Jeśli lubimy kolekcjonować filmy, książki, płyty, gry lub jakikolwiek inny produkt, którego liczba może być bardzo duża lub jeśli chcemy zarządzać naszą firmą i nie możemy znaleźć aplikacji spełniającej nasze potrzeby, nie musimy dalej szukać. Najlepsze, co możemy zrobić, to stworzyć własną przepustkę danych za pomocą jednego z najpotężniejszych i najłatwiejszych w użyciu programów na rynku, takich jak Microsoft Dostęp.
Microsoft Access jest jednym z mniej znany Aplikacje biurowe, aplikacja, która zawsze znajdowała się pod radarem między programami Word, Excel i PowerPoint. I nie pozostało to niezauważone, ponieważ jest to złożona aplikacja do użycia, jeśli wcześniej nie pracowaliśmy z bazami danych, którymi jest, ale ponieważ jej funkcja tworzenia baz danych nie jest bardzo poszukiwana. Zanim pokażemy, jak możemy stworzyć bazę danych, musimy wyjaśnić szereg podstawowych pojęć.
Dostęp do podstaw
Jak skomentowałem na początku tego samouczka, jeśli nie mamy wiedzy na temat Accessa lub baz danych, zagłębianie się w Access może być frustrujące bez podstawy, która pozwala nam wiedzieć, do czego służy każda z funkcji i elementów wchodzących w jej skład. z bazy danych.
Pojęcia, które musimy znać w programie Access, są następujące.
- dokumentacja . Rekord w programie Access to najmniejsza jednostka informacji, która może składać się z różnych danych i wartości.
- Pola . Pole w Accessie to nazwa danych, które chcemy wprowadzić w celu rozpoznania bez dostępu do zawartości tabeli. Jeśli chcemy utworzyć tabelę z imionami i nazwiskami, będziemy musieli utworzyć pole Imię i pole Nazwisko.
- Stoły . Rekordy są przechowywane w tabelach. Tabele to pierwsza rzecz, którą musimy utworzyć, aby zacząć przechowywać informacje. Zapytania, formularze i raporty wyodrębniają dane z tabel.
- pytania . Jak dobrze możemy wywnioskować z nazwy, zapytania są filtrami, które możemy zastosować do tabel, aby znaleźć to, czego szukamy.
- formularze . Formularz to reprezentacja tabel z interfejsem graficznym, który chcemy, interfejsem, który możemy utworzyć za pomocą kreatora lub ręcznie.
- Raporty . Raport to czysta reprezentacja wyników zapytań. Jest odpowiednikiem formularzy do tabel.
Do stworzyć bazę danych , musimy tylko utworzyć tabelę i zapytanie, aby przeprowadzić wyszukiwanie. Te elementy nie są konieczne, ale pozwolą nam nadać mu bardziej wizualny aspekt i ułatwią estetycznie i funkcjonalnie wprowadzanie rekordów, ponieważ tabele są reprezentowane jako arkusze kalkulacyjne, a gdy liczba pól jest duża, dodaj nowe. rekordów, zadanie może stać się nużące.
Zaleca się, aby przed otwarciem programu i rozpoczęciem tworzenia tabel, zapytań, formularzy itp. zaprojektować konstrukcję bazy danych, czyli tworzymy listę ze wszystkimi polami, które chcemy mieć w tabeli. . Zawsze lepiej jest dodać inne niż popełnić błąd, ponieważ po utworzeniu formularza, jeśli brakuje nam pola, będziemy musieli zrobić fantazyjne rzeczy, aby je dodać i zmodyfikować kolejność wprowadzania danych, to nie jest skomplikowanym procesem, ale tak, bardzo pracochłonnym
Możemy utworzyć tyle tabel, ile chcemy, tabel do przechowywania różnych danych, które możemy później odnosić się do zapytań i że te, na podstawie wprowadzonych danych, pokazują informacje z różnych tabel. W przeciwieństwie do innych aplikacji, w Accessie nie musimy ciągle zapisywać, aby zachować dane, które wprowadzamy w tabelach, ponieważ są one zapisywane automatycznie.
