Se gostamos de colecionar filmes, livros, discos, jogos ou qualquer outro produto cujo número pode se tornar extremamente alto ou se queremos administrar nosso negócio e não encontramos um aplicativo que atenda nossas necessidades, não precisamos continuar procurando. O melhor que podemos fazer é criar nosso próprio passe de dados usando um dos programas mais poderosos e fáceis de usar do mercado, como Microsoft Acesso.
O Microsoft Access é um dos menos conhecido Aplicativos do Office, um aplicativo que sempre caiu no radar entre Word, Excel e PowerPoint. E não passou despercebido porque é um aplicativo complexo de usar se não trabalhamos anteriormente com bancos de dados, o que é, mas porque sua função, a de criar bancos de dados, não é muito procurada. Antes de mostrarmos como podemos criar um banco de dados, devemos esclarecer uma série de conceitos básicos.
Noções básicas de acesso
Como comentei no início deste tutorial, se não tivermos conhecimento de Access ou bancos de dados, mergulhar no Access pode ser frustrante sem uma base que nos permita saber para que serve cada uma das funções e elementos que fazem parte dele. de um banco de dados.
Os conceitos que devemos conhecer em Access são os seguintes.
- registros . Um registro no Access é a menor unidade de informação que pode ser composta de vários dados e valores.
- Campos . Um campo no Access é o nome do dado que queremos introduzir para reconhecê-lo sem acessar o conteúdo da tabela. Se quisermos criar uma tabela com nomes e sobrenomes, teremos que criar o campo Nome e o campo Sobrenome.
- Tabelas . Os registros são armazenados em tabelas. As tabelas são a primeira coisa que devemos criar para começar a armazenar informações. Consultas, formulários e relatórios extraem dados de tabelas.
- inquéritos . Quão bem podemos deduzir do nome, as consultas são filtros que podemos aplicar nas tabelas para encontrar o que procuramos.
- formas . Um formulário é a representação das tabelas com a interface gráfica que queremos, uma interface que podemos criar a partir do assistente ou manualmente.
- relatórios . Um relatório é a representação limpa dos resultados das consultas. É o equivalente de formulários a tabelas.
Para criar um banco de dados , só precisamos criar uma tabela e uma consulta para fazer as buscas. Esses elementos não são necessários, mas nos permitirão dar um aspecto mais visual e facilitar estética e funcionalmente a entrada de registros, já que as tabelas são representadas como planilhas e quando o número de campos é alto, adicione novos. registros, a tarefa pode se tornar tediosa.
Recomenda-se, antes de abrir o programa e começar a criar tabelas, consultas, formulários e etc, sentar na frente da página e projetar a estrutura da base de dados, ou seja, criar uma lista com todos os campos que queremos que a tabela tenha. . É sempre melhor adicionar outros do que ficar aquém, pois, uma vez criado o formulário, se faltar um campo, teremos que fazer coisas extravagantes para adicioná-lo e modificar a ordem em que os dados são inseridos, não é um processo complicado, mas sim muito trabalhoso
Podemos criar quantas tabelas quisermos, tabelas para armazenar diferentes dados que depois podemos relacionar-se para fazer perguntas e que estes, com base nos dados inseridos, mostram informações de várias tabelas. Ao contrário de outros aplicativos, em Access não precisamos salvar continuamente para manter os dados que inserimos nas tabelas, pois eles são salvos automaticamente.
Como criar um banco de dados no Access
Assim que executamos o Access, o aplicativo nos convida a criar um banco de dados do zero ou usar um dos diferentes modelos acessível. Ao contrário dos modelos do Word, Excel e PowerPoint, os modelos do Access apenas nos permitem ter uma ideia do que podemos fazer com o Access, pois, para modificar um modelo, é necessário ter experiência com o Access, pois não é um processo simples e isso, em muitas ocasiões, nunca vai bem. Além disso, se queremos criar nosso próprio banco de dados, é porque queremos criar com base em nossas necessidades específicas. Antes de usar um banco de dados genérico, podemos usar aplicativos dedicados ao gerenciamento de coleções. Como o que queremos é criar um banco de dados sem depender de nenhum modelo, na página principal do Access, clique em no banco de dados em branco .
Crie uma mesa
Por padrão, em toda e qualquer tabela que criamos no Access, o primeiro campo é denominado Id, um campo que é preenchido automaticamente começando com o número 1 para o primeiro registro, 2 para o segundo registro e assim por diante. O objetivo deste campo é não criar dois registros idênticos em uma tabela, pois seriam considerados duplicados.
No entanto, este registro não nos permite saber se duplicamos um registro, pois esse número é diferente para cada um. Se eliminarmos esse campo e inserirmos os mesmos dados de um filme em um registro, o Access nos informará que esse registro está duplicado, mas se mantivermos o primeiro campo, poderemos criar registros duplicados, pois cada um terá um número de registro diferente, e, ao fazer consultas, podemos obter os mesmos dados repetidos várias vezes. Recomenda-se o uso de Id em tabelas, por exemplo, ao criar notas fiscais, guias de remessa ou qualquer outro tipo de registro onde devemos seguir uma numeração correlata.
