Como preparar seu negócio para uma auditoria

auditoria de negócios

A auditoria é uma parte essencial de qualquer negócio para manter a eficiência. É uma maneira de observar as operações e os processos de uma empresa para garantir que todos os sistemas estejam bem lubrificados e funcionem de maneira ideal. Portanto, você precisará dos relatórios e dados da sua empresa. Sem realizar uma auditoria, você pode julgar e deturpar o desempenho da sua empresa. Notavelmente, você terá a impressão de que seu negócio é mais lucrativo ou próspero do que realmente é.    

Além disso, independentemente de você realizar uma auditoria interna de qualidade ou regulatória, preparar sua empresa para uma auditoria pode ser cansativo, especialmente se você tiver uma equipe pequena. A auditoria requer muita papelada e ocupa uma quantidade considerável do seu tempo. Mas, felizmente, as empresas hoje podem realizar auditorias com eficiência usando auditoria de software. Com o software de auditoria, você pode facilmente ter os documentos necessários em um só lugar sem lidar com grandes pilhas de papelada.

No entanto, quer você queira investir em tecnologia de auditoria ou não, a preparação para uma auditoria é necessária para garantir que sua empresa passe pelo processo com sucesso. Portanto, para ajudá-lo a preparar sua empresa para uma auditoria, abaixo estão algumas etapas que você pode seguir.    

Mantenha um calendário    

Não há regras fixas sobre a frequência com que sua empresa deve realizar uma auditoria. No entanto, vários fatores influenciarão a frequência com que você precisará auditar. Por exemplo, suponha que você tenha recebido certificação de uma organização padrão do setor, como o PCI Security Standards Council. Nesse caso, você precisará ter uma auditoria realizada por seu avaliador de segurança qualificado anualmente para garantir que esteja em conformidade. Além disso, para determinar se as metas e os procedimentos atendem à conformidade regulatória e às políticas da empresa, você pode fazer com que esses avaliadores sejam realizados trimestralmente ou, pelo menos, duas vezes por ano.      

Conheça os tipos de auditorias que sua empresa precisa e quando você precisa passar por elas. Comumente, as auditorias são feitas no final de um ano fiscal ou no início. Independentemente de quando, o importante é saber quando um está prestes a acontecer para que você possa preparar os requisitos e equipamentos necessários, bem como recorrer ao pessoal responsável. Por exemplo, você tem que garantir que os laptops que você vai usar tenham processadores que são capazes o suficiente para as próximas tarefas ou que os relatórios do departamento estão no caminho certo.     

Reúna e organize documentos relevantes    

Depois de saber quando se preparar, você passa para o que preparar. A preparação atempada da documentação necessária ajuda a melhorar o processo de auditoria. Assim, você deve garantir que todos os seus documentos, como registros contábeis e financeiros, documentação de recursos humanos, registros de inventário, relatórios anuais e outros estejam em ordem. Depois de reunir todos os arquivos relevantes, organize-os conforme necessário, geralmente cronologicamente. Em seguida, confirme se tudo isso é preciso e oficial, especialmente as datas das transações, papéis timbrados, carimbos de borracha, guias de IVA, números de documentos e assinaturas autorizadas.    

Particularmente para registros financeiros, pode ser útil se eles estiverem preparados com antecedência para evitar perguntas de última hora. Esses documentos podem incluir novos arrendamentos, contratos de empréstimo, contratos de vendas significativos, apólices de seguro, documentos legais e avisos do Internal Revenue Service (IRS). Notavelmente, os auditores externos agradecem quando as empresas preparam seus documentos para apoiar transações e saldos de contas. O bom é que sua equipe de contabilidade já possui muitos desses documentos financeiros.      

Além disso, para melhorar a forma como você organiza seus documentos, considere configurar um Google Drive acessível a cada um de sua equipe para armazenar registros de todas as transações realizadas e manter backups.    

Fornece treinamento    

A auditoria interna é uma parte essencial de qualquer programa de segurança e conformidade da informação. É uma abordagem prática para gerenciar riscos adequadamente. O objetivo da auditoria interna é fornecer informações sobre as políticas, cultura e procedimentos de uma empresa, verificando os controles internos, como conformidade com as leis e regulamentos relevantes, eficácia operacional e controles de mitigação de riscos. Assim, além de definir um cronograma e preparar os documentos necessários para a realização de uma auditoria interna, também vale a pena considerar dar treinamento de auditoria interna aos membros de sua equipe. O treinamento de auditoria interna ajuda a garantir que suas equipes forneçam um ponto de vista objetivo ao documentar problemas.    

Além disso, as auditorias internas mais benéficas são eventos altamente coordenados e bem planejados que minimizam riscos e interrupções na operação de negócios. Portanto, para realizar uma auditoria interna bem-sucedida, suas equipes devem entender o processo básico de auditoria interna. Mas, além disso, eles também devem entender como documentar suas observações, coletar informações relevantes e se aprofundar para fornecer informações valiosas para garantir que você esteja cumprindo as políticas e procedimentos estabelecidos pela sua empresa.    

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Conclusão    

No geral, uma auditoria bem-sucedida pode trazer vários benefícios à sua empresa, como ter demonstrações financeiras sem erros, segurança para investidores em potencial e melhoria na reputação geral da sua empresa. Embora os auditores externos sejam responsáveis ​​por criar suas descobertas, seu trabalho não gira em torno da prevenção de erros ou fraudes. Como proprietário de uma empresa, você é o principal responsável por garantir que todas as informações fornecidas ao auditor sejam precisas e factuais. Portanto, você deve dedicar algum tempo para preparar e garantir que todos os arquivos e documentos sejam precisos e atualizados. Além disso, você também pode considerar investir em software de auditoria para ajudar a simplificar seu processo de auditoria.