Cum se creează o bază de date în Access – Ghid pas cu pas

Dacă ne place să colectăm filme, cărți, discuri, jocuri sau orice alt produs al cărui număr poate deveni extrem de mare sau dacă vrem să ne gestionăm afacerea și nu găsim o aplicație care să îndeplinească nevoile noastre, nu trebuie să căutăm mai departe. Cel mai bun lucru pe care îl putem face este să ne creăm propria trecere de date folosind unul dintre cele mai puternice și mai ușor de utilizat programe de pe piață, cum ar fi Microsoft Acces.

Microsoft Access este unul dintre cele mai mici cunoscut Aplicații de birou, o aplicație care a căzut mereu sub radar între Word, Excel și PowerPoint. Și nu a trecut neobservat pentru că este o aplicație complexă de folosit dacă nu am lucrat anterior cu baze de date, ceea ce este, dar pentru că funcția sa, aceea de a crea baze de date, nu este la mare căutare. Înainte de a arăta cum putem crea o bază de date, trebuie să fim clari cu privire la o serie de concepte de bază.

Cum se creează o bază de date în Access

Accesați elementele de bază

Așa cum am comentat la începutul acestui tutorial, dacă nu avem cunoștințe despre Access sau baze de date, aprofundarea în Access poate fi frustrantă fără o bază care să ne permită să știm la ce servește fiecare dintre funcțiile și elementele care fac parte din acesta. dintr-o bază de date.

Conceptele pe care trebuie să le cunoaștem în Access sunt următoarele.

  • înregistrări . O înregistrare în Access este cea mai mică unitate de informație care poate fi formată din diverse date și valori.
  • domenii . Un câmp din Access este numele datelor pe care dorim să le introducem pentru a le recunoaște fără a accesa conținutul tabelului. Dacă dorim să creăm un tabel cu nume și prenume, va trebui să creăm câmpul Prenume și câmpul Nume.
  • Mese . Înregistrările sunt stocate în tabele. Tabelele sunt primul lucru pe care trebuie să-l creăm pentru a începe să stocăm informații. Interogările, formularele și rapoartele extrag date din tabele.
  • anchete . Cât de bine putem deduce din nume, interogările sunt filtre pe care le putem aplica în tabele pentru a găsi ceea ce căutăm.
  • formulare . Un formular este reprezentarea tabelelor cu interfața grafică pe care o dorim, o interfață pe care o putem crea din vrăjitor sau manual.
  • Rapoarte . Un raport este reprezentarea curată a rezultatelor interogărilor. Este echivalentul formularelor cu tabele.

La creați o bază de date , trebuie doar să creăm un tabel și o interogare pentru a face căutări. Aceste elemente nu sunt necesare, dar ne vor permite să-i dăm un aspect mai vizual și să ușurăm din punct de vedere estetic și funcțional introducerea înregistrărilor, deoarece tabelele sunt reprezentate ca foi de calcul și când numărul de câmpuri este mare, adăugați altele noi. înregistrări, sarcina poate deveni plictisitoare.

Este recomandat, înainte de a deschide programul și a începe să creați tabele, interogări, formulare și așa mai departe, să vă așezați în fața paginii și proiectează structura a bazei de date, adică să creăm o listă cu toate câmpurile pe care dorim să le aibă tabelul. . Este întotdeauna mai bine să adăugăm altele decât să rămânem scurt, deoarece, odată ce am creat formularul, dacă ne lipsește un câmp, va trebui să facem lucruri fanteziste pentru a-l adăuga și pentru a modifica ordinea în care sunt introduse datele, acesta nu este un proces complicat, dar da foarte laborios

Putem crea câte tabele vrem, tabele pentru a stoca diferite date pe care le putem mai târziu se referă pentru a face interogări și că acestea, pe baza datelor introduse, prezintă informații din diverse tabele. Spre deosebire de alte aplicații, în Access nu trebuie să salvăm continuu pentru a păstra datele pe care le introducem în tabele, deoarece acestea sunt salvate automat.