Jak utworzyć bazę danych w programie Access
Gdy tylko uruchomimy Accessa, aplikacja zaprasza nas do stworzenia bazy danych od podstaw lub skorzystania z jednej z innych Szablony do dyspozycji. W przeciwieństwie do szablonów Word, Excel i PowerPoint, szablony Access pozwalają nam jedynie zorientować się, co możemy zrobić z Access, ponieważ aby zmodyfikować szablon, konieczne jest doświadczenie z Access, ponieważ nie jest to prosty proces i że, w wielu przypadkach nigdy nie idzie dobrze. Ponadto, jeśli chcemy stworzyć własną bazę danych, to dlatego, że chcemy tworzyć w oparciu o nasze specyficzne potrzeby. Przed skorzystaniem z ogólnej bazy danych możemy skorzystać z aplikacji dedykowanych do zarządzania zbiorami. Ponieważ chcemy utworzyć bazę danych bez polegania na jakimkolwiek szablonie, na stronie głównej Access kliknij w pustej bazie danych .
Utwórz tabelę
Domyślnie w każdej tabeli tworzonej w programie Access pierwsze pole nosi nazwę Id i jest automatycznie wypełniane, zaczynając od cyfry 1 dla pierwszego rekordu, 2 dla drugiego rekordu i tak dalej. Celem tego pola jest aby nie tworzyć dwóch identycznych rekordów w tabeli, ponieważ zostałyby uznane za duplikaty.
Jednak ten zapis nie pozwala nam wiedzieć, czy zduplikowaliśmy rekord, ponieważ ten numer jest inny dla każdego z nich. Jeśli wyeliminujemy to pole i wprowadzimy te same dane z filmu do rekordu, Access poinformuje nas, że ten rekord jest zduplikowany, ale jeśli zostawimy pierwsze pole, będziemy mogli tworzyć duplikaty rekordów, ponieważ każdy będzie miał inny liczbę różnych rekordów, a robiąc zapytania, możemy uzyskać kilka powtórzeń tych samych danych. Używanie Id w tabelach jest zalecane na przykład podczas tworzenia faktur, dowodów dostawy lub innego rodzaju rekordu, w którym musimy przestrzegać numeracji korelacyjnej.
Aby rozpocząć tworzenie pól, po prawej stronie pierwszego, Id, kliknij Kliknij, aby dodać, wybierz typ pola, którego chcemy użyć (tekst, data, liczba…) i wpisz nazwę pola.
Kontynuujemy wykonywanie tego samego procesu, aż do wypełnienia wszystkich pól, które chcemy umieścić w tabeli. Możemy stworzyć dowolną liczbę pól. Nie powinniśmy się martwić, jeśli wiersz jest zbyt długi, ponieważ podczas wprowadzania danych nie będziemy musieli przewijać myszką.
Po utworzeniu wszystkich pól tabeli nadszedł czas na dodanie informacji, które chcemy uwzględnić. Aby to zrobić, z tego samego okna, w którym się znaleźliśmy, musimy najechać myszką na odpowiednie pole i zacząć pisać. Aby przełączać się między polami, możemy nacisnąć klawisz Enter lub klawisz tabulatora.
Jeśli wprowadzimy bardzo długie teksty, nie będą one w pełni wyświetlane w polach, co stanowi problem przy sprawdzaniu, czy wszystkie dane są poprawnie wpisane. Rozwiązaniem tego problemu jest tworzenie formularzy. Formularz, jak wspomnieliśmy na początku tego samouczka, to piękna reprezentacja tabeli, nadająca tabeli przyjazny interfejs użytkownika, dzięki czemu możemy wprowadzać dane w prostszy sposób, jakby to była aplikacja. Ale najpierw musimy zapisać utworzoną przez nas tabelę i przypisać jej nazwę, która pozwoli nam łatwiej ją zidentyfikować, jeśli planujemy utworzyć różne tabele.
Aby zapisać tabelę, najeżdżamy myszką na tabelę, w której wprowadziliśmy dane, klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy Zapisz. Domyślnie wyświetlana jest nazwa Tabela1, którą możemy zmienić na dowolną. Dalej, musimy zapisać bazę danych którą tworzymy, bazę danych, która będzie się składać ze wszystkich tworzonych przez nas tabel, zapytań, formularzy i raportów. Aby zapisać bazę danych, kliknij filet , a potem dalej Zapisz jako . W prawej kolumnie wybieramy pierwszą opcję Access Database (*.accdb).
