Hur man skapar en databas i Access

Om vi gillar att samla filmer, böcker, skivor, spel eller någon annan produkt vars antal kan bli extremt högt eller om vi vill hantera vår verksamhet och vi inte kan hitta en applikation som uppfyller våra behov, vi behöver inte fortsätta leta längre. Det bästa vi kan göra är att skapa vårt eget datapass med ett av de mest kraftfulla och lättanvända programmen på marknaden som t.ex. Microsoft Tillgång.

Microsoft Access är en av de mindre känd Office-applikationer, ett program som alltid har hamnat under radarn mellan Word, Excel och PowerPoint. Och det har inte gått obemärkt förbi eftersom det är en komplex applikation att använda om vi inte tidigare har arbetat med databaser, vilket det är, utan för att dess funktion, att skapa databaser, inte är särskilt efterfrågad. Innan vi visar hur vi kan skapa en databas måste vi vara tydliga med en rad grundläggande begrepp.

Få tillgång till grunderna

Som jag kommenterade i början av denna handledning, om vi inte har kunskap om Access eller databaser, kan det vara frustrerande att fördjupa sig i Access utan en grund som gör att vi kan veta vad var och en av funktionerna och elementen som ingår i den är till för. från en databas.

Begreppen som vi måste känna till i Access är följande.

register . En post i Access är den minsta informationsenhet som kan utgöras av olika data och värden.
fält . Ett fält i Access är namnet på den data som vi vill införa för att känna igen den utan att komma åt innehållet i tabellen. Om vi vill skapa en tabell med för- och efternamn måste vi skapa fälten Förnamn och Efternamn.
Bord . Posterna lagras i tabeller. Tabeller är det första vi måste skapa för att börja lagra information. Frågor, formulär och rapporter extraherar data från tabeller.
förfrågningar . Hur väl vi kan härleda från namnet, frågorna är filter som vi kan applicera på tabellerna för att hitta det vi letar efter.
former . Ett formulär är representationen av tabellerna med det grafiska gränssnittet som vi vill ha, ett gränssnitt som vi kan skapa från guiden eller manuellt.
rapporter . En rapport är en ren representation av resultaten av frågorna. Det är motsvarigheten av formulär till tabeller.

Till skapa en databas , vi behöver bara skapa en tabell och en fråga för att göra sökningar. Dessa element är inte nödvändiga, men de kommer att tillåta oss att ge det en mer visuell aspekt och göra inmatningen av poster estetiskt och funktionellt enklare, eftersom tabellerna representeras som kalkylblad och när antalet fält är högt, lägg till nya. rekord kan uppgiften bli tråkig.

Det rekommenderas att, innan du öppnar programmet och börjar skapa tabeller, frågor, formulär och så vidare, sitta framför sidan och designa strukturen av databasen, det vill säga skapa en lista med alla fält som vi vill att tabellen ska ha. . Det är alltid bättre att lägga till andra än att komma till kort, eftersom, när vi väl har skapat formuläret, om vi saknar ett fält, måste vi göra snygga saker för att lägga till det och ändra ordningen i vilken informationen matas in. är ingen komplicerad process, men ja väldigt mödosam

Vi kan skapa hur många tabeller vi vill, tabeller för att lagra olika data som vi kan senare relatera till att ställa frågor samt att dessa, baserat på inmatade data, visar information från olika tabeller. Till skillnad från andra applikationer behöver vi i Access inte kontinuerligt spara för att behålla de data vi anger i tabellerna, eftersom de sparas automatiskt.

Så snart vi kör Access uppmanar applikationen oss att skapa en databas från början eller använda någon av de olika mallar tillgängliga. Till skillnad från Word-, Excel- och PowerPoint-mallar tillåter Access-mallar oss bara att få en uppfattning om vad vi kan göra med Access, eftersom för att modifiera en mall är det nödvändigt att ha erfarenhet av Access eftersom du inte är en enkel process och att, i många tillfällen går det aldrig bra. Dessutom, om vi vill skapa vår egen databas, är det för att vi vill skapa utifrån våra specifika behov. Innan vi använder en generisk databas kan vi använda applikationer dedikerade till att hantera samlingar. Eftersom det vi vill är att skapa en databas utan att förlita oss på någon mall, klicka på Access-huvudsidan på tom databas .

Skapa en tabell

Som standard, i varje tabell vi skapar i Access, heter det första fältet Id, ett fält som automatiskt fylls i med siffran 1 för den första posten, 2 för den andra posten, och så vidare. Syftet med detta fält är att inte skapa två identiska poster i en tabell, eftersom de skulle betraktas som dubbletter.

Den här posten tillåter oss dock inte att veta om vi har duplicerat en post, eftersom det numret är olika för var och en. Om vi tar bort det fältet och anger samma data från en film i en post kommer Access att informera oss om att denna post är duplicerad, men om vi behåller det första fältet kommer vi att kunna skapa duplicerade poster eftersom var och en kommer att ha en antal olika poster, och när vi gör frågor kan vi få samma data upprepad flera gånger. Användning av Id i tabeller rekommenderas till exempel vid skapande av fakturor, följesedlar eller någon annan typ av post där vi måste följa en korrelativ numrering.

