Cum să vă pregătiți afacerea pentru un audit

auditul afacerilor

Auditul este o parte esențială a oricărei afaceri pentru a menține eficiența. Este un mod de a analiza operațiunile și procesele unei companii pentru a vă asigura că toate sistemele sunt bine unse și funcționează optim. Prin urmare, veți avea nevoie de rapoartele și datele companiei dvs. Fără a efectua un audit, puteți evalua greșit și reprezenta greșit performanța companiei dvs. În special, veți avea impresia că afacerea dvs. este mai profitabilă sau mai prosperă decât este cu adevărat.    

Mai mult, indiferent dacă efectuați un audit intern de calitate sau de reglementare, pregătirea afacerii dumneavoastră pentru un audit poate fi copleșitoare, mai ales dacă aveți o echipă mică. Auditul necesită o mulțime de documente și vă ocupă o cantitate considerabilă de timp. Dar, din fericire, companiile de astăzi pot efectua audituri eficient folosind software de audit. Cu software-ul de audit, puteți avea cu ușurință documentele necesare într-un singur loc, fără a avea de-a face cu grămezi mari de documente.

Cu toate acestea, fie că doriți să investiți în tehnologia de audit sau nu, pregătirea pentru un audit este necesară pentru a vă asigura că compania dumneavoastră parcurge procesul cu succes. Așadar, pentru a vă ajuta să vă pregătiți afacerea pentru un audit, mai jos sunt câțiva pași pe care îi puteți urma.    

Păstrați un calendar    

Nu există reguli fixe cu privire la cât de des compania dumneavoastră ar trebui să efectueze un audit. Cu toate acestea, diverși factori vor influența cât de des va trebui să auditați. De exemplu, să presupunem că ați primit certificarea de la o organizație standard în industrie, cum ar fi PCI Security Standards Council. În acest caz, va trebui să faceți anual un audit de către un evaluator de securitate calificat pentru a vă asigura că rămâneți în conformitate. De asemenea, pentru a determina dacă obiectivele și procedurile respectă conformitatea cu reglementările și politicile companiei, este posibil să solicitați efectuarea acestor evaluatori fie trimestrial, fie cel puțin de două ori pe an.      

Cunoașteți tipurile de audituri de care compania dvs. are nevoie și când trebuie să vă supuneți acestora. În mod obișnuit, auditurile sunt efectuate spre sfârșitul unui an fiscal sau la începutul anului. Indiferent de când, ideea este să știi când este pe cale să se întâmple, astfel încât să poți pregăti cerințele și echipamentele necesare, precum și să atingi personalul responsabil. De exemplu, trebuie să vă asigurați că laptopurile pe care le veți utiliza au procesoare care sunt suficient de capabili pentru sarcinile viitoare sau că rapoartele departamentului sunt pe drumul cel bun.     

Adunați și organizați documentele relevante    

Odată ce știi când să prepari, treci la ce să prepari. Întocmirea în timp util a documentației necesare ajută la îmbunătățirea procesului de audit. Astfel, ar trebui să vă asigurați că toate documentele dvs., cum ar fi înregistrările contabile și financiare, documentația de resurse umane, înregistrările de inventar, rapoartele anuale și altele sunt în regulă. După ce ați adunat toate fișierele relevante, aranjați-le după cum este necesar, de obicei cronologic. Apoi continuați să confirmați că toate acestea sunt corecte și oficiale, în special datele tranzacției, antetele, timbrele de cauciuc, borderourile de TVA, numerele documentelor și semnăturile autorizate.    

În special pentru înregistrările financiare, poate fi util dacă sunt pregătite devreme pentru a evita întrebările de ultim moment. Aceste documente pot include noi contracte de închiriere, contracte de împrumut, contracte de vânzare semnificative, polițe de asigurare, documente legale și notificări de la Serviciul de Internal Revenue (IRS). În special, auditorii externi sunt recunoscători atunci când întreprinderile își pregătesc documentele pentru a sprijini tranzacțiile și soldurile conturilor. Lucrul bun este că echipa dvs. de contabilitate are deja multe dintre acele documente financiare.      

În plus, pentru a îmbunătăți modul în care vă organizați documentele, luați în considerare configurarea unui Google Drive care să fie accesibil fiecărei echipe pentru a stoca înregistrările tuturor tranzacțiilor efectuate și pentru a păstra copii de siguranță.    

Asigura instruirea    

Auditul intern este o parte esențială a oricărui program de securitate și conformitate a informațiilor. Este o abordare practică pentru gestionarea adecvată a riscului. Scopul auditului intern este de a oferi o perspectivă asupra politicilor, culturii și procedurilor unei companii prin verificarea controalelor interne, cum ar fi conformitatea cu legile și reglementările relevante, eficiența operațională și controalele de diminuare a riscurilor. Astfel, pe lângă stabilirea unui program și pregătirea documentelor necesare atunci când desfășurați un audit intern, merită să luați în considerare și formarea de audit intern membrilor echipei dumneavoastră. Instruirea de audit intern vă ajută să vă asigurați că echipele dumneavoastră vor oferi un punct de vedere obiectiv atunci când documentează problemele.    

Mai mult decât atât, cele mai benefice audituri interne sunt evenimente bine coordonate, bine planificate, care minimizează riscul și perturbarea operațiunii de afaceri. Prin urmare, pentru a efectua un audit intern de succes, echipele dumneavoastră trebuie să înțeleagă procesul de bază al auditului intern. Dar, dincolo de asta, ei trebuie să înțeleagă și cum să-și documenteze observațiile, să colecteze informații relevante și să sape în profunzime pentru a oferi informații valoroase pentru a se asigura că respectați politicile și procedurile stabilite ale companiei dvs.    

software de audit al afacerilor

Concluzie    

În general, un audit de succes poate oferi afacerii dvs. mai multe beneficii, cum ar fi să aveți situații financiare fără erori, reasigurări pentru potențialii investitori și îmbunătățirea reputației generale a companiei dumneavoastră. În timp ce auditorii externi sunt răspunzători pentru crearea constatărilor lor, munca lor nu se referă la prevenirea erorilor sau a fraudei. În calitate de proprietar de afaceri, tu ești cel care este în primul rând responsabil pentru a se asigura că toate informațiile pe care le oferi auditorului sunt corecte și concrete. Prin urmare, ar trebui să vă faceți timp pentru a pregăti și a vă asigura că toate fișierele și documentele sunt exacte și actualizate. În plus, puteți lua în considerare și să investiți în software de audit pentru a vă simplifica procesul de audit.