O uso de um modelo para fins contábeis em sua empresa pode ajudar a acelerar o tempo de pagamento de funcionários ou clientes. Ele deve conter todos os detalhes pertinentes, como descrições de produtos ou serviços, informações sobre preços e considerações sobre impostos e descontos – no entanto, lembre-se das seguintes informações e dicas:
Organize sua lista de produtos e/ou serviços
Ao enviar as faturas, deve incluir uma lista detalhada de produtos ou serviços sendo cobrados e seus preços para evitar confusão sobre o que exatamente está sendo cobrado e simplificar o gerenciamento de estoque mês a mês. Muitas empresas de serviços também usam faturas para comunicar condições de pagamento e datas de vencimento, bem como como lidam com pagamentos atrasados para ajudar seus clientes a entender essas práticas com mais facilidade.
Em seguida, é recomendável incluir sua empresa ou o nome da empresa na parte superior de cada documento para facilitar o reconhecimento dos clientes de quem está sendo cobrado - isso agilizará o pagamento e reduzirá possíveis disputas ou atrasos nos pagamentos. Algumas empresas adicionam seu logotipo para maior profissionalização enquanto criam reconhecimento de marca com seus clientes e consumidores.
As faturas recorrentes exigem a inclusão de informações de contato do cliente, como nome, endereço, email endereço ou número de telefone para manter contato com eles e manter registros das interações que ocorreram entre você. Isso ajuda a manter a organização ao lidar com dúvidas ou problemas entre cliente e fornecedor e mantém registros de como você interagiu.
De acordo com o este sítio, você deve incluir um campo em seu formulário de prestação de serviço onde os clientes possam registrar sua aprovação ou comentários sobre seus serviços, ajudando a construir confiança entre você e sua clientela, além de mostrar que você aprecia seus negócios.
Na parte inferior de cada fatura, é uma ótima ideia incluir uma linha agradecendo os clientes por seus negócios e incentivando-os a retornar no futuro. Considere incluir um link para seu site ou páginas de mídia social para que eles possam acessar facilmente informações adicionais sobre você, incluindo produtos e serviços que você fornece. Para faturas recorrentes, certifique-se de ler sobre como criar um modelo recorrente, pois isso fornece mais conselhos para cobranças regulares.
Incluir uma data de vencimento
A data de vencimento é um componente essencial de uma fatura, pois indica quando sua empresa deve receber o pagamento dos clientes. Uma data de vencimento oportuna também garante que as condições de pagamento listadas na frente sejam cumpridas.
Se você ainda não experimentou um gerador de documentos on-line para gerar e enviar faturas, recomendamos experimentá-lo - ele pode tornar o processo mais rápido, mais simples e ajudar a evitar pagamentos perdidos!
Fazer faturas do zero pode ser demorado e sujeito a erros, e é por isso que ter um modelo torna a vida muito mais simples. Simplesmente atualize qualquer informação padrão em sua escolha modelo de fatura preenchível com detalhes específicos de produtos e serviços. Isso pode ser feito com muita facilidade usando campos predefinidos no modelo que facilitam o preenchimento de informações detalhadas, como preços, quantidades, taxas de envio, impostos, etc.
À disposição da sua empresa estão vários modelos para atender às suas necessidades individuais. Uma fatura de vendas funciona muito bem para quem vende produtos ou serviços físicos, enquanto as faturas baseadas em serviços funcionam melhor com empresas que oferecem serviços contínuos. As faturas também podem ser organizadas em categorias como cliente ou projeto para simplificar sua geração e envio.
Um modelo ideal apresenta fontes legíveis e cores que contrastam bem, facilitando a leitura e compreensão das informações pelos clientes. Uma fatura difícil de ler pode causar confusão ou perda de receita.
Uma fatura deve sempre incluir um título de “fatura” claramente marcado, número exclusivo e data de criação (conhecida como data de emissão), a fim de proteger contra disputas de cobrança e evitá-las. As datas de vencimento também podem ser especificadas no nível do cliente ou da fatura, dependendo de sua natureza, com faturas individuais com condições de pagamento específicas que substituem as datas de vencimento padrão definidas no nível do cliente ou da empresa.