Zrób formularz
Aby utworzyć formularz na podstawie utworzonej przez nas tabeli, z utworzonej przez nas tabeli kliknij strzałkę pokazaną w Wszystkie obiekty sekcję i kliknij Formularze .
Na wstążce kliknij Utwórz, a następnie Kreator formularzy. Następnie wyświetli się okno, w którym przede wszystkim musimy wybrać utworzoną przez nas tabelę z listy rozwijanej Tabela/Zapytania. Następnie zostaną pokazane wszystkie utworzone przez nas pola, ponieważ chcemy je wszystkie dodać, aby nie przechodzić punkt po jednym, kliknij symbol >> i Następna .
W kolejnym oknie możemy ustalić projekt, jaki ma mieć formularz spośród 4 opcji: kolumnowy, tabelaryczny, arkusz danych lub wyjustowany. Klikając na każdy z nich pokaże nam w jaki sposób zostaną rozłożone dane w formularzu. W tym przykładzie wybierzemy opcję Justified i klikniemy Następna .
Na koniec musimy podać nazwę, pod jaką chcemy zapisać formularz i czy chcemy rozpocząć wprowadzanie informacji lub modyfikację projektu. Zaleca się wybranie pierwsza opcja aby sprawdzić projekt. Jeśli nam się to nie podoba lub rozmiar pól jest za mały, będziemy edytować projekt.
Jak widać na poniższym obrazku, teraz mamy więcej niż wystarczająco miejsca, aby wyraźnie zobaczyć wszystkie dane w polach, więc nie byłoby konieczne modyfikowanie ich rozmiaru w formularzu.
Jeśli tak nie jest, możemy uzyskać dostęp do widoku projektu, klikając przycisk Zobacz znajdujący się w lewym górnym rogu i wybierz Wnętrze opcja.
Aby zmienić rozmiar pól wystarczy, że zaznaczymy je myszką i zmienimy rozmiar. Możemy również zmienić kolor tła, dodać przyciski funkcyjne w nagłówku, szczególe lub stopce formularza, aby otworzyć utworzone wcześniej zapytania, zamknąć formularz, otworzyć formularz, wygenerować raport, wyjść z aplikacji…
Jeśli nie podoba nam się wynik kreatora, możemy wypróbować inne dostępne projekty formularzy lub utworzyć formularz z tabeli, dodając pola ręcznie i z układem, który chcemy. Ten proces jest znacznie wolniejszy, ale pozwoli nam stworzyć projekt, który najbardziej nam się podoba. Aby utworzyć pusty formularz, na wstążce opcji Utwórz kliknij Pusty formularz i wybierz tabelę, na której chcemy utworzyć formularz.
Co jeszcze możemy zrobić z Accessem?
Po utworzeniu tabeli i formularza na jej podstawie w celu łatwiejszego wprowadzania danych możemy tworzyć zapytania filtrujące zawartość. Za pomocą zapytania możemy znaleźć wszystkie filmy wydane w ciągu roku, te tego samego aktora lub reżysera, te, które są w formacie DVD, te, które widzieliśmy lub jeszcze nie widzieliśmy, te, które są w określonej lokalizacji, jeśli wierzymy, że baza danych naszej kolekcji filmów.
Wynik zapytań ma taki sam wygląd jak tabele, ponieważ stosujemy filtr. Oczywiście ten projekt nie jest ani intuicyjny, ani wygodny i znacznie mniej atrakcyjny. Rozwiązaniem jest generowanie raportów na podstawie zapytań. Raporty są ładną reprezentacją zapytań, podobnie jak formularze są ładną reprezentacją tabel.
Jeśli nie chcemy polegać na programie Access po utworzeniu bazy danych tak, jak chcemy, możemy utworzyć plik Plik wykonywalny aby udostępnić go naszym znajomym, pamiętając, że jeśli chcemy wprowadzić jakiekolwiek zmiany, będziemy musieli wprowadzić je w bazie danych iz powrotem, aby utworzyć plik wykonywalny, dlatego w miarę możliwości zaleca się korzystanie z bazy danych z programu Access.