Ca și în cazul altor tipuri de conținut, fișierele muzicale au devenit obișnuite pe majoritatea PC-urilor astăzi. De fapt, în multe ocazii găsim sute sau chiar mii de fișiere de acest tip care corespund cu noi biblioteca de documente de birou.
Acestea au devenit înlocuitorul clar pentru nenumăratele cutii de CD-uri sau DVD-uri de altădată cu fișierele lor pe care le-am păstrat ca și cum ar fi o comoară. Ca și în cazul cărților de hârtie, înlocuitorul său digital oferă câteva avantaje interesante. Nu există nicio îndoială că printre acestea putem evidenția puținul spațiu pe care îl ocupă la nivel fizic, deoarece acesta este transferat pe unitățile noastre de disc. Dar trebuie să ținem cont de faptul că acest spațiu pe hard disk este ceva foarte valoros, așa că nu ar trebui să-l irosim.
Pentru a evita acest lucru, una dintre măsurile pe care le putem folosi atunci când vorbim de fișiere de birou este realizarea unui bun management si organizare din acestea. Acest lucru ne va ajuta în multe ocazii operațiuni legate de aceste fișiere text sau foi de calcul. Tocmai despre toate acestea dorim să vorbim în aceleași rânduri, așa că vă vom oferi câteva sfaturi pentru a vă gestiona propria bibliotecă a acestor conținuturi în cel mai bun mod.
Creați foldere și subdosare de organizat
După cum am menționat anterior, în acest caz putem constata că avem mii de fișiere independente care corespund documentelor noastre DOCX sau XLSX, de exemplu. Împreună, toți alcătuiesc a noastră bibliotecă aceste conținuturi, deși poate fi oarecum dezorganizat. Dacă ne vom concentra asupra ferestre din sistem de operare pentru a gestiona și organiza tot acest conținut, ce modalitate mai bună decât să folosești foldere și subdirectoare.
Aceste elemente vor servi ca containere cu corespunzătoare lor nume reprezentative . Aceste nume pe care le comentăm se pot referi la anii de lansare, la programul căruia îi aparțin, format specific , tipuri de date etc. De acolo putem crea subfoldere și așa mai departe pentru a ne organiza biblioteca într-un mod convenabil. Este adevărat că această sarcină poate fi puțin plictisitoare, dar va trebui să o facem doar prima dată. De acolo nu mai avem de ales decât să completăm aceste secțiuni cu documentele noastre personale.
Adăugați și modificați metadate în documente
Deși nu le vedem la început, trebuie să ținem cont de faptul că aceste fișiere office la care ne referim aici, au în multe cazuri propriile metadate. Acestea sunt o serie de date ascunse care conțin informații valoroase despre fișierul în sine și care pot fi utile și pentru dvs. organizație .
De aceea sunt sigure aplicații terțe concentrat pe gestionarea acestor metadate. De exemplu, putem folosi aplicație web numită ExtractMetada care va fi de mare ajutor cu aceste documente de birou și alte formate.
Utilizați unități externe pentru biblioteca dvs
Înainte am vorbit despre posibilitatea de a crea un structura corectă a datelor pe unitățile dvs. de disc. Elemente precum folderele pe care le folosim în mod normal pe un sistem precum Windows sunt esențiale aici. V-am spus deja că aceasta poate fi o sarcină obositoare la început, dar odată ce am organizat-o, totul va fi avantaje.
Dar, în același timp, dacă vrem să facem un pas mai departe în tot ceea ce ține de organizarea bibliotecii noastre de documente, o putem face. Prin aceasta, ceea ce vrem să vă spunem este că avem posibilitatea de a folosi unități USB externe. Și nu va fi întotdeauna nevoie să avem aceste documente la dispoziție directă. Astfel, aceste unități externe pot fi folosite ca mediu de stocare eficient pentru stocarea noastră biblioteca de birou .