Inclua seu nome e endereço
Se você usar um modelo gratuito, certifique-se de que seu nome e endereço apareçam com destaque no canto superior direito. Seu cliente reconhecerá facilmente quem está enviando uma fatura dessa maneira e poderá acompanhar os pagamentos devidos.
Além disso, sua fatura deve incluir a data em que foi escrita – isso permitirá que seus clientes saibam exatamente quando esperar seus pagamentos e ajudará a garantir que sejam pagos no prazo.
Sua fatura também deve incluir o valor total devido; isso deve incluir todos os totais de itens de linha, bem como quaisquer impostos ou taxas de vendas aplicáveis. Além disso, inclua detalhes sobre quais serviços ou itens estão sendo cobrados para que seu cliente saiba exatamente o que está recebendo em troca de seu dinheiro.
Os modelos vêm em vários formatos para atender às necessidades de diferentes empresas. Se você trabalha com clientes internacionais, como remessa por meio de processos de desembaraço aduaneiro no exterior, podem ser necessárias faturas comerciais que cumpram os órgãos reguladores e as autoridades portuárias para obter pacotes pela alfândega.
Depois de identificar um formato de fatura que funcione para sua empresa, ele deve refletir sua marca e os produtos ou serviços pelos quais você está cobrando. Certifique-se de que possui fontes legíveis, cores adequadas e layout intuitivo; caso contrário, os clientes podem ficar confusos e se recusar a pagar a tempo.
Uma fatura atraente não só simplifica a compreensão do que eles devem, mas também pode servir para promover o seu negócio. Use modelos personalizados para promover páginas ou sites de mídia social! Além disso, algumas ferramentas de faturamento on-line vêm equipadas com aplicativos móveis que permitem criar e enviar faturas em qualquer lugar – esse recurso pode ser particularmente útil para pequenas empresas e freelancers que precisam viajar frequentemente entre clientes.
Inclua as informações do seu cliente
Faturas legalmente válidas exigem nomes e endereços completos dos clientes, para garantir que a fatura chegue ao destino pretendido. A inclusão dessas informações também ajuda a garantir que cheguem à pessoa certa rapidamente se forem enviadas por e-mail ou outros meios incomuns; seu cliente pode entrar em contato com você caso tenha dúvidas sobre sua fatura; para empresas maiores, considere a inclusão de informações sobre quem lida com contas a pagar para que, se os pagamentos atrasarem, você possa entrar em contato com a pessoa responsável rapidamente pelos pagamentos.
Ao usar um modelo de marca, verifique se o logotipo da sua empresa está alinhado com o restante do design. Isso pode dar à sua fatura uma aparência consistente, ao mesmo tempo em que faz com que sua marca pareça autêntica e confiável. Adicionar uma nota pessoal na parte inferior pode mostrar sua gratidão ou mostrar que você espera trabalhar juntos novamente em projetos futuros.
Tabelas de preços (https://www.pinterest.com/lizardwijanarko/pricing-table/) nas faturas devem apresentar colunas padrão que exibam claramente nomes de produtos, descrições, quantidades e preços unitários para facilitar os cálculos do cliente. Ao fornecer essas informações antecipadamente e incluir colunas para descontos e impostos, fornecer ao cliente cálculos precisos economizará tempo e esforço na tentativa de estimar seus pagamentos.
No topo de qualquer fatura deve aparecer o nome e o logotipo da sua empresa para identificá-la como proveniente de você. A incorporação de datas também ajuda a organizar os registros e rastrear as transações correspondentes às faturas enviadas; além disso, se cada transação exigir seu próprio número de fatura, inclua-o também.
Dependendo do projeto ou serviço que você está oferecendo, diferentes tipos de faturas provavelmente precisarão ser gerados e apresentados para pagamento. Uma fatura pró-forma serve como uma estimativa, faturas intermediárias/recorrentes podem ajudar para projetos divididos em parcelas e faturas finais devem sinalizar a conclusão do pagamento com instruções de pagamento claras e uma data de vencimento estimada; Jobber fornece software de faturamento automático que ajuda a automatizar esse processo.