Enten du er en erfaren databruker eller nykommer, har du sannsynligvis møtt kontorverktøy, med tekstbehandlere som er blant de mest grunnleggende for å lage tekst fra bunnen av. Microsoft Word, spesielt, skiller seg ut som en av de mest anerkjente og mye brukte applikasjonene. Det er derfor det er avgjørende for både nybegynnere og eksperter å gjøre seg kjent med disse Word-triksene og skjulte funksjonene for å bruke det som en ekte profesjonell.
Microsofts flaggskipapplikasjon har gjennomgått betydelige transformasjoner de siste årene, noe som har nødvendiggjort kontinuerlig læring og tilpasning. For å legge ut på denne reisen, start med å aktivere Microsoft 365 på enheten din. Blant tipsene vi deler, finner du noen kjente klassikere som bør forbli i verktøysettet ditt, samt andre som har dukket opp med de siste oppdateringene fra programvaregiganten. Selv om noen av disse triksene kan virke mindre betydningsfulle ved første øyekast, kan det være uvurderlig å ha dem på repertoaret i ulike situasjoner.
Utnytte maler for kreativ dokumentdesign
Selv om denne funksjonen har vært til vår disposisjon en stund, er det viktig å huske det Microsoft Word tilbyr en kraftig funksjon som lar deg sette inn din unike designteft i ditt skrevne innhold. Allerede før du begynner å skrive, i "Blank Document"-delen, vil du oppdage et vell av maler designet for å gjøre det enkelt å oppnå akkurat det utseendet du ønsker.
Disse malene strekker seg utover området for å lage rapporter eller akademiske artikler komplett med omslag og indekser. De omfatter et mangfold av alternativer, inkludert kalendere, tidsplaner og brosjyrer. Spesielt sistnevnte kan være en game-changer hvis du sikter på et polert, profesjonelt utseende, men mangler ekspertisen innen layout og design. Words maler gir deg mulighet til å lage visuelt imponerende dokumenter med letthet.
Lim inn uformatert innhold
En av ferdighetene nesten alle har mestret er den praktiske kombinasjonen av Ctrl+C og Ctrl+V, ofte kjent som Kopier og Lim inn. Imidlertid tilbyr denne kjente duoen en skjult perle: muligheten til å lime inn ren tekst. Når du kopierer tekst fra eksterne kilder, for eksempel dokumenter eller nettsteder, overfører du utilsiktet all formateringen, som kanskje ikke stemmer overens med dine preferanser.
Et verdifullt Word-triks å ha i verktøysettet er kombinasjonen Ctrl+Shift+V. Denne tidsbesparende manøveren lar deg lime inn tekst nøyaktig slik den er, uten formateringsbagasje fra kildedokumentet. Det er unektelig et mer effektivt alternativ enn å lime inn og deretter søke etter funksjonen "slett formatering", som også er tilgjengelig, men krever ekstra trinn.
Få tilgang til Emoji-boksen
Selv om den ikke vanligvis brukes for kritiske arbeidsrapporter, kan denne funksjonen forbedre kommunikasjonshastigheten din betydelig i meldings- og chatteapplikasjoner. Emoji-boksen fungerer som Microsofts løsning for å ha et praktisk oppbevaringssted for alle uttrykksfulle ansikter og bevegelser du sannsynligvis ofte har brukt på plattformer som WhatsApp.
For å få tilgang til denne skattekisten av emojis, følg stien Sett inn > Ikoner. Her finner du en mengde alternativer fra tekstbehandlingsverktøyet, perfekt for å legge til ulike merknader når du samarbeider med andre.
Konvertering av lyd til tekst
Microsoft er utvilsomt et yndet verktøy blant studenter for notater, og har integrert en kraftig funksjon i sin nyeste tekstbehandlingsprogramvare. Dette verktøyet lar datamaskinen din transkribere talte ord fanget via en mikrofon eller fra en opplastet lydfil.
For å bruke dette Word-trikset, naviger til nettversjonen av Office.com og se etter "Transkriber"-alternativet i begynnelsen. Velg deretter språket, last opp lydfilen (i MP3-, MP4-, WAV- eller M4A-format, og under 300 MB), og la transkripsjonsprosessen begynne. Det er viktig å merke seg at denne funksjonen har en månedlig grense på 300 minutter, så husk dette når du transkriberer.
Avansert søk
Å mestre Ctrl+F er en essensiell ferdighet, siden den lar deg raskt finne spesifikke ord eller setninger i teksten din, noe som gjør det til et verdifullt verktøy for å gjenopprette tapte avsnitt.
Det er imidlertid en tilleggsfunksjon kalt avansert søk. Etter å ha trykket Ctrl+F, klikk på forstørrelsesglassikonet for å aktivere det. Denne avanserte søkefunksjonen er spesielt nyttig for å finne elementer som er mer utfordrende å finne i teksten, for eksempel spesifikke tekstformater eller spesialtegn, som emojiene nevnt tidligere.
Bruk av vannmerker
Forfattere ønsker ofte å hevde sitt eierskap til arbeidet sitt samtidig som de sikrer at teksten forblir lesbar og budskapet er tydelig. Vannmerker er et hendig verktøy for å oppnå dette målet, siden de lar deg legge informasjon bak teksten.
For å legge til vannmerker, gå til kategorien Design > Vannmerke. Det er en enkel prosess, og du har muligheten til å sette inn tekst, legge inn et bilde eller velge fra forhåndsdesignede vannmerkemaler. Du kan til og med lage et tilpasset vannmerke ved å inkorporere ditt eget bilde eller logo, noe som gir et profesjonelt preg på dokumentene dine.
Beskytt tekstene dine med passord
En annen verdifull Word-teknikk du bør være klar over er å kryptere dokumentene dine med passord. Dette er den sikreste metoden for å holde et dokument konfidensielt eller for å forhindre uautorisert tilgang og utskrift av innholdet. For å bruke denne funksjonen, følg disse trinnene: naviger til Fil > Informasjon > Beskytt dokument > Krypter med passord, og skriv deretter inn ditt valgte passord.
Hvis du ønsker å fjerne passordbeskyttelsen, følger du de samme trinnene. Det fine med denne funksjonen er dens kompatibilitet med andre tekstbehandlingsapplikasjoner, og sikrer at mottakere ikke alltid trenger Microsoft Word for å få tilgang til slike filer.
Få fart på dokumentopprettingen med moduler
Øk effektiviteten til å lage tekst med et annet Word-triks: bruk moduler til å lagre og raskt sette inn gjenbrukbare tekst- eller bilder som separate elementer i avsnittene dine. For å lage en modul, trykk Alt+F3-kombinasjonen. Denne handlingen ber deg etablere en ny byggeblokk, som du kan tilordne en snarveikombinasjon av bokstaver. Først lager du tekst- eller bildeblokken og tildeler den et lett minneverdig navn. Deretter, når du vil sette inn det spesifikke innholdet, skriver du bare inn den tilordnede forkortelsen og trykker på F3 for å få den til å vises umiddelbart.
Organiser bildekatalogen din
Når du har å gjøre med lange dokumenter som inneholder mange bilder, blir effektiv navigering avgjørende. Word tilbyr en automatisert løsning for dette formålet ved å generere en katalog. For å få denne funksjonen til å fungere, sørg for at bildene dine har titler. Du kan tilordne titler ved å klikke på hvert bilde i dokumentet, vanligvis funnet under Referanser eller Lenker. Når du har merket alle bildene dine, kan du sette inn en tabell med figurer fra Titler > Referanser for å lage en organisert katalog som forenkler navigeringen i dokumentet.
