Et viktig element som vanligvis ikke mangler på noen datamaskiner, er et tekstbehandlingsprogram. Og i denne delen Microsoft dominerer både det innenlandske og profesjonelle markedet som Word, som vi finner i kontorsuiten, Office. Uten tvil et verktøy som vi alltid går til for å forberede alle slags rapporter, dokumenter eller jobber, og som vi kan forbedre våre skriveferdigheter med noen triks.
Selv om bruken av Microsoft Word er veldig vanlig, er sannheten at vi mange ganger ikke er klar over mange av funksjonene som kan hjelpe oss når vi skriver. Med disse tipsene som du kanskje ikke vet, kan du forbedre håndteringen av dokumenter i Word.
Ta vare på lesbarheten til dokumentet
Når du skriver et dokument, er det svært viktige faktorer vi må ta vare på, for eksempel stavemåte og grammatikk. Men i tillegg er det også viktig at vi ikke overser kompleksiteten når du skriver den slik at den lett kan forstås av alle typer brukere. På denne måten gjør vi det attraktivt og skaper interesse.
For å hjelpe oss har Word forskjellige språkvitenskapstester basert på hvilke de beregner en poengsum på en 100-punkts skala som vil hjelpe oss med å finne ut hvor god og lett å lese og forstå vår skriving. Jo høyere poengsum, desto lettere blir det å forstå, og det er ønskelig at poengsummen varierer mellom 60 og 70 poeng .
Vi kan utføre denne funksjonen fra "File" -delen, klikke på "Options" og til slutt på "Review". Her velger vi "Vis lesbarhetsstatistikk". Hver gang vi kjører stavekontrollen, vil den også vise oss lesbarhetsstatistikk.
Bruk ordet søkemotor
Generelt må våre skrifter ha så mye informasjon tilgjengelig om et emne, slik at det er så profesjonelt som mulig. For dette har Word sitt eget integrert søkemotor , fordi vi kan konsultere alle typer data uten å måtte ty til nettleseren vår, for å oppnå effektivitet og produktivitet.
Å bruke det er like enkelt som å velge et ord eller en setning fra teksten vår og klikke med høyre museknapp. I den kontekstuelle menyen velger du søk, og på høyre side ser vi de forskjellige resultatene som vi kan bruke for å få mer informasjon og forbedre arbeidet vårt.
Beskytt dokumentet og deler av innholdet
En av de store fordelene vi finner i Word er beskyttelsen av dokumentet vårt. Fra delen "Fil" og "Informasjon" kan vi administrere tillatelser for visning og redigering, samt aktivere passordkryptering og opprette sikkerhetsnøkler for dokumentet vårt.
På samme måte kan vi også være interessert i muligheten for legge til et passord å spare og unngå problemer med visse deler av dokumentet vårt , slik at disse ikke kan endres av tredjeparter. For å gjøre dette, klikker du på "Vis alle" -knappen i "Start" og "Avsnitt" -delen. Deretter, fra "Review" -fanen, velger vi "Protect and Restrict edition" som åpner et vindu. I delen "Redigering av begrensninger" velger du å fylle ut skjemaer.
Det gjenstår bare å velge "Start for å søke, Ja", bruke beskyttelsen slik at vi kan opprette ønsket passord.