Cum se creează o bază de date în Access

Imediat ce rulăm Access, aplicația ne invită să creăm o bază de date de la zero sau să folosim una dintre diferitele şabloane disponibil. Spre deosebire de șabloanele Word, Excel și PowerPoint, șabloanele Access ne permit doar să ne facem o idee despre ce putem face cu Access, deoarece, pentru a modifica un șablon, este necesar să aveți experiență cu Access deoarece nu sunteți un proces simplu și că, în multe ocazii, nu merge niciodată bine. De asemenea, dacă vrem să ne creăm propria bază de date, este pentru că vrem să creăm în funcție de nevoile noastre specifice. Înainte de a folosi o bază de date generică, putem folosi aplicații dedicate gestionării colecțiilor. Deoarece ceea ce ne dorim este să creăm o bază de date fără a ne baza pe niciun șablon, din pagina principală Access, faceți clic pe baza de date Blank .

Creați un tabel

În mod implicit, în fiecare tabel pe care îl creăm în Access, primul câmp se numește Id, un câmp care este completat automat începând cu numărul 1 pentru prima înregistrare, 2 pentru a doua înregistrare și așa mai departe. Scopul acestui domeniu este să nu creeze două înregistrări identice într-un tabel, deoarece ar fi considerate duplicate.

Cu toate acestea, această înregistrare nu ne permite să știm dacă am duplicat o înregistrare, deoarece numărul respectiv este diferit pentru fiecare. Dacă eliminăm acel câmp și introducem aceleași date dintr-un film într-o înregistrare, Access ne va informa că această înregistrare este duplicată, dar dacă păstrăm primul câmp, vom putea crea înregistrări duplicat deoarece fiecare va avea un număr de înregistrări diferite și, atunci când facem interogări, putem obține aceleași date repetate de mai multe ori. Utilizarea Id-ului în tabele este recomandată, de exemplu, la crearea facturilor, a bonurilor de livrare sau a oricărui alt tip de înregistrare în care trebuie să urmărim o numerotare corelativă.

Pentru a începe crearea câmpurilor, chiar în dreapta primului, Id, faceți clic pe Click pentru a adăuga, selectați tipul de câmp pe care vrem să-l folosim (text, dată, număr...) și scrieți numele câmpului.

Creați date de bază Access

Continuăm să efectuăm același proces până la completarea tuturor câmpurilor pe care dorim să facă parte din tabel. Putem crea câte câmpuri ne dorim. Nu trebuie să ne facem griji dacă rândul este prea lung, deoarece, la introducerea datelor, nu va trebui să folosim mouse-ul pentru a derula.

Acces

Odată ce am creat toate câmpurile tabelului, este timpul să adăugăm informațiile pe care dorim să le includem. Pentru a face acest lucru, din aceeași fereastră în care ne aflăm, trebuie să plasăm mouse-ul peste câmpul corespunzător și să începem să scriem. Pentru a comuta între câmpuri, putem apăsa tasta Enter sau tasta Tab.

Creați date de bază Access

Daca introducem texte foarte lungi, acestea nu vor fi afisate integral in campuri, fiind o problema la verificarea ca toate datele sa fie corect scrise. Soluția la această problemă este crearea de formulare. Un Formular, așa cum am menționat la începutul acestui tutorial, este reprezentarea frumoasă a tabelului, oferind unui tabel o interfață de utilizator prietenoasă, astfel încât să putem introduce datele într-un mod mai simplu, ca și cum ar fi o aplicație. Dar mai întâi trebuie să salvăm tabelul pe care l-am creat și să îi atribuim un nume care să ne permită să-l identificăm mai ușor dacă intenționăm să creăm diferite tabele.

Pentru a salva tabelul, plasăm mouse-ul peste tabelul în care am introdus datele, facem clic cu butonul din dreapta al mouse-ului și selectăm Salvare. În mod implicit, este afișat numele Table1, un nume pe care îl putem schimba în orice dorim. În continuare, trebuie salvați baza de date pe care le creăm, o bază de date care va fi formată din toate tabelele, interogările, formularele și rapoartele pe care le creăm. Pentru a salva baza de date, faceți clic pe Fișier , și apoi mai departe Salvare ca . În coloana din dreapta, selectăm prima opțiune Access Database (*.accdb).

