Online faks er også kjent som internettfaks eller e-faks. Snarere enn standard telefonforbindelse og en faksmaskin. Online faks bruker i utgangspunktet internett til å sende og motta fakser.
Nettfakser inneholder vanligvis konfidensiell informasjon, men dessverre, som de fleste andre former for kommunikasjon, er de ikke alltid 100 % sikre fra de mange cybertruslene der ute.
For å sikre sikkerheten til nettfakser, må du bruke en kontinuerlig prosess for å sende og motta fakser på en tryggest mulig måte. Hvis du ønsker å forbedre sikkerheten til faksdokumentene dine, kan du eFax online fakstjeneste leverandøren bør komme med følgende sikkerhetsfunksjoner relatert til personvern.
Her er noen av måtene å sikre dokumentene dine overført via nettfaks:
1. Personvernforbedrende teknologier
Som en tommelfingerregel oppfordres det aldri til å overføre personopplysninger via faks. Men med oppstarten av nettfaks, kan personlige dokumenter nå beskyttes av noe forbedret sikkerhet.
Med dette vil ikke faksmottakeren direkte motta fakser i postkassen sin, men for maksimal sikkerhet blir deres innkommende fakser kryptert og lagret på et sikkert nettsted. Dokumentene kan deretter lastes ned på en svært konfidensiell måte.
2. Tredjeparts nettlagring
For å beskytte nettfaksen din kan du også bruke en sikker nettbasert lagringsplattform. Bruk av tredjeparts lagringsplattformer har fordelen av økt sikkerhet mot cyberinvasjoner.
Din personlige e-post eller datamaskin har kanskje ikke alltid profesjonell cybersikkerhet for å holde hackere unna dokumentene dine. Noen online lagringsfasiliteter har også fordelen av å ha enkel tilgang til faksene dine.
3. Elektroniske signaturer
Ved hjelp av elektroniske signaturer er en måte du kan redusere risikoen for uautorisert tilgang til dine faksede dokumenter. Du kan velge mellom ulike signeringsalternativer som tilbys av din nettbaserte faksleverandør.
Du kan velge å signere fakser ved å sveipe fingeren på mobilenheten eller dra en lagret signatur til faksdokumentet. Alt dette kan gjøres online i løpet av sekunder.
4. SSL-kryptering
Hvis din nettbaserte faksleverandør har et høykvalitets Secure Sockets Layer (SSL), vil dokumentene dine kun bli overført etter at de er kryptert. Krypteringen innebærer en sikker tunnel som er beskyttet av avansert kryptering. Dette betyr at dokumentet ditt oppbevares trygt og sikkert under overføring fra enheten til faksleverandørens servere.
5. Sikker skylagring
Å bruke faksleverandørens skylagring betyr å lagre alle sensitive dokumenter uten å bekymre deg for invasjon. Skylagringsanlegget må alltid være tilgjengelig for tilgang når som helst.
6. Sikker nettforbindelse
Før du sender noen faksdokumenter, må du være sikker på at tjenesteleverandøren du bruker er legitim og har en trygg og sikker tilkobling. Du kan få denne rapporten ved å bare sjekke sikkerhetsinformasjonen deres.
Hvis leverandøren tilbyr et nettgrensesnitt, sørg for at det er en sikker tilkobling. All legitimasjon og personlig informasjon må være privat når du sender faksen til deres servere.
7. Les Personvernerklæringen
Hvis du er bekymret for informasjonen som samles inn av leverandøren av fakstjenester, kan du lette stresset ved å lese personvernreglene deres. Å kjenne personvernreglene deres kan hjelpe deg med å forstå hvordan de håndterer dokumenter og annen privat informasjon.
8. Lag skriftlige retningslinjer
For det meste avhenger sikkerheten til dokumenter som sendes via faks av utforming og implementering av tilstrekkelige prosedyrer og retningslinjer. Etablering av skriftlige retningslinjer og prosedyrer vil styrke organisasjonens forpliktelse til fakssikkerhet, enten det er tradisjonell eller elektronisk faksing.
En skriftlig fakspolicy vil også være en nyttig referanse for deg og dine ansatte. Policyen må inneholde noen nyttige retningslinjer, inkludert hvordan faksdokumenter som skal mottas eller sendes må håndteres, og hvordan disse dokumentene skal lagres.
9. Telefon fremover
Selv om det kan virke gammeldags, er det tilrådelig å ringe på forhånd når du sender en faks. Overlat aldri noe til tilfeldighetene når du håndterer faksdokumentene dine.
Bruk av denne prosedyren kan bidra til å sikre at mottakeren er klar over og klar til å motta faksen. Dersom dokumentet ikke kommer frem, kan mottakeren ringe deg for å informere deg. Du kan da prøve å løse problemet før det er for sent.
konklusjonen
Å bruke disse forslagene kan hjelpe deg og institusjonen din med å begrense antallet uønskede tilganger til sensitiv informasjon. Alt i alt, når det gjelder mottak av nettfakser, kan du være trygg på at dokumentene dine vil være trygge hvis du bruker en anerkjent faksleverandør.
I motsetning til tradisjonell faks maskin, vil nettfaks kun gi fakstilgang til autoriserte brukere. Sjansene for datainnbrudd er svært begrenset.
