär sin underskrift, kunna skriva sin egen signatur, välja en handskriven signaturbild eller skriva den direkt om de har en pekskärm eller handskriven inmatning på datorn.

Att lägga till en signaturrad i Word och Excel är ganska enkelt, som vi kommer att visa nedan.

Hur man signerar ett Word- och Excel-dokument

Och det är det Microsoft Office verktyg erbjuder möjligheten att lägga till digitala signaturer till våra dokument, kalkylblad eller presentationer utan problem. Naturligtvis är det först och främst nödvändigt att veta att det är nödvändigt för att skapa en digital signatur att ha en certifikatsignatur , eftersom när ett digitalt signerat dokument skickas skickas dess certifikat och en publik nyckel också för att garantera att dokumentet inte har ändrats efter signaturen.

digitalt tecken

När vi väl har vår signatur kan vi öppna valfri Word- eller Excel-fil och lägga till en digital signatur som garanterar dokumentets äkthet och identifierar dess verkliga författare. För att göra detta är det första vi ska göra att öppna Word-dokumentet eller kalkylbladet som vi vill signera digitalt och gå till Insert menyalternativ för att klicka på Lägg till en signaturrad alternativ inom text sektion.

Vi kommer automatiskt att se hur ett fönster visas där vi måste ange konfigurationen av signaturraden. Där kommer vi att kunna ange namnet på undertecknaren, befattningen, e-postadress och ange om vi vill tillåta undertecknaren att lägga till kommentarer i dialogrutan Signera eller om datumet för underskriften visas online eller inte.

När vi har lagt till signaturraden i dokumentet eller kalkylarket kan vi högerklicka och välja Anmäl alternativ. Det är då vi måste välja bilden som innehåller vår handskrivna signatur och lägga till den på signaturraden. För att avsluta, klicka på Signera så har vi digitalt signerat vårt Word- eller Excel-dokument.

Sammanfattning av steg för att logga in i Windows

Först kommer vi att se hur man infogar en handskriven signatur. I det här fallet behöver vi en skanner eller ta ett foto med vår mobilkamera.

  1. Skriv vår signatur på ett papper.
  2. Skanna eller fotografera papperet och spara det på din dator som en filtyp: .bmp, .gif, .jpg eller .png.
  3. Öppna bildfilen med Word.
  4. Vi kan beskära den i alternativet Bildverktygsformat, i alternativet Beskär.
  5. Högerklicka på bilden och klicka på Spara som bild för att spara bilden som en separat fil.
  6. För att lägga till signaturen i ett dokument Infoga > Bilder.

Om vi ​​vill inkludera texten skriven med tangentbord med den återanvändbara signaturen, är dessa steg som Microsoft föreslår:

  1. Välj bilden och texten som skrivits med tangentbordet.
  2. Gå till Infoga > Snabbdelar.
  3. Klicka på Spara urval till Quick Part Gallery för att öppna Skapa nytt byggblock.
  4. I Namn skriver vi namnet på signaturen.
  5. I Galleri väljer vi Autotext och accepterar.
  6. Slutligen klickar vi på Infoga > Snabbdelar > Autotext.

Osynlig digital signatur i PowerPoint, Word och Excel

Som Microsoft säger till oss, "En osynlig digital signatur, till exempel en synlig digital signaturlinje, garanterar ett dokuments autenticitet, integritet och ursprung." I PowerPoint är alternativet som vi hittar att använda osynliga signaturer , något som vi också kan göra i Word och Excel. För att göra detta öppnar vi någon av de tre Office-applikationerna och går till Arkiv> Information> Skydda dokument . Vi visar alternativen under det alternativet och väljer Lägg till en digital signatur . Slutligen fyller vi i fönstret som dyker upp med typ av åtagande, skäl, detaljer och intyg och klickar på Signera. Dessa typer av signaturer är inte synliga i dokumenten, men de garanterar att de inte har ändrats efter signaturen och deras författare.

Detta är sammanfattningen av stegen:

  1. Klicka på Fil fliken.
  2. Klicka Information .
  3. Klicka Skydda dokument , Skydda arbetsboken , eller Skydda presentationen .
  4. Klicka Lägg till en digital signatur .
  5. Läs meddelandet i Word, Excel eller PowerPoint och klicka sedan OK .
  6. I Anmäl dialogrutan, i Anledning till att underteckna detta dokument rutan, skriv din anledning.
  7. Klicka Anmäl .

Hur man tar bort digitala signaturer

Vid något tillfälle kan vi behöva ta bort de digitala signaturerna som ingår i ett Word- eller Excel-dokument, i så fall är dessa steg att följa:

  • Vi öppnar dokumentet eller kalkylarket som innehåller den synliga signaturen som vi vill ta bort.
  • Högerklicka på signaturraden.
  • Vi väljer alternativet Ta bort signatur.
  • Vi bekräftar att vi vill ta bort den genom att klicka på Ja.

Ta bort osynliga digitala signaturer

I händelse av att vi har osynliga digitala signaturer i Word, Excel eller PowerPoint går det även att enkelt ta bort dem på följande sätt:

  • Vi öppnar dokumentet, kalkylbladet eller presentationen som innehåller den osynliga signaturen som vi vill ta bort.
  • Vi gör i Fil menyalternativ.
  • Därefter väljer vi Information alternativ.
  • Klicka på Se underskrifter .
  • Detta gör att vi kan se dokumentet, kalkylbladet eller presentationen igen, och signaturer panelen kommer att visas.
  • Vi klickar på pil visas bredvid signaturen.
  • Välj Ta bort signatur alternativ.
  • Vi bekräftar att vi vill ta bort den genom att klicka på Ja.