Când vine vorba de planificarea unui eveniment în persoană, există o mulțime de lucruri de luat în considerare. Trebuie să te asiguri că locația este perfectă pentru participanții tăi, că există suficiente scaune pentru toată lumea și că totul decurge conform planului în ziua evenimentului în sine. Cu toate acestea, când ai terminat de planificat totul și ai rezolvat toate aceste detalii, vei putea respira adânc și te vei bucura!
Sfat 1: Planificați-vă evenimentul ca și cum va fi în persoană
În primul rând, ar trebui să vă planificați evenimentul ca și cum va fi în persoană. Aceasta este una dintre cele mai frecvente greșeli pe care oamenii le fac atunci când planifică un eveniment. Ei presupun că, pentru că nu vor fi acolo fizic, nu trebuie planificat nimic.
Încercați să utilizați o tablă albă sau un alt ajutor vizual pentru a vă ajuta să vă organizați toate gândurile într-un program coerent. Este important să includeți totul, dar nu neapărat în ordinea importanței! De exemplu:
- Agenda ta (ce anume vei face?)
- O listă cu cine va susține prezentări/cât va dura fiecare prezentare și ce subiecte vor fi abordate
(Notă: nu trebuie să includeți lucruri precum „Voi face o prezentare despre felul în care sunt preparate hot-dogs.” Acest lucru este evident.)
Sfat 2: Setați o dată și o oră
Veți dori să setați o dată și o oră pentru evenimentul dvs. care sunt convenabile atât pentru dvs., cât și pentru publicul țintă. Dacă găzduiți un seminar despre cel mai bun mod de a vă pregăti pentru pensionare, ar putea să nu fie înțelept să îl organizați în aceeași zi cu o conferință care se concentrează pe planificarea pensionării.
De asemenea, dacă organizați un eveniment de networking de seară în care oamenii se pot întâlni între ei la băuturi, alegeți un moment în care nu vor exista multe alte evenimente în calendar care ar putea concura cu ale dvs., cum ar fi la prânz sau după orele de lucru. Apoi, din nou, dacă obiectivul dvs. este doar să implicați mai mulți oameni în compania sau organizația dvs. fără a le îndepărta prea mult din viața personală (de exemplu, viața de acasă), atunci luați în considerare programarea unei întâlniri de dimineață devreme înainte de serviciu, astfel încât să poată participa fără a fi nevoie să îngrijorează-te că îți lipsesc multe!
Sfatul 3: Creați o cronologie începând cu etapele mari și apoi completând detaliile mai mici
Odată ce v-ați creat marile repere, este timpul să completați detaliile mai mici. Aruncă o privire la calendarul tău și începe să completezi toate sarcinile mici care trebuie finalizate.
De exemplu, dacă planificați un eveniment cu discuții, ateliere și demonstrații timp de 5 zile consecutiv, împărțiți acele zile după cum urmează:
Ziua 1: Recepție de bun venit (3 ore), urmată de cină (2 ore), apoi prezentări de la vorbitori și panel de experți (5 ore).
Ziua 2: Dimineața va fi dedicată atelierelor și demonstrațiilor; după prânz vom avea mai multe discuții de la liderii din industrie înainte de a ne pauza pentru cină (2 ore).
Sfat 4: atunci când vă planificați bugetul, alocați fonduri pentru difuzoare, locuri și orice divertisment pe care l-ați planificat
Când planificați un buget pentru evenimentul dvs., există trei lucruri pentru care ar trebui să alocați fonduri: difuzoare, locații și divertisment.
- Difuzori: calitatea difuzoarelor de la evenimentul dvs. o va face sau o va distruge. Deci, cât ar trebui să alocați pentru fiecare difuzor? Vă recomandăm 500 USD per discurs de o oră și 500 USD pe vorbire de 30 de minute. Nu este neapărat ceea ce va fi perceput pentru fiecare oaspete - ar putea avea o taxă fixă sau o altă structură de preț - dar aceasta este o sumă care vă oferă spațiu pentru a negocia dacă solicită mai puțin timp decât are nevoie, plătind totuși echitabil. Nu doriți să economisiți bani pe difuzoare motivaționale reducându-le salariul!
- Locuri: va trebui, de asemenea, să decideți unde veți organiza evenimentul; indiferent dacă este în casa cuiva sau într-o galerie de artă, costurile locației se pot înregistra rapid în funcție de facilitățile necesare (de exemplu, dacă nu există scaune disponibile la locație). Vă recomandăm să alocați aproximativ 100 USD/oaspete pentru costurile cu mâncarea (care include aperitive) și încă 100 USD/oaspete pentru costurile cu alcoolul (care include berea). Aceasta înseamnă că dacă sunt 100 de invitați care ar dori atât aperitive, cât și băuturi în timpul serviciului cinei, atunci acele două articole ar putea costa suficient de aproape împreună încât o persoană să-și poată cheltui peste jumătate din salariu încercând doar acele două lucruri! Desigur, majoritatea oamenilor nu își vor cheltui toți banii doar pe acele două activități, dar ne-am gândit că acest lucru ar oferi context, în loc să spunem doar „alocați suficienți bani pentru ca nimeni să nu fie foame”.
Sfatul 5: Găsiți idei despre modalități de a vă face evenimentul diferit de alții din industria dvs
A o modalitate bună de a începe să faci brainstorming idei este să te gândești la ceea ce face evenimentul tău unic. De exemplu, există și alte evenimente în industria dvs. care vor avea loc aproximativ în același timp cu al dvs.? Dacă da, cum poți să te diferențiezi de ei și să-l faci pe al tău să iasă în evidență?
