Utilizarea șabloanelor de factură pentru a fi plătit mai rapid

șabloane de factură

Utilizarea unui șablon în scopuri contabile la afacerea dvs. poate ajuta la accelerarea timpului de plată atât pentru angajați, cât și pentru clienți. Trebuie să conțină toate detaliile pertinente, cum ar fi descrieri ale produselor sau serviciilor, informații despre prețuri și considerații privind taxele și reducerile - totuși, țineți cont de următoarele informații și sfaturi:

Organizați-vă lista de produse și/sau servicii

Atunci când trimiteți facturile, aceasta ar trebui să includă o listă detaliată a produselor sau serviciilor care sunt facturate și prețurile acestora pentru a evita confuzia cu privire la ce anume este facturat și pentru a simplifica gestionarea stocurilor de la lună la lună. Multe companii de servicii folosesc, de asemenea, facturile pentru a comunica termenii de plată și termenele scadente, precum și modul în care gestionează plățile întârziate, pentru a-și ajuta clienții să înțeleagă mai ușor aceste practici.

În continuare, se recomandă să includeți numele companiei sau al companiei în partea de sus a fiecărui document, pentru a le permite clienților să recunoască mai ușor de către cine sunt facturați – acest lucru va accelera plata și va reduce potențialele dispute sau întârzierea plăților. Unele companii își adaugă logo-ul pentru o profesionalizare sporită, creând în același timp conștientizarea mărcii cu clienții și clienții lor.

Facturile recurente necesită includerea informațiilor de contact ale clienților, cum ar fi numele, adresa, e-mail adresa sau numărul de telefon pentru a rămâne în contact cu ei și pentru a păstra evidența interacțiunilor care au avut loc între dvs. Acest lucru vă ajută să rămâneți organizat atunci când gestionați întrebări sau probleme între client și furnizor și păstrați evidența modului în care ați interacționat.

În conformitate cu acest site, ar trebui să luați în considerare includerea unui câmp în formularul de livrare a serviciilor în care clienții își pot înregistra aprobarea sau comentariile despre serviciile dvs., ajutând la construirea încrederii între dvs. și clientela lor, precum și arătând că le apreciați afacerea.

În partea de jos a fiecărei facturi, este o idee grozavă să includeți o linie care mulțumește clienții pentru afacerea lor și îi încurajează să revină în viitor. Luați în considerare includerea unui link către site-ul dvs. web sau paginile de rețele sociale, astfel încât aceștia să poată accesa cu ușurință informații suplimentare despre dvs., inclusiv produsele și serviciile pe care le furnizați. Pentru facturile recurente, asigurați-vă că citiți cum să creați un șablon recurent, deoarece acesta oferă mai multe sfaturi pentru facturarea obișnuită.

modele de facturi 2

Includeți o dată scadentă

Data scadenței este o componentă esențială a unei facturi, deoarece indică momentul în care compania dvs. trebuie să primească plata de la clienți. O dată scadentă la timp asigură, de asemenea, că termenii de plată enumerați pe față sunt îndeplinite.

Dacă nu ați încercat încă un generator de documente online pentru a genera și trimite facturi, vă recomandăm să-l încercați - poate face procesul mai rapid, mai simplu și poate ajuta la prevenirea completă a plăților ratate!

Efectuarea facturilor de la zero poate fi consumatoare de timp și predispusă la erori, motiv pentru care a avea un șablon face viața mult mai simplă. Pur și simplu actualizați toate informațiile implicite alese de dvs șablon de factură care poate fi completată cu detalii specifice produsului și serviciului. Acest lucru se poate face foarte ușor folosind câmpuri predefinite pe șablon, care fac informații detaliate precum prețuri, cantități, taxe de transport, taxe etc. ușor de completat.

La dispoziția afacerii dvs. sunt diverse șabloane pentru a răspunde nevoilor sale individuale. O factură de vânzare funcționează excelent pentru cei care vând produse sau servicii fizice, în timp ce facturile bazate pe servicii funcționează mai bine cu companiile care oferă servicii în curs de desfășurare. Facturile pot fi, de asemenea, organizate pe categorii precum client sau proiect pentru a simplifica generarea și trimiterea acestora.

Un șablon ideal prezintă fonturi și culori lizibile, care contrastează bine, ceea ce facilitează citirea și înțelegerea informațiilor de către clienți. O factură greu de citit poate duce la confuzie sau la pierderea veniturilor.