Para começar a criar campos, logo à direita do primeiro, Id, clique em Click to add, selecione o tipo de campo que queremos usar (texto, data, número…) e escreva o nome do campo.
Continuamos realizando o mesmo processo até completar todos os campos que queremos que façam parte da tabela. Podemos criar quantos campos quisermos. Não devemos nos preocupar se a linha for muito longa, pois, ao inserir os dados, não precisaremos usar o mouse para rolar.
Uma vez criados todos os campos da tabela, é hora de adicionar as informações que queremos incluir. Para isso, desde a mesma janela em que nos encontramos, devemos colocar o mouse sobre o campo correspondente e começar a escrever. Para alternar entre os campos, podemos pressionar a tecla Enter ou a tecla tab.
Se inserirmos textos muito longos, estes não serão exibidos totalmente nos campos, sendo um problema na hora de verificar se todos os dados estão escritos corretamente. A solução para este problema é criar formulários. Um Form, como mencionamos no início deste tutorial, é a bela representação da tabela, dando à tabela uma interface amigável para que possamos inserir os dados de forma mais simples, como se fosse um aplicativo. Mas primeiro devemos salvar a tabela que criamos e atribuir-lhe um nome que nos permita identificá-la mais facilmente se planejamos criar tabelas diferentes.
Para salvar a tabela, posicionamos o mouse sobre a tabela onde inserimos os dados, clicamos com o botão direito do mouse e selecionamos Salvar. Por padrão, o nome Tabela1 é mostrado, um nome que podemos alterar para o que quisermos. A seguir, devemos salve o banco de dados que estamos criando, um banco de dados que será formado por todas as tabelas, consultas, formulários e relatórios que criarmos. Para salvar o banco de dados, clique em Envie o , e então em Salvar como . Na coluna da direita, selecionamos a primeira opção Access Database (*.accdb).
Faça um formulário
Para criar um formulário com base na tabela que criamos, a partir da tabela que criamos, clique na seta mostrada na Todos os objetos seção e clique em Formulários .
Na faixa de opções, clique em Criar e em Assistente de formulário. A seguir, aparecerá uma janela onde, em primeiro lugar, devemos selecionar a tabela que criamos na caixa suspensa Tabela/Consultas. A seguir, serão mostrados todos os campos que criamos, pois queremos somar todos, para não ir apontar um por um, clique no símbolo >> e Seguinte .
Na janela seguinte, podemos estabelecer o desenho que queremos que o formulário tenha entre 4 opções: colunas, tabular, folha de dados ou justificado. Ao clicar em cada um deles, ele nos mostrará como os dados serão distribuídos no formulário. Neste exemplo, vamos escolher a opção Justificado e clicar Seguinte .
Por fim, devemos inserir o nome com o qual queremos salvar o formulário e se queremos começar a inserir informações ou modificar o design. Recomenda-se selecionar a primeira opção para verificar o desenho. Se não gostarmos ou o tamanho dos campos for muito pequeno, editaremos o design.
Como podemos ver na imagem a seguir, agora temos espaço mais que suficiente para visualizar claramente todos os dados nos campos, portanto não seria necessário modificar o tamanho destes no formulário.
Se não for esse o caso, podemos acessar a visualização do design, clicar no botão Veja botão localizado no canto superior esquerdo e selecione o botão Design opção.
Para alterar o tamanho dos campos, basta selecioná-los com o mouse e alterar o tamanho. Também podemos alterar a cor de fundo, adicionar botões de função no Cabeçalho, Detalhe ou Rodapé do formulário para abrir consultas que criamos anteriormente, fechar o formulário, abrir um formulário, gerar um relatório, sair do aplicativo…
Se não gostarmos do resultado do assistente, podemos experimentar os outros designs de formulário disponíveis ou criar o formulário a partir da tabela adicionando os campos manualmente e com o layout que quisermos. Este processo é muito mais lento, mas nos permitirá criar o design que mais gostamos. Para criar o formulário em branco, na faixa de opção Criar, clique em Formulário em branco e selecione a tabela na qual desejamos criar o formulário.
O que mais podemos fazer com o Access?
Uma vez criada a tabela e o formulário baseado na tabela para inserir os dados de maneira mais fácil, podemos criar consultas para filtrar o conteúdo. Com uma consulta, podemos encontrar todos os filmes lançados em um ano, os do mesmo ator ou diretor, os que estão em formato DVD, os que já vimos ou ainda não vimos, os que estão em um determinado local, se acreditamos que um banco de dados de nossa coleção de filmes.
O resultado das consultas tem o mesmo desenho das tabelas, pois estamos aplicando um filtro. Obviamente, este design não é intuitivo nem confortável e muito menos atraente. A solução é gerar relatórios com base nas consultas. Os relatórios são a representação bonita das consultas, assim como os formulários são a representação bonita das tabelas.
Se não quisermos depender do Access depois de criar o banco de dados como queremos, podemos criar um arquivo executável para compartilhar com nossos amigos, lembrando que se quisermos fazer alguma alteração, teremos que fazê-la no banco de dados e voltar para criar o executável; portanto, sempre que possível, é recomendável usar o banco de dados do Access.