Gândiți-vă la ce vă diferențiază evenimentul de alții din industrie. Este un nou tip de vorbitor sau subiect? O noua locatie? Un element interactiv care este unic pentru organizația dvs., cum ar fi o aplicație sau un site web, unde utilizatorii pot obține mai multe informații despre eveniment sau pot trimite întrebări în timpul prezentărilor (voi vorbi mai multe despre asta mai târziu).
Sfat 6: Planificați să includeți niște timpi de nefuncționare, astfel încât participanții să poată conecta unii cu alții
Invitații ar trebui să aibă timp să discute între ei și ar trebui să-i încurajați să facă acest lucru. Dacă evenimentul tău este unul formal, asigură-te că există zone rezervate în care participanții se pot amesteca și pot conecta liber. Dacă plănuiți un eveniment mai puțin formal, luați în considerare includerea unor pauze între sesiuni, astfel încât oamenii să poată vorbi cu colegii lor în aceste perioade.
Există multe modalități de a-ți ajuta participanții să profite la maximum de această oportunitate de networking:
- Furnizați ecusoane de nume sau etichete de nume la check-in pentru fiecare participant. Asigurați-vă că acestea includ numele, titlurile (sau funcțiile), numele companiilor și siglele companiilor reprezentate de participanți la masa (masele) de conferință. Acest lucru îi ajută pe participanți să-și amintească cu ușurință numele și le oferă ceva distractiv despre care să vorbească în timp ce se întâlnesc cu oameni noi în timpul meselor sau în alte pauze pe parcursul zilei conferinței.* Oferiți fiecărui participant un pachet de informații care conține toate detaliile relevante despre dvs. și organizația dvs.; includeți informații de contact, astfel încât participanții să poată contacta după ce se întorc acasă de la evenimentul dvs., dacă este necesar.* Asigurați-vă că vor exista o mulțime de oportunități de creare de rețele informale pe parcursul zilei; încurajează participanții nu numai pe scenă, ci și în jurul meselor în timpul meselor sau în pauze, astfel încât toată lumea să aibă timp suficient pentru a discuta între ei
Sfatul 7: Branding-ul este important
Branding-ul este important dacă vrei să ieși în evidență față de concurenții tăi, precum și să oferi evenimentului tău o identitate unică proprie. Branding-ul poate fi realizat în mai multe moduri, inclusiv prin logo-uri, culori și fonturi.
Când decideți brandingul potrivit pentru evenimentul dvs., gândiți-vă la ce fel de mesaj doriți să transmiteți (distractiv? formal? prietenos?). Faceți câteva cercetări asupra altor evenimente care au teme sau stiluri similare cu ale dvs. și vedeți ce au făcut diferit unul de celălalt. De exemplu, dacă există mai multe conferințe organizate în același oraș în cursul aceleiași săptămâni; care ti-au atras atentia? De ce a fost asta?
Sfat 8: Informați oamenii despre evenimentul dvs. pe rețelele sociale
O altă modalitate grozavă de a transmite vestea despre evenimentul tău este prin intermediul rețelelor sociale. Rețelele de socializare sunt o modalitate excelentă de a ajunge la publicul dvs. și este gratuită!
Puteți folosi hashtag-uri pentru a ajuta oamenii să vă găsească evenimentul, dar asigurați-vă că le utilizați într-un mod care se potrivește cu marca și personalitatea dvs. Dacă preferați să nu utilizați hashtag-uri, adăugați pur și simplu un link către pagina dvs. web sau Facebook pagina unde oamenii se pot înregistra la eveniment se va descurca bine.
Sfat 9: Pune întrebări despre cum să rezolvi problemele înainte de a te angaja în orice
Cel mai bun mod de a evita această problemă este prin a pune întrebări despre cum să rezolvi aceste probleme înainte de a te angaja în ceva. Pune întrebări despre problemele pe care le consideri cele mai importante, cum ar fi „Cum ne asigurăm că oamenii știu de unde pot lua mâncare?” sau „Cum vom urmări cine vine și pleacă?” De asemenea, poate doriți să întrebați despre problemele care vi se par cele mai dificile, cum ar fi „Ce se întâmplă dacă plouă?” sau „Ce se întâmplă dacă cineva își varsă băutura pe covorul meu?” Și nu uitați de cele care sunt confuze, deși nu sunt neapărat problematice, cum ar fi „De ce fiecare are propria insignă cu numele, dar doar unii oameni au șnur în jurul gâtului? Sunt acele insigne speciale pentru VIP-uri sau așa ceva?”
Sfat 10: Utilizați Platforma de gestionare a evenimentelor
Ai făcut toată treaba, ai planificat evenimentul și ai o agendă grozavă. Acum este timpul să vindeți bilete, să gestionați răspunsurile și să colectați e-mail adrese. Dacă utilizați un management de evenimente instrument precum Eventtia pentru evenimentul dvs. în persoană (și chiar ar trebui să fiți) va face vânzarea biletelor mult mai ușoară! Puteți crea o pagină de destinație care conține toate informațiile necesare despre eveniment, inclusiv linkuri de înregistrare, informații despre prețuri și orice alte detalii importante. Platforma permite, de asemenea, participanților să-și adune singuri insignele la check-in, în loc să le facă un însoțitor să facă asta pentru ei – acest lucru face lucrurile mult mai ușor pentru toți cei implicați! Nu uitați să vă enumerați ca epuizat decât dacă nu există nicio șansă ca altcineva să se înregistreze după al tău.*
Concluzie
Dacă doriți să organizați un eveniment în persoană, țineți cont de aceste sfaturi. Amintiți-vă că este important să fiți sincer cu dvs. în legătură cu propriile tale puncte tari și slăbiciuni - și apoi să le folosești în avantajul tău!
