С появлением и глобализацией Интернета одной из наиболее часто выполняемых задач является отправка электронных писем, особенно в рабочей среде, где e-mail обмен постоянный в течение дня. Для управления и администрирования электронной почты мы можем использовать очень популярный Microsoft инструмент, пионер в своей области, такой как Outlook.
Чтобы работать все менее и более разумно, не тратя время на ненужные задачи, мы должны иметь возможность обрабатывать почту наиболее эффективным образом. Сообщения не должны быть похоронены и потеряны, если тратить время на их поиски. Поэтому мы расскажем вам несколько хитростей, которые помогут улучшить управление почтой в папке «Входящие» в Microsoft Outlook.
Автоматическая сортировка важных сообщений
Когда дело доходит до держать наш почтовый ящик в порядке, важно что мы можем отделить спам или менее важные электронные письма от тех, которые являются приоритетными и требуют нашего немедленного внимания. В противном случае мы рискуем потерять важные сообщения, которые смешиваются между рекламными сообщениями и спамом.
Outook позволяет нам лучше управлять использованием почтового ящика, позволяя разделять входящую почту между «Приоритетом» и «Другими». Чтобы активировать его простым способом, просто нажмите на панель «Просмотр» и нажмите «Показать папку« Приоритетные »». Теперь нам нужно только переместить самые важные сообщения в приоритет, чтобы приложение знало, что оно способно фильтровать самые важные из них. Благодаря этому мы сэкономим много времени при поиске и идентификации сообщений, поскольку Outlook позаботится о их разделении.
Организуйте почту по папкам и категориям
Outlook также предлагает нам возможность систематизировать наши электронные письма по папкам и категориям, что мы должны учитывать для лучшего управления им. Не будем забывать, что если все сообщения собраны в одной папке, нам будет сложнее найти самые важные из них, которые мы получили дольше.
Папки может использоваться с почтой POP или IMAP и может использоваться для хранения различных типов почты, будь то от друзей, отделов, клиентов, коллег и т. д. Чтобы создать их, просто щелкните правой кнопкой мыши любую папку в нашей электронной почте и нажмите "Новая папка".
С другой стороны, категории позволяют устанавливать цвета для разных типов писем, чтобы мы могли мгновенно распознать конкретный тип сообщения только по цвету, который мы ему присвоили. Все, что вам нужно сделать, это щелкнуть правой кнопкой мыши любое сообщение, чтобы классифицировать его по цвету.
Используйте избранное, чтобы горячие папки оставались наверху
Менеджер электронной почты Microsoft имеет Раздел избранного вверху, где вы найдете папки, которые наиболее срочно требуют нашего внимания. В нем мы будем получать электронные письма, которые требуют прочтения и ответа в качестве приоритета, поэтому у нас всегда будет его под рукой.
Если мы хотим добавить папку в избранное, нам просто нужно щелкнуть правой кнопкой мыши нужную папку и выбрать опцию «Добавить в избранное». Когда нам больше не нужна эта папка, чтобы требовать срочного внимания, мы можем удалить ее, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав «Удалить из избранного».