Creați date de bază Access

Faceți un formular

Pentru a crea un formular bazat pe tabelul pe care l-am creat, din tabelul pe care l-am creat, faceți clic pe săgeata afișată în Toate obiectele secțiunea și faceți clic pe Formulare .

Creați date de bază Access

Pe panglică, faceți clic pe Creare și apoi pe Expert formular. În continuare, se va afișa o fereastră în care, în primul rând, trebuie să selectăm tabelul pe care l-am creat din meniul drop-down Table/Queries. În continuare, vor fi afișate toate câmpurile pe care le-am creat, întrucât vrem să le adăugăm pe toate, pentru a nu merge punct cu unul, faceți clic pe simbolul >> și Pagina Următoare → .

Creați date de bază Access

În fereastra următoare, putem stabili designul pe care dorim să îl aibă formularul dintre 4 opțiuni: coloane, tabelar, fișă de date sau justificat. Făcând clic pe fiecare dintre ele, ne va arăta cum vor fi distribuite datele în formular. În acest exemplu, vom alege opțiunea Justified și vom face clic Pagina Următoare → .

Creați date de bază Access

În final, trebuie să introducem numele cu care dorim să salvăm formularul și dacă vrem să începem să introducem informații sau să modificăm designul. Se recomandă selectarea prima opțiune pentru a verifica designul. Dacă nu ne place, sau dimensiunea câmpurilor este prea mică, vom edita designul.

Creați date de bază Access

După cum putem vedea în imaginea următoare, acum avem spațiu mai mult decât suficient pentru a vedea clar toate datele din câmpuri, așa că nu ar fi necesară modificarea dimensiunii acestora în formular.

Creați date de bază Access

Dacă nu este cazul, putem accesa vizualizarea de design, faceți clic pe Vizualizare butonul situat în colțul din stânga sus și selectați Amenajări opțiune.

Creați date de bază Access

Pentru a modifica dimensiunea câmpurilor, trebuie doar să le selectăm cu mouse-ul și să schimbăm dimensiunea. De asemenea, putem schimba culoarea de fundal, adăuga butoane funcționale în Antet, Detaliu sau Subsol al formularului pentru a deschide interogări pe care le-am creat anterior, pentru a închide formularul, a deschide un formular, a genera un raport, a ieși din aplicație...

Creați date de bază Access

Dacă nu ne place rezultatul expertului, putem încerca celelalte modele de formulare disponibile sau putem crea formularul din tabel adăugând câmpurile manual și cu aspectul pe care îl dorim. Acest proces este mult mai lent, dar ne va permite să creăm designul care ne place cel mai mult. Pentru a crea formularul gol, pe panglica de opțiune Creare, faceți clic pe Formular necompletat și selectați tabelul pe care dorim să creăm formularul.

Ce altceva putem face cu Access?

Odată ce tabelul și formularul bazat pe tabel au fost create pentru a introduce datele într-un mod mai ușor, putem crea interogări pentru a filtra conținutul. Cu o interogare, putem găsi toate filmele lansate într-un an, cele ale aceluiași actor sau regizor, cele care sunt în format DVD, cele pe care le-am văzut sau nu le-am văzut încă, cele care se află într-o anumită locație, dacă credem într-o bază de date a colecției noastre de filme.

Rezultatul interogărilor are același design ca și tabelele, deoarece aplicăm un filtru. Evident, acest design nu este nici intuitiv, nici confortabil și mult mai puțin atractiv. Soluția este generarea de rapoarte pe baza interogărilor. Rapoartele sunt reprezentarea frumoasă a interogărilor, la fel cum formularele sunt reprezentarea frumoasă a tabelelor.

Dacă nu vrem să depindem de Access odată ce am creat baza de date așa cum dorim, putem crea un fisier executabil să-l împărtășim cu prietenii noștri, ținând cont că dacă dorim să facem vreo modificare, va trebui să le facem în baza de date și înapoi pentru a crea executabilul, așa că, ori de câte ori este posibil, este recomandat să folosim baza de date din Access.