Онлайн-факс также известен как интернет-факс или электронный факс. Вместо стандартной телефонной связи и факсимильного аппарата. Онлайн-факс в основном использует Интернет для отправки и получения факсов.
Онлайн-факсы обычно содержат конфиденциальную информацию, но, к сожалению, как и большинство других форм связи, они не всегда на 100% защищены от множества киберугроз.
Чтобы обеспечить безопасность онлайн-факсов, вы должны использовать непрерывный процесс отправки и получения факсов максимально безопасным способом. Если вы хотите повысить безопасность ваших факсимильных документов, Интернет-факс eFax провайдер должен иметь следующие функции безопасности, связанные с конфиденциальностью.
Вот некоторые из способов защитить ваши документы, передаваемые через онлайн-факс:
1. Технологии повышения конфиденциальности
Как правило, никогда не рекомендуется передавать личные данные по факсу. Но с появлением онлайн-факсов личные документы теперь могут быть защищены с помощью некоторых усиленных мер безопасности.
При этом получатель факса не будет получать факсы напрямую в свой почтовый ящик, но для максимальной безопасности входящие факсы шифруются и сохраняются на защищенном сайте. Затем документы могут быть загружены в строго конфиденциальном порядке.
2. Стороннее онлайн-хранилище
Чтобы защитить свой онлайн-факс, вы также можете использовать безопасную платформу онлайн-хранилища. Использование сторонних платформ хранения имеет преимущество повышенной безопасности от кибервторжений.
Ваша личная электронная почта или компьютер не всегда могут быть обеспечены профессиональной кибербезопасностью, чтобы хакеры не могли получить доступ к вашим документам. Преимущество некоторых сетевых хранилищ также состоит в том, что они имеют легкий доступ к вашим факсам.
3. Электронные подписи
. электронные подписи — это один из способов снизить риск несанкционированного доступа к документам, отправленным по факсу. Вы можете выбрать один из различных вариантов подписи, предлагаемых вашим онлайн-провайдером факсимильной связи.
Вы можете подписывать факсы, проводя пальцем по мобильному устройству или перетаскивая сохраненную подпись в факсимильный документ. Все это можно сделать онлайн за считанные секунды.
4. SSL-шифрование
Если у вашего провайдера онлайн-факсов есть полноценный протокол защищенных сокетов (SSL), ваши документы будут передаваться только после того, как они будут зашифрованы. Шифрование включает в себя безопасный туннель, защищенный расширенным шифрованием. Это означает, что ваш документ хранится в целости и сохранности во время передачи с вашего устройства на серверы вашего поставщика услуг факсимильной связи.
5. Безопасное облачное хранилище
Использование облачного хранилища вашего поставщика факсов означает хранение всех ваших конфиденциальных документов, не беспокоясь о вторжении. Облачное хранилище всегда должно быть доступно для доступа в любое время.
6. Безопасное веб-соединение
Прежде чем отправлять какие-либо факсимильные документы, вы должны убедиться, что поставщик услуг, которого вы используете, является законным и имеет безопасное и надежное соединение. Вы можете получить этот отчет, просто проверив их информацию о безопасности.
Если провайдер предлагает веб-интерфейс, убедитесь, что это безопасное соединение. Все ваши учетные данные и личная информация должны быть конфиденциальными, когда вы отправляете факс на их серверы.
7. Ознакомьтесь с Политикой конфиденциальности
Если вас беспокоит информация, собираемая вашим поставщиком факсимильных услуг, вы можете снять стресс, прочитав их политику конфиденциальности. Знание их политики конфиденциальности может помочь вам полностью понять, как они обрабатывают документы и другую личную информацию.
8. Создавайте письменные правила
По большей части безопасность документов, отправляемых по факсу, зависит от разработки и реализации соответствующих процедур и политик. Установление письменных политик и процедур укрепит приверженность вашей организации обеспечению безопасности факсов, будь то традиционная или онлайновая факсимильная связь.
Письменная политика факсимильной связи также будет полезной ссылкой для вас и ваших сотрудников. Политика должна содержать некоторые полезные рекомендации, в том числе то, как должны обрабатываться факсимильные документы, которые должны быть получены или отправлены, и как хранить эти документы.
9. Телефон вперед
Хотя это может показаться старомодным, при отправке факса рекомендуется звонить заранее. Никогда не оставляйте ничего на волю случая при работе с факсимильными документами.
Использование этой процедуры может помочь убедиться, что получатель знает и готов принять факс. Если документ не будет доставлен, получатель может позвонить вам и сообщить об этом. Затем вы можете попытаться решить проблему, пока не стало слишком поздно.
Заключение
Использование этих рекомендаций может помочь вам и вашему учреждению ограничить количество нежелательных попыток доступа к конфиденциальной информации. В целом, когда дело доходит до приема онлайн-факсов, вы можете быть уверены, что ваши документы будут в безопасности, если вы используете надежного поставщика факсов.
В отличие от традиционный факс аппарат, онлайн-факс будет предоставлять доступ к факсу только авторизованным пользователям. Шансы на утечку данных очень ограничены.
