Выбор программного обеспечения для создания онлайн-документации

Какое программное обеспечение вам нужно для создания основной части онлайн-документации по вашему продукту? Для решения этой конкретной задачи существует широкий спектр профессиональных инструментов. Clickhelp.com является примером такого программного обеспечения (и даже более того, полноценной среды), необходимого для легкого создания онлайн-документации.

делать онлайн-документы

Коворкинг-среда

Достаточно установить OpenOffice.org или одну из его многочисленных бесплатных альтернатив, чтобы создавать документы только на вашем локальном компьютере. Но когда дело доходит до огромного объема технической документации для большого проекта, требуется гораздо больше. Даже если вы работаете только с одним проектом, прежде всего, есть несколько авторов и дизайнеров, ответственных за различные части документов. Во-вторых, есть рецензенты и редакторы, которые следят за работой писателей. В-третьих, есть разработчики самого программного обеспечения, которым необходимо оставаться на связи с отделом документации. Если проект многоязычный (что логично для глобального продукта), переводчики тоже нужны. Наконец, есть менеджеры, контролирующие процессы. 

Все они должны чувствовать себя комфортно в единой облачной среде. Существуют различные функции, которые могут превратить облачный сервис с хранилищем и редактором в такую ​​среду:

  •     Встроенный мессенджер. Все должны оставаться на связи. С помощью такого мессенджера можно отправлять внутренние ссылки, скриншоты, события в корпоративном календаре и так далее. Отправленные вами данные остаются в безопасности.
  •     Инструменты планирования. Вам нужно назначать события, назначать задачи, отслеживать их статус, устанавливать дедлайны, переназначать задачи другим специалистам (при необходимости), проверять, насколько они заняты и так далее.
  •     Настраиваемый рабочий процесс. Могут быть разные задачи, требующие разных команд и разных подходов.

Также важно сделать этот сервис кроссплатформенным, особенно в нашу эпоху изоляции, когда все идет удаленно. Сотрудники теперь не только приносят свои собственные устройства: они работают из дома, используя все, что у них есть или что они считают необходимым. Поэтому онлайн-инструменты должны быть доступны через все самые популярные браузеры для Windows, Mac или Linux. Может быть мобильное приложение, которое сочетает в себе мессенджер, календарь, настраиваемый редактор и все, что необходимо.

Настраиваемые редакторы

Когда дело доходит до онлайн-документации для программного обеспечения, неизбежно появляются руководящие принципы, определяющие результат. Некоторые из них продиктованы чистым удобством использования, другие связаны с особенностями программного обеспечения, а иногда требуется, чтобы документы были разработаны в вашем корпоративном стиле. Чтобы сделать вашу документацию проще и быстрее, вы можете выбрать только те инструменты, которые вам нужны для ее создания.

Что можно выбросить из редакции? Некоторые параметры форматирования и шрифты могут оказаться излишними. Самые необходимые функции можно поставить перед другими, чтобы к ним было проще всего получить доступ. Шрифты отображаются в порядке их частоты, поэтому наиболее востребованные шрифты идут в первую очередь. Возможно, вам придется переключить его в режим просмотра кода или почувствовать себя хорошо с чисто визуальным редактором. Наконец, вы можете создавать различные версии редактора в зависимости от должности. Технические писатели, скажем, имеют доступ только к базовой версии, в то время как редакторы и менеджеры могут редактировать страницы с большим набором инструментов.

Шаблоны

Вы можете подумать только о том, чтобы создавать документы с нуля. Тем не менее, шаблоны могут сэкономить тысячи часов самим фактом их существования. Хорошему шаблону может потребоваться совсем немного изменений, чтобы он соответствовал вашим требованиям и выглядел так, как вы этого хотите. Конечно, документация в первую очередь функциональна, в ней мало места для экспериментов дизайнеров. Тем не менее, степеней свободы предостаточно.

Могут быть не только шаблоны для страниц портала документации. Могут быть конфигурации редактора, шаблоны рабочего процесса и так далее. Все, что можно настроить, лучше с помощью пары примеров.

Шаблоны, по сути, всего лишь часть многоуровневой структуры. Если вы хотите создать свою документацию быстро, вы должны уметь делать это за считанные минуты с помощью шаблонов, инструментов импорта и быстрых редакторов. Но если вы хотите настроить его глубже, вам могут потребоваться более профессиональные инструменты, позволяющие редактировать и настраивать как контент, так и удобство использования. 

Окончательное удобство использования

Важно упростить создание документации. Но очень важно, чтобы готовая документация была удобной для клиентов. Таким образом, программное обеспечение (или, скорее, служба), которую вы используете, должно поддерживать функции, повышающие удобство использования. Они могут включать:

  •     Хостинг для вашей документации. Излишне говорить, что он должен обеспечивать достаточно места и удобную интеграцию в ваш основной веб-сайт.
  •     Живой чат. Если у клиента есть вопрос, который нужно задать, он должен иметь возможность задать его прямо со страницы, на которой он появился, или с наиболее актуальной.
  •     Оповещения. Когда выйдет новая версия, вы должны уведомить об этом клиентов.
  •     Возможность экспорта. Онлайн-документация - это здорово, но если ваш клиент хочет иметь локальную копию, он должен иметь возможность загрузить версию CHM, файл PDF или веб-справку для размещения на вашем собственном сервере.
  •     Интеграция сторонних сервисов. Если вы планируете продавать свой продукт по всему миру, вы можете интегрировать автоматический перевод. Если комментарии предусмотрены, вы можете добавить Disqus или другие сторонние платформы для комментариев. 

Цены

Вряд ли может быть что-то более подходящее для модели SaaS, чем программное обеспечение для создания онлайн-документации. Облачный по определению, он предлагает больше, чем просто инструменты для создания документов. Редакторы поставляются с такими привилегиями, как встроенный мессенджер, инструменты управления, облачное хранилище для документов и прочее. Неудивительно, что его обслуживание делает подписку наиболее логичным вариантом.

Тем не менее, существуют различные варианты оплаты не только по сумме, но и по гибкости. Вы можете сэкономить больше, если подпишетесь только на те функции, которые вам действительно нужны.

Документы

Онлайн-документация более эффективна, чем локальные статические документы, но для ее создания и поддержки требуется больше усилий. Неудивительно, что инструменты для этого тоже особенные. Но чем четче вы представляете себе образ вашего будущего портала документации, тем легче вам будет найти подходящее программное обеспечение для его разработки и сопровождения по мере развития вашего продукта. Среди всего разнообразия программного обеспечения для создания документации есть инструмент для вас.