Como criar e usar modelos de e-mail no Outlook

Se trabalharmos diariamente enviando e recebendo e-mails, podemos usar um email Gerente. Por esta, Microsoft tem seu próprio aplicativo integrado ao Windows, como o Outlook. Uma das vantagens de utilizar este gerenciador é a possibilidade de criar templates de email, através dos quais podemos economizar muito tempo caso realizemos tarefas repetitivas.

O uso de templates na hora de escrever e-mails é uma prática muito comum, principalmente dentro da área profissional onde podemos ter que enviar e-mails sempre com a mesma estrutura ou partes iguais, para os quais serão especialmente úteis.

Recursos de modelo

criar e usar modelos de e-mail no Outlook

O uso de templates na hora de escrever nossos e-mails pode ser muito útil, pois nos fornece uma estrutura ou formulário que costumamos usar repetidamente para que possamos mantê-lo salvo e utilizá-lo em qualquer conteúdo. Eles são úteis quando os emails de saída geralmente têm o mesmo conteúdo ou estrutura semelhante. Assim, economizamos tempo com seu uso, já que não será necessário redigir o e-mail novamente do zero a cada vez.

As principais características de um modelo são as seguintes:

  • Eles permitem que você visualize o e-mail que o destinatário receberá.
  • Você pode adicionar imagens.
  • Suporta tags HTML.
  • Compatível com rich text.
  • Ele permite anexar arquivos na forma de um link que permite que sejam baixados ou visualizados.
  • Ele pode ser aplicado a vários destinatários.
  • Os modelos criados podem ser atualizados ou modificados.
  • Eles podem ser compartilhados com outros usuários ou grupos.

Ao utilizá-los devemos ter em mente que só é possível criar uma cópia do corpo da mensagem. Todas as informações adicionais que queremos agregar, como o destinatário, os arquivos anexados, o assunto a tratar ... devem ser sempre acrescentados manualmente, uma vez que tenhamos adicionado o modelo personalizado. Além disso, é possível adicionar novas informações antes de enviar o modelo como parte da mensagem.

Como criar modelos a partir do Outlook

O gerenciador de e-mail da Microsoft nos permite criar um modelo de e-mail de duas maneiras diferentes. Um através de uma função integrada chamada “Quick Items”, outro através do plug-in “My Templates”, ou também da opção “Save As”. A seguir, veremos como criá-los por meio desses métodos.

Guardar como modelo

Para começar, abrimos o Outlook e na janela inicial clicamos no botão Novo email ou usamos diretamente o atalho de teclado “Ctrl + Shift + M”. Isso abrirá uma nova janela onde escreveremos o conteúdo que desejamos dentro do corpo da mensagem que incorporará o modelo que iremos criar.

Ao terminar, na janela de mensagem, clicamos na aba “Arquivo” e escolhemos a opção “Salvar como”. Posteriormente, na caixa de diálogo Salvar como, exibimos a guia na seção “Tipo” e selecionamos a opção “Modelo do Outlook (* .oft)” . Na seção “Nome” do arquivo escrevemos o nome que vamos dar ao nosso template e por último clicamos no botão Salvar e escolhemos o local desejado.

Formato de mensagem do Outlook

Para usá-lo, devemos ter a guia Desenvolvedor ativa na barra de ferramentas do Outlook. Caso não tenha, clique nas guias “Arquivo” e “Opções”. Na nova janela clicamos em “Customize ribbon” e marcamos a caixa “Programmer” que encontramos do lado direito. Finalmente, pressionamos Ok.

Añadir Programador a la cinta de opções do Outlook

Em seguida, podemos clicar na guia Desenvolvedor e, em seguida, clicar em “Escolha o formulário” .

Formulário de escolha do Outlook

Na nova janela, exibimos a guia “Pesquisar em” e colocamos o caminho onde salvamos o modelo. Isto fará com que apareça na janela, só falta selecioná-lo e clicar no botão “Abrir”.

Formato de eleição do Outlook

Use itens rápidos

A primeira coisa que vamos fazer é abrir o Outlook e, no seu menu principal, clicar em “Novo email”. Em seguida, escrevemos o conteúdo do que queremos que seja o nosso modelo para posteriormente destacá-lo. Agora vamos para a barra de ferramentas superior e clique no “Elementos rápidos” e clique com o mouse para abrir o menu suspenso. Aqui nós selecionamos a opção de “Salve a seleção em uma galeria de elementos rápidos” .

Elementos rápidos do Outlook

Isso abrirá uma nova janela para crie um novo bloco de criação , onde devemos preencher os campos que aparecem. Por outro lado, na seção “Nome” indicamos o identificador único que a função Quick Elements usará para cada entrada, listando-os em ordem alfabética. Na seção “Galeria”, isso nos ajudará a salvar o conteúdo em galerias específicas, enquanto, na Categoria, eles são como subpastas que pertencem à galeria, por isso devemos nos ater exclusivamente ao “Geral”.

Outlook Criar novo bloco de criação

Mais tarde, encontramos a seção “Descrição” onde podemos indicar um comentário que nos ajuda a descrever o modelo. Em “Salvar como”, devemos ter certeza de que o modelo está disponível em NormalEmail.dotm para que possamos usá-lo em futuros e-mails. Finalmente, na seção “Opções”, nos ajudará a determinar como inserir cada entrada. Ao terminar, clique em Aceitar para que todas as alterações sejam salvas.

Assim que tivermos nosso novo modelo criado, poderemos usá-lo. Para fazer isso, vamos para a parte do e-mail onde queremos que o modelo apareça. Em seguida, clique na guia “Elementos rápidos” e clique no modelo que vamos usar.

Outlook insertar plantillas from Elementos rápidos

Faça a partir de Meus modelos

Outra possibilidade de realizar este processo é utilizar o add-in “Meus Templates” que também encontramos por defeito no Outlook. Este add-on nos permitirá criar modelos que podem ser adicionados às mensagens selecionando o Função “Inserir modelo” . Nele podemos incluir texto e imagens e depois salvá-los no local que quisermos. Desta forma, será possível armazenar frases que usamos com frequência e adicioná-las aos nossos e-mails quando considerarmos necessário.

Para começar, abrimos o Outlook e clicamos no botão “Novo email”. Na nova janela, clique na guia “Mensagens” e na seção “Meus modelos”, clique em “Ver modelos” . Isso fará com que uma nova coluna apareça à direita da tela, onde clicaremos no Botão “(+) Modelo” .

Outlook Minhas plantas

Agora nas caixas vazias, devemos fornecer um novo título para poder diferenciá-lo posteriormente e um novo corpo que será adicionado a um e-mail cada vez que o usamos. Quando terminar, clique no botão “Salvar” para garantir que sempre o tenhamos disponível mais tarde.

Escreva o conteúdo da planta no Outlook

Como podemos ver, o novo template criado é adicionado aos já existentes, portanto só será necessário clicar nele quando precisarmos usá-lo em um e-mail.

Selecionar planta no Outlook