O factură trebuie să includă întotdeauna un titlu de „factură” marcat clar, un număr unic și data creării (cunoscută sub numele de data emiterii), pentru a vă proteja împotriva litigiilor de facturare și pentru a le preveni. Datele scadente pot fi specificate, de asemenea, fie la nivel de client, fie la nivel de factură, în funcție de natura sa, facturile individuale având termeni de plată specifici care înlocuiesc datele scadente implicite stabilite la nivel de client sau companie.

modele de facturi 3

Includeți numele și adresa dvs

Dacă utilizați un șablon gratuit, asigurați-vă că numele și adresa dvs. apar vizibil în colțul din dreapta sus. Clientul dumneavoastră va recunoaște cu ușurință cine îi trimite o factură în acest fel și va putea urmări plățile datorate.

În plus, factura dvs. ar trebui să includă data la care a fost scrisă - acest lucru îi va permite clienților să știe exact când să se aștepte la plățile lor și vă va ajuta să vă asigurați că sunt plătiți la timp.

Factura dvs. ar trebui să includă și o sumă totală datorată; aceasta ar trebui să includă toate totalurile elementelor rând, precum și orice taxe sau taxe de vânzare aplicabile. În plus, includeți detalii despre serviciile sau articolele care sunt taxate, astfel încât clientul dvs. să știe exact ce primește în schimbul banilor.

Șabloanele vin în diferite formate pentru a satisface nevoile diferitelor companii. Dacă lucrați cu clienți internaționali, cum ar fi expedierea prin procese de vămuire în străinătate, ar putea fi necesare facturi comerciale care să respecte organismele de reglementare și autoritățile portuare pentru a obține pachete prin vamă.

Odată ce ați identificat un format de factură care funcționează pentru afacerea dvs., acesta ar trebui să reflecte atât marca dvs., cât și produsele sau serviciile pentru care taxați. Asigurați-vă că are caracteristici fonturi lizibile, culori adecvate și un aspect intuitiv; în caz contrar, clienții ar putea deveni confuzi și ar putea refuza să plătească la timp.

O factură atractivă nu numai că simplifică înțelegerea pentru ce datorează, dar poate servi și la promovarea afacerii dvs. Folosiți șabloane personalizate pentru a promova pagini sau site-uri de rețele sociale! În plus, unele instrumente de facturare online sunt echipate cu aplicații mobile care vă permit să creați și să trimiteți facturi din mers - această caracteristică poate fi deosebit de utilă pentru întreprinderile mici și liber profesioniști care trebuie frecvent să călătorească între clienți.

modele de facturi 4

Includeți informațiile clientului dvs

Facturile valabile din punct de vedere juridic necesită numele și adresele complete ale clienților, pentru a se asigura că factura atinge obiectivul dorit. Includerea acestor informații ajută, de asemenea, să vă asigurați că acestea ajung rapid la persoana potrivită dacă sunt trimise prin e-mail sau prin alte mijloace neobișnuite; clientul dumneavoastră vă poate contacta dacă are întrebări despre factura sa; pentru companiile mai mari, luați în considerare includerea informațiilor despre cine se ocupă de conturile de plătit, astfel încât, dacă plățile întârzie, puteți contacta rapid persoana responsabilă pentru plăți.

Când utilizați un șablon de marcă, asigurați-vă că logo-ul companiei dvs. se aliniază cu restul designului său. Acest lucru poate oferi facturii dvs. un aspect consistent, în timp ce marca dvs. să pară autentică și de încredere. Adăugarea unei note personale în partea de jos vă poate arăta recunoștința sau arăta că așteptați cu nerăbdare să lucrați din nou împreună în proiecte viitoare.

Tabelele de prețuri (https://www.pinterest.com/lizardwijanarko/pricing-table/) pe facturi ar trebui să includă coloane standard care să afișeze clar numele produselor, descrierile, cantitățile și prețurile unitare pentru calcule mai ușoare ale clienților. Prin furnizarea acestor informații în avans și prin includerea coloanelor pentru reduceri și taxe, oferind clientului dvs. calcule precise îi va economisi timp și efort în încercarea de a-și estima plățile.

În partea de sus a oricărei facturi ar trebui să apară numele și sigla companiei dvs. pentru a o identifica ca provenind de la dvs. Încorporarea datelor ajută, de asemenea, la organizarea înregistrărilor și la urmărirea tranzacțiilor corespunzătoare facturilor trimise; în plus, dacă fiecare tranzacție necesită propriul număr de factură, includeți-l și pe acesta.

În funcție de proiectul sau serviciul pe care îl oferiți, probabil că va trebui să fie generate și prezentate pentru plată diferite tipuri de facturi. O factură proforma servește ca estimare, facturile intermediare/recurente pot ajuta pentru proiectele împărțite în rate, iar facturile finale ar trebui să semnaleze finalizarea plății cu instrucțiuni clare de plată și o dată estimată de scadență; Jobber oferă software de facturare automată care ajută la automatizarea acestui proces.