За последние несколько месяцев произошло много изменений. Один из них связан с нашей работой. Телеработа актуальна как никогда, и это означает, что мы должны быть намного осторожнее, чем обычно, при обработке наших данных. Мы ссылаемся не только на личные данные, но и на различные файлы, которыми мы управляем. Это могут быть отчеты, балансы, презентации и другие документы деликатного характера. Один диск от Microsoft является одним из самых надежных решений для управления документами. Однако что вы могли бы сделать, чтобы использовать OneDrive более безопасно?
Это решение Microsoft является одним из самых популярных как в бизнесе, так и в индивидуальной среде. Если вы являетесь пользователем Microsoft, это, несомненно, позволяет легко интегрироваться с другими инструментами в пакете Office. Таким образом, вы получаете унифицированную, организованную цифровую рабочую среду и даже с возможностью автоматизации повторяющихся задач. Хотя есть бесплатные версии, у нас также есть Планы оплаты OneDrive которые в сочетании с Microsoft 365:
- Только 100 ГБ хранилища OneDrive: 2 евро в месяц
- Office 365 Personal: 1 ТБ хранилища на OneDrive и включает Office для ПК и Mac (Word, Excel, PowerPoint и Outlook) по цене 69 евро в год или 7 евро в месяц.
- Office 365 Home: 6 ТБ хранилища на OneDrive и включает Office для ПК и Mac (Word, Excel, PowerPoint и Outlook), позволяет добавить в эту учетную запись до 6 человек, цена составляет 99 евро в год или 10 евро за месяц.
Однако существуют определенные меры безопасности и защиты, которые мы должны применять. В противном случае мы могли бы раскрыть личные данные и все, что является чувствительным. Разоблачение этих данных приводит к потенциальному выполнению атак вымогателей, провокации потери и кражи данных, в дополнение к случаям нарушения организационных, местных, региональных или международных норм соответствия.
Важно помнить, что OneDrive - это решение для управления облачным хранилищем , Это не решение, которое создает резервные копии и управляет ими. Это критическое различие, которое не должно ускользнуть от наших рук. Таким образом, все данные, хранящиеся в OneDrive, будут доступны в любое время, когда они нам понадобятся, но они не будут защищены вообще.
Вопросы безопасности для OneDrive
Давайте начнем с явно невинного действия, которое может раскрыть ваши личные файлы нежелательным получателям. Мы говорим об обмене файлами из самого инструмента OneDrive. Пользователи этого решения смущают то, кто сможет получить доступ к определенным папкам и файлам, как только они станут доступны в облаке.
Пока вы сохраняете файлы в папках, которые соответствуют личным учетным записям и / или находятся за пределами "Поделился со мной" папка, только вы можете иметь видимость их. Если вы не решите изменить настройки конфиденциальности самостоятельно.
Что это значит? Любой пользователь в организации не сможет просматривать содержимое вашей личной учетной записи OneDrive. Однако тот, кто управляет учетными записями и службами Microsoft, сможет это сделать.
Многие пользователи часто задают вопрос: могут ли личные и личные документы храниться в OneDrive? Ответ: вы можете, но не должны.
Вся документация, содержащая личные, медицинские, банковские, финансовые и другие данные, не должна присутствовать в этом решении для хранения. К счастью, отдельные учетные записи OneDrive имеют раздел под названием Персональное хранилище , Это как надежный сейф, где вы можете хранить документы с более чувствительным и деликатным содержанием. Таким образом, если у вас есть большое количество личных документов, которые необходимо оцифровать, вы можете выбрать Personal Vault вместо учетной записи, которая соответствует вашей рабочей среде, или только вашей личной учетной записи.
Файлы, находящиеся в этой специальной папке, имеют дополнительное шифрование, кроме того, необходимо настроить механизмы проверки, чтобы гарантировать, что лицо, ответственное за документы, действительно имеет к ним доступ. Вы можете отправить проверочный код по SMS или e-mail, распознавание лица или отпечаток пальца. В случае бездействия в этой папке, если вы находитесь на мобильном телефоне через 3 минуты, сеанс будет закрыт, если вы получите доступ из Интернета, этот сеанс будет закрыт через 20 минут.
Персональное хранилище в настоящее время недоступно для OneDrive для бизнеса.
Должен ли я использовать OneDrive для резервного копирования?
Нет. Важно отметить, что это решение не создает резервные копии и не управляет ими. Кроме того, мы не должны забывать, что существуют важные различия между облачным хранилищем и облачным резервным копированием. Хотя они имеют общие черты, такие как использование удаленного оборудования, эти различия важны при выборе того или иного типа решения.
С одной стороны, облачное хранилище позволяет размещать нужные файлы для быстрого и удобного доступа с любого авторизованного устройства. Если вы работаете в офисе в разных городах или странах или управляете несколькими устройствами как для личного, так и для рабочего времени, OneDrive как таковой будет для вас очень удобным. С другой стороны, вы можете восстановить ваши файлы, если, например, вы случайно удалили любой из своих компьютеров. Даже вы можете приобрести больше памяти в соответствии с вашими потребностями.
Теперь восстановление файлов из облачной службы - это не то же самое, что восстановление файлов из резервной копии. Если, например, вы удалите файл, который синхронизируется в OneDrive, или если он попадет в программу-вымогатель, файл будет утерян. Точно так же, если файлы не были синхронизированы, а копии просто выгружались в облако, восстановление больших объемов файлов из хранилища будет практически невозможным. Восстановление Решения для создания и управления предназначены для «аварийных» ситуаций, когда как индивидуальные, так и корпоративные пользователи смогут восстановить свои файлы из созданной ими резервной копии.
Есть такие решения, как Дубликаты (особенно для отдельных пользователей), которые позволяют управлять несколькими резервными копиями. Это означает, что вы можете создавать версии каждой копии и, в зависимости от ситуации, легко восстанавливать нужную вам копию.
Другие действия для более безопасного использования OneDrive
Прежде всего, на организационном уровне должны быть гарантированы даже самые мелкие детали, чтобы предотвратить раскрытие и утечку данных. Безопасность очень важно управление устройствами, используемыми для работы, особенно компьютерами. Как ИТ-специалист, вы должны убедиться, что все устройства, расположенные как внутри, так и за пределами офиса, имеют необходимые механизмы защиты. Мы говорим о брандмауэрах, антивирусном и вредоносном ПО и перезапусках сеанса в случае определенного времени простоя.
С другой стороны, если у вас есть план возврата в офис, вы должны убедиться, что устройства соответствуют стандартам соответствия. Важно не забывать, что тот факт, что организация отказывается от компьютера для работы из дома, сопряжена с большим риском. Мы не говорим о риске его кражи, повреждения или утери. Работа на дому не включает создание и настройку внутренней сети со всеми стандартами безопасности, а также в офисе. Риски многочисленны, и вы должны быть достаточно защищены.
Упоминая безопасность при подключении, сотрудники должны быть обучены, чтобы они не подключались к небезопасным сетям. Кроме того, следует подчеркнуть важность не открывать ссылки, которые, как представляется, имеют подозрительное происхождение. Насколько это кажется надежным источником, если вы сомневаетесь, вы должны связаться с кем-то из организации, чтобы сообщить об этом. Достаточно нескольких секунд, чтобы все ваши данные оказались в руках киберпреступников.
Несмотря на то, что все эти действия, в принципе, требуют дополнительных усилий, мы не должны оставлять их в стороне. Крупные суммы денег, потерянные в результате кибератак и нарушений данных, легко превышают миллионы евро. Нет сомнений, что ущерб велик. Таким образом, все мы должны использовать передовые методы управления нашими данными.
