De siste årene har bruken av PDF-formatet blitt enormt populært når det gjelder å utføre arbeid og håndtering av filer av alle slag, også for håndtering av offisielle dokumenter. Og er det denne typen Adobe filer har blitt stadig mer populært i nyere tid og brukes på en lang rekke områder, enten det er innenlands, profesjonelt eller relatert til utdanning. Til tross for dens popularitet, kan vi imidlertid finne filene i PDF / A. format er de store ukjente.
Derfor skal vi i dag snakke om dette noe særegne formatet. Selv om det er basert på PDF-ene som vi kjenner selv, har det også noen differensielle aspekter, siden de er laget for å fungere som et langsiktig lagringsmedium, slik at vi kan lagre dataene i flere tiår uten at de blir skadet.
Dette skyldes at selv om filene ikke skal lide skade over tid, kan det hende at vi på et bestemt tidspunkt ikke har den nødvendige programvaren for å kunne få tilgang til innholdet, på grunn av typen datalagring av denne type filer. Derfor, gitt driften og databehandlingen som konvensjonelle PDF-filer utfører internt, kan det skje med oss i fremtiden.
Hva er PDF/A-formatet
Når vi snakker om PDF/A, refererer vi til en variant av PDF-formatet, som garanterer at et dokument kan åpnes på samme måte uavhengig av programvaren vi bruker til enhver tid. På denne måten er all informasjon som er nødvendig for å vise dokumentet og dets elementer innebygd på samme måte i filen, noe som gjør det mulig for våre dokumenter å være trygge og tilgjengelige på lang sikt. Og det er at den nøyaktige gjengivelsen av innholdet er garantert i de neste 25 årene eller mer , slik at vi kan åpne dokumentet på den tiden med uendret innhold.
Dokumenter i PDF / A-format er helt uavhengige. Dette betyr at både innholdet, som fargeinformasjon, tekst, bilder, lyd, fonter og andre elementer er innebygd i selve filen , så den kan ikke inneholde informasjon fra en ekstern kilde. Attributter forbedrer denne typen filer som en fordel for spillbarhet. Når filer kopieres, vil de inneholde de samme elementene som originalen, siden den ikke tillater påfølgende endringer eller modifikasjoner, noe som sikrer originaliteten til innholdet.
Denne typen formater støtter heller ikke kjørbart innhold, URL, transparens, JavaScript og LZW-komprimering i motsetning til tradisjonelle PDF-dokumenter. Vi kan finne all informasjon, verktøy og dokumentasjon fra denne lenken til den offisielle nettsiden .
Hvilke typer kan vi finne
Gitt utviklingen av PDF-formatet de siste årene, har programmer som er i stand til å lese, lage eller endre dem også oppnådd denne utviklingen. Av denne grunn har PDF / A-standarden blitt revidert med nye nivåer, hver med forskjellige egenskaper og mål. Derfor kan vi finne tre modaliteter som f.eks PDF / A-1, PDF / A-2 og PDF / A-3 .
Dette betyr ikke at et høyere tall innebærer et mer avansert nivå på standarden, og derfor har de nye ikke erstattet den tidligere standarden. Dette er fordi hvert nivå er bedre tilpasset filens behov.
Hvert av disse nivåene inneholder i sin tur to eller tre undernivåer:
- Undernivå B (grunnleggende): er en som oppfyller alle kravene og spesifikasjonene til standarden.
- Undernivå U – Dette er bare grunnleggende samsvar. Det teller som et tilleggskrav at PDF-tekstene alltid har tilsvarende i Unicode-koding for å garantere riktig indeksering og lesing av tekstene.
- Undernivå A (tilgjengelig): dette er de som, i tillegg til innholdet B og U, samsvarer med innholdsstrukturen og er merket på en måte som beskriver både rekkefølgen og hierarkiet i lesingen.
Det er derfor hvert alternativ sørger for ulike nivåer av samsvar, noe som letter bevaring av ulike elementer i den digitale filen din og støtter andre elementer som effekter og lag.
Fordeler og ulemper i forhold til PDF
Bruken av PDF / A har noen fordeler over de tradisjonelle, for når det gjelder lagring av dataene, lagres disse basert på offisielle begrensninger i forhold til de konvensjonelle. På denne måten kan vi bruke den til å lagre langsiktig informasjon, hovedmålet. Så vi kan lese og forstå dem, selv om programvaren endres.
I tilfelle vi jobber med en PDF / A-fil i stedet for det vanlige Adobe-formatet, vil vanligvis leserne av disse indikere dem, siden det opprinnelige utseendet til innholdet vil ligne det blotte øye. Dette betyr at i tilfelle det vi trenger er å lage dokumenter med all slags innhold, ikke bare tekst, er det populære Adobe-formatet en mye brukt løsning. Men i tilfelle vi trenger at filene skal være tilgjengelige over tid, vil bruk av PDF/A alltid være mer tilrådelig.
Men vi må også ta hensyn til det begrensninger når du bruker det, som et PDF-dokument kan inneholde lenker, knapper, skjemafelt, lyd og video. Den kan også inkludere metadata, merknader og innebygde filer. I tillegg lar de deg signere elektronisk med digitale sertifikater og kryptere for å holde innholdet ditt trygt fra tredjeparter. PDF / A mangler alt dette, så det er viktig å ta hensyn til det når du velger mellom det ene eller det andre.
Konverter en PDF til PDF / A
Hvis vi er overbevist og ønsker å konvertere PDF-dokumentene våre til PDF/A, kan vi bruke kraftig programvare som Nitro Pro, en profesjonell PDF-administrasjonsverktøy for Windows. Hvis vi vil prøve det, kan vi laste ned en gratis prøveversjon fra denne lenken på hovedsiden . Det er en komplett applikasjon som du kan lage, konvertere, redigere, signere og dele PDF-filer med. Blant funksjonene er muligheten for å konvertere enhver PDF-fil til PDF / A 1 og 2.
Når den er installert, kjører vi den og klikker på "Åpne"-knappen for å legge til et nytt dokument. Når den er lastet inn, klikker du på "Konvertere" fanen og klikk på Til PDF / A-alternativet som vi finner på verktøylinjen. Deretter velger vi hvilket samsvarsnivå vi ønsker å bruke (1b, 2b eller 2u). Hvis dokumentet inneholder bilder, kan vi velge PDF / A-2b som garanterer langsiktig visuell bevaring. Da kommer det opp et vindu slik at vi kan velge hvor vi vil lagre filen. Når dette er gjort, vil konverteringen bli behandlet og vi vil motta en bekreftelsesmelding som informerer om konverteringen til det nye formatet, i samsvar med de etablerte standardene.