För att börja skapa fält, precis till höger om det första, Id, klicka på Klicka för att lägga till, välj vilken typ av fält vi vill använda (text, datum, nummer...) och skriv namnet på fältet.

Vi fortsätter att utföra samma process tills vi har fyllt i alla fält som vi vill ska ingå i tabellen. Vi kan skapa hur många fält vi vill. Vi bör inte oroa oss om raden är för lång, eftersom vi inte behöver använda musen för att rulla när vi anger data.

När vi har skapat alla fält i tabellen är det dags att lägga till informationen som vi vill ha med. För att göra det, från samma fönster som vi befinner oss i, måste vi placera musen över motsvarande fält och börja skriva. För att växla mellan fält kan vi trycka på Enter-tangenten eller tabbtangenten.

Om vi skriver in väldigt långa texter kommer dessa inte att visas fullt ut i fälten, vilket är ett problem när man kontrollerar att all data är korrekt skriven. Lösningen på detta problem är att skapa formulär. Ett formulär, som vi nämnde i början av denna handledning, är den vackra representationen av tabellen, vilket ger en tabell ett vänligt användargränssnitt så att vi kan ange data på ett enklare sätt, som om det vore en applikation. Men först måste vi spara tabellen som vi har skapat och ge den ett namn som gör att vi lättare kan identifiera den om vi planerar att skapa olika tabeller.

För att spara tabellen placerar vi musen över bordet där vi har lagt in data, klickar med höger musknapp och väljer Spara. Som standard visas namnet Tabell1, ett namn som vi kan ändra till vad vi vill. Därefter måste vi spara databasen som vi skapar, en databas som kommer att bestå av alla tabeller, frågor, formulär och rapporter som vi skapar. För att spara databasen, klicka på Fil och sedan vidare Spara som . I den högra kolumnen väljer vi det första alternativet Access Database (*.accdb).

Gör ett formulär

För att skapa ett formulär baserat på tabellen som vi har skapat, från tabellen som vi har skapat, klicka på pilen som visas i Alla objekt avsnittet och klicka på Blanketter .

På menyfliksområdet klickar du på Skapa och sedan på Form Wizard. Därefter kommer ett fönster att visas där vi först och främst måste välja tabellen som vi har skapat från rullgardinsmenyn Tabell/Frågor. Därefter kommer alla fält som vi har skapat att visas, eftersom vi vill lägga till dem alla, för att inte gå punkt efter en, klicka på >>-symbolen och Nästa .

I nästa fönster kan vi fastställa designen som vi vill att formuläret ska ha bland fyra alternativ: kolumner, tabell, datablad eller motiverat. Genom att klicka på var och en av dem kommer den att visa oss hur informationen kommer att distribueras i formuläret. I det här exemplet kommer vi att välja alternativet Justified och klicka Nästa .

Slutligen måste vi ange namnet som vi vill spara formuläret med och om vi vill börja ange information eller modifiera designen. Det rekommenderas att välja det första alternativet för att kontrollera designen. Om vi inte gillar det, eller om storleken på fälten är för liten, kommer vi att redigera designen.

Som vi kan se i följande bild har vi nu mer än tillräckligt med utrymme för att tydligt se alla data i fälten, så det skulle inte vara nödvändigt att ändra storleken på dessa i formuläret.

Om så inte är fallet kan vi komma åt designvyn, klicka på utsikt knappen i det övre vänstra hörnet och välj Designa alternativ.

För att ändra storleken på fälten behöver vi bara markera dem med musen och ändra storleken. Vi kan också ändra bakgrundsfärgen, lägga till funktionsknappar i formulärets sidhuvud, detalj eller sidfot för att öppna frågor som vi tidigare har skapat, för att stänga formuläret, öppna ett formulär, generera en rapport, avsluta applikationen...

Om vi inte gillar resultatet av guiden kan vi prova de andra tillgängliga formulärdesignerna eller skapa formuläret från tabellen genom att lägga till fälten manuellt och med den layout vi vill ha. Denna process är mycket långsammare, men den kommer att tillåta oss att skapa den design som vi gillar mest. För att skapa det tomma formuläret klickar du på Tomt formulär på menyfliksområdet Skapa alternativ och väljer tabellen där vi vill skapa formuläret.

Vad mer kan vi göra med Access?

När tabellen och formuläret baserat på tabellen har skapats för att mata in data på ett enklare sätt kan vi skapa frågor för att filtrera innehållet. Med en fråga kan vi hitta alla filmer som släppts under ett år, de av samma skådespelare eller regissör, de som är i DVD-format, de som vi har sett eller ännu inte har sett, de som finns på en viss plats, om vi tror en databas över vår filmsamling.

Resultatet av frågorna har samma design som tabellerna, eftersom vi använder ett filter. Uppenbarligen är denna design varken intuitiv eller bekväm och mycket mindre attraktiv. Lösningen är att generera rapporter baserade på frågorna. Rapporter är den vackra representationen av frågor, precis som formulär är den vackra representationen av tabeller.

Om vi inte vill vara beroende av Access när vi väl har skapat databasen som vi vill kan vi skapa en körbar fil att dela den med våra vänner, med tanke på att om vi vill göra några ändringar måste vi göra dem i databasen och tillbaka för att skapa den körbara filen, så när det är möjligt rekommenderas att använda databasen från Access.