10 tips för att organisera ett perfekt personligt evenemang

När det gäller att planera ett personligt evenemang finns det många saker att tänka på. Du måste se till att lokalen är perfekt för dina deltagare, att det finns tillräckligt med stolar för alla och att allt går enligt plan på själva evenemangsdagen. Men när du är klar med att planera allt och har alla dessa detaljer utarbetade, kommer du att kunna ta ett djupt andetag och njuta av dig själv!

personlig händelse

Tips 1: Planera ditt event som om det skulle vara personligt

Först och främst ska du planera ditt evenemang som om det kommer att vara personligen. Detta är ett av de vanligaste misstagen människor gör när de planerar ett evenemang. De antar att eftersom de inte fysiskt kommer att vara där, behöver ingenting planeras.

Försök att använda en whiteboard eller något annat visuellt hjälpmedel för att hjälpa dig organisera alla dina tankar i ett sammanhängande schema. Det är viktigt att ta med allt – men inte nödvändigtvis i ordningsföljd! Till exempel:

  • Din agenda (exakt vad ska du göra?)
  • En lista över vem som ska hålla presentationer/hur länge varje presentation kommer att pågå och vilka ämnen som kommer att tas upp

(Obs: Du behöver inte inkludera saker som "Jag ska hålla en presentation om hur korv tillverkas." Det är uppenbart.)

Tips 2: Ställ in ett datum och en tid

Du vill ställa in ett datum och en tid för ditt evenemang som passar både dig och din målgrupp. Om du är värd för ett seminarium om det bästa sättet att förbereda dig för pensionering, kanske det inte är klokt att ha det samma dag som en konferens med fokus på pensionsplanering.

På samma sätt, om du organiserar ett nätverksevenemang på kvällen där människor kan träffas över en drink, välj en tid då det inte kommer att finnas många andra evenemang i kalendern som kan konkurrera med dina – som under lunchtid eller efter öppettider. Återigen, om ditt mål bara är att få fler människor involverade i ditt företag eller organisation utan att ta bort deras personliga liv för mycket (t.ex. hemlivet), överväg att schemalägga ett tidigt morgonmöte innan jobbet så att de kan delta utan att behöva oroa dig för att missa mycket alls!

Tips 3: Skapa en tidslinje genom att börja med de stora milstolparna och sedan fylla i de mindre detaljerna

När du har skapat dina stora milstolpar är det dags att fylla i de mindre detaljerna. Ta en titt i din kalender och börja fylla i alla små uppgifter som behöver slutföras.

Om du till exempel planerar ett evenemang med föredrag, workshops och demos under 5 dagar i sträck, dela upp dessa dagar enligt följande:

Dag 1: Välkomstmottagning (3 timmar) följt av middag (2 timmar), sedan presentationer från talare och expertpaneler (5 timmar).

Dag 2: Förmiddagen kommer att ägnas åt workshops och demonstrationer; efter lunch kommer vi att ha fler samtal från branschledare innan vi äter middag (2 timmar).

Tips 4: När du planerar din budget, allokera medel för talare, lokaler och all underhållning som du har planerat

När du planerar en budget för ditt evenemang finns det tre saker som du bör avsätta medel för: talare, lokaler och underhållning.

  • Högtalare: Kvaliteten på högtalarna på ditt evenemang kommer att göra eller förstöra den. Så hur mycket ska du avsätta för varje högtalare? Vi rekommenderar 500 USD per timmes tal och 500 USD per 30 minuters tal. Det är inte nödvändigtvis vad varje gäst kommer att debiteras – de kan ha en fast avgift eller någon annan prisstruktur – men det här är ett belopp som ger dig utrymme att förhandla ner om de begär mindre tid än de behöver samtidigt som de betalar dem rättvist. Du vill inte spara pengar på motiverande talare genom att sänka deras lön!
  • Platser: Du måste också bestämma var du ska hålla evenemanget; Oavsett om det är i någons hus eller på ett konstgalleri, kan lokalkostnaderna öka snabbt beroende på vilka bekvämligheter som krävs (till exempel om det inte finns några stolar tillgängliga på lokalen). Vi rekommenderar att du avsätter cirka 100 USD/gäst för matkostnader (som inkluderar aptitretare) och ytterligare 100 USD/gäst för alkoholkostnader (som inkluderar öl). Detta innebär att om det är 100 gäster som deltar som vill ha både aptitretare och drycker under middagsserveringen, så kan dessa två saker kosta tillräckligt nära varandra för att en person skulle kunna spendera över hälften av sin lön på att bara prova de två sakerna! Naturligtvis kommer de flesta inte att spendera alla sina pengar bara på dessa två aktiviteter, men vi trodde att detta skulle ge sammanhang i motsats till att bara säga "tilldela tillräckligt med pengar så att ingen blir hungrig."

Tips 5: Brainstorma sätt att göra ditt evenemang annorlunda än andra i din bransch

bra sätt att börja brainstorma idéer är att fundera över vad som gör ditt evenemang unikt. Till exempel, finns det andra evenemang i din bransch som kommer att hända ungefär samtidigt som din? Om så är fallet, hur kan du skilja dig från dem och få dina att sticka ut?

Fundera på vad som skiljer ditt evenemang från andra i branschen. Är det en ny typ av talare eller ämne? En ny plats? Ett interaktivt element som är unikt för din organisation såsom en app eller webbplats där användare kan få mer information om evenemanget eller skicka in frågor under presentationer (jag kommer att prata mer om detta senare).

Tips 6: Planera att inkludera lite driftstopp så att deltagare kan nätverka med varandra

Inbjudna ska ha tid att chatta med varandra, och du bör uppmuntra dem att göra det. Om ditt evenemang är ett formellt arrangemang, se till att det finns reserverade områden där deltagarna kan mingla och nätverka fritt. Om du planerar ett mindre formellt evenemang, överväg att ta med några pauser mellan sessionerna så att folk kan prata med sina kamrater under dessa tider.

Det finns många sätt att hjälpa dina deltagare att få ut det mesta av denna nätverksmöjlighet:

  • Tillhandahåll namnskyltar eller namnlappar vid incheckningen för varje deltagare. Se till att de inkluderar namn, titlar (eller positioner), företagsnamn och logotyper för företagen som representeras av deltagare vid konferensbordet/konferensborden. Detta hjälper deltagarna att lätt komma ihåg namn och ger dem något roligt att prata om när de träffar nya människor under måltider eller andra pauser under konferensdagen.* Ge varje deltagare ett informationspaket som innehåller alla relevanta detaljer om dig själv och din organisation; inkludera kontaktinformation så att deltagarna kan nå ut efter att ha kommit hem från ditt evenemang om det behövs.* Gör det klart att det kommer att finnas gott om möjligheter till informellt nätverkande under hela dagen; uppmuntra deltagarna inte bara på scenen utan även runt bord under måltider eller raster så att alla har gott om tid att prata med varandra

Tips 7: Varumärke är viktigt

Varumärke är viktigt om du vill sticka ut från dina konkurrenter samt ge ditt evenemang en unik identitet. Branding kan göras på många sätt, bland annat genom logotyper, färger och typsnitt.

När du bestämmer dig för rätt varumärke för ditt evenemang, tänk på vilken typ av budskap du vill skicka ut (roligt? formellt? vänligt?). Gör lite forskning om andra evenemang som har liknande teman eller stilar som dina och se vad de gjorde annorlunda från varandra. Till exempel, om det hålls flera konferenser i samma stad under samma vecka; vilka fångade din uppmärksamhet? Varför?

Tips 8: Låt folk veta om ditt evenemang på sociala medier

Ett annat bra sätt att få ut ordet om ditt evenemang är genom sociala medier. Sociala medier är ett bra sätt att nå din publik och det är gratis!

Du kan använda hashtags för att hjälpa människor att hitta ditt evenemang, men se till att du använder dem på ett sätt som matchar ditt varumärke och personlighet. Om du föredrar att inte använda hashtags lägger du bara till en länk till din webbsida eller Facebook sida där folk kan registrera sig för evenemanget kommer att fungera bra.

Tips 9: Ställ frågor om hur du löser problemen innan du förbinder dig till någonting

Det bästa sättet att undvika detta problem är genom att ställa frågor om hur man löser dessa problem innan man förbinder sig till något. Ställ frågor om de frågor som du tycker är viktigast, till exempel "Hur ser vi till att folk vet var de kan få mat?" eller "Hur ska vi hålla koll på vem som kommer och går?" Du kanske också vill fråga om de frågor som du tycker är svårast, som "Vad händer om det regnar?" eller "Vad händer om någon spiller sin drink på min matta?" Och glöm inte de som är förvirrande även om de inte nödvändigtvis är problematiska, som "Varför har alla sina egna namnskyltar men bara vissa människor har snören runt halsen? Är det där speciella märken för VIP eller något?”

Tips 10: Använd Event Management Platform

Du har gjort allt legwork, du har planerat evenemanget och du har en bra agenda. Nu är det dags att sälja biljetter, hantera OSA och samla in e-mail adresser. Om du använder en event management verktyg som Eventtia för ditt personliga evenemang (och det borde du verkligen vara) kommer det att göra det mycket lättare att sälja biljetter! Du kan skapa en landningssida som har all nödvändig information om evenemanget inklusive registreringslänkar, prisinformation och andra viktiga detaljer. Plattformen gör det också möjligt för deltagare att hämta sina märken själva vid incheckningen, i motsats till att en skötare gör det åt dem – detta gör det mycket lättare för alla inblandade! Kom bara ihåg att inte lista dig själv som slutsåld om det inte alls finns någon chans att någon annan kan registrera sig efter din.*

Slutsats

Om du funderar på att organisera ett personligt evenemang, tänk på dessa tips. Kom ihåg att det är viktigt att vara ärlig mot dig själv om dina egna styrkor och svagheter – och sedan använda dem till din fördel!