E-post har blivit ett grundläggande verktyg för nästan alla. Vi är alla mer än vana vid att ständigt ta emot e-post av alla slag, så det är mycket viktigt att hålla vår inkorg snygg. Därför är det avgörande att vi blir av med onödiga e-postmeddelanden och för det har vi i princip två verktyg: arkivera och radera . Vi berättar skillnaderna mellan de två.
Båda processerna är olika, men båda har ett ganska tydligt uppdrag: att minska antalet e-postmeddelanden i vår inkorg. Normalt använder vi vart och ett av dessa verktyg för vissa e-postmeddelanden, men båda är lika giltiga.
Skillnader mellan att arkivera och ta bort e-postmeddelanden
Som vi har sagt tidigare, på båda sätten tar vi bort e-postmeddelanden från vår inkorg, men på ett helt annat sätt. Om vi arkiverar en e-mail, kommer den att stanna i sin egen del av arkiverade e-postmeddelanden. På det här sättet, posten förblir lagrad och vi kan konsultera den när vi vill . Alla e-posttjänster har inte samma system för att se dessa arkiverade e-postmeddelanden. Outlook har till exempel en egen mapp med arkiverade e-postmeddelanden, men för att se dem i Gmail måste vi välja alternativet All e-post.
Detta system har en stor nackdel, som är att, trots att de inte finns i inkorgen, dessa arkiverade e-postmeddelanden fortsätta att konsumera utrymme . De flesta gratis e-posttjänster har inte så mycket utrymme, så vi vill inte ha för många arkiverade e-postmeddelanden om vi inte vill få slut på lagringsutrymme snart. I händelse av att du har många arkiverade e-postmeddelanden kan det vara bekvämt för dig att ladda ner dem och lagra dem på din dator.
Å andra sidan, när det kommer till att radera e-postmeddelanden, kommer vi också att ta bort e-postmeddelanden från inkorgen. Men den här gången kommer de raderade e-postmeddelandena att hamna i en mapp som kallas papperskorgen eller borttagna objekt, beroende på vilken tjänst vi använder. I denna mening, e-postmeddelanden kommer endast att lagras i den under en begränsad tid , och när detta har gått kommer de att försvinna för alltid.
De flesta e-posttjänster har en deadline på 30 DAYS att helt radera e-postmeddelanden och, som vi säger, när den här tiden har gått kan vi inte återställa dem på något sätt. Det finns vissa tjänster som Google Workspace som låter dig återställa dessa raderade e-postmeddelanden för alltid, men tyvärr är det en betaltjänst och endast administratören av den kan återställa e-postmeddelandena.
Så vilken är bättre?
När man ser hur processen för var och en av dessa metoder för att ta bort e-postmeddelanden från vår inkorg är, kan man tro att det är bäst att arkivera, men ingenting är längre ifrån sanningen. Om vi bestämmer oss för att arkivera alla e-postmeddelanden som vi inte vill ha kommer vi snabbt att få ont om utrymme i vår posttjänst och dessutom det blir mycket svårare att hitta mejl under tiden .
Å andra sidan är att ta bort e-postmeddelanden en definitiv lösning som kan spara utrymme i vår e-post. Även genom att skicka e-postmeddelandena till papperskorgen har vi en ganska lång tid på oss att återställa dem om vi har gjort ett misstag. Nu måste vi komma ihåg att trots att denna tidsgräns är ganska bred, när den väl löper ut, vi kommer att förlora mejlen för alltid .
Vilket är bättre? Det mest intressanta vi kan göra är arkivera endast de e-postmeddelanden som vi är säkra på att vi kommer att behöva och radera alla andra från vår inkorg.